高校行政管理信息化建設研究

林陽燦

(華僑大學 教育工會,福建 泉州 362021)

隨著信息技術的迅猛發展,全球信息化趨勢已經不可逆轉。在這種大背景下，對于高校行政管理信息化建設而言，如何著眼全局，實現資源共享，協調部門共管，推動高校行政管理數字化、高效化，已經成為高校領導者亟待解決的難題。同時，以信息化來實現高校的“人、事、財、物”行政管理權在陽光下行使，也有利于防范高校行政管理腐敗的滋生。概言之，高校行政管理的信息化，就是高校行政管理的廉潔高效化。

一、信息化與高校行政管理

信息化代表了信息技術被高度應用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態。就高校行政管理來講，高校行政管理的信息化，就是高校行政管理、決策、運營等行為日趨合理化。

(一)信息化

信息化這一概念是由日本學者Tadao Umesao于1963年在題為《論信息產業》的文章中提出的，“信息化是通訊現代化、計算機化和行為合理化的總稱?！蓖ㄓ崿F代化著眼于信息的快捷傳遞，計算機化側重于信息的有效整理再分配，行為合理化才是信息化的最終目標。

(二)高校行政管理

高校有三要素——行政管理、教育和科研。在這三要素之中，行政管理是基礎，教育和科研是目的。行政管理對于教育和科研而言，是輔助性的活動，也是必不可少的活動。高校行政管理是高校為了實現教育工作的目標，依靠一定的機構和制度，采用一定的措施和手段，發揮管理和行政職能，帶領學生和教職員工完成預定教學目標的組織活動。高校行政管理的內容集中表現在三個方面：一是學術與行政關系，即學校行政管理部門和教師、科研人員之間的關系；二是功能部門之間的關系，即高校行政管理部門的設置及其職責分配的關系；三是行政管理部門人員結構和管理創新的關系。

(三)高校行政管理的信息化

在我國，信息化一直被認為是計算機、通信和網絡技術的現代化。人們將信息化作為高效管理的手段，但對其行為合理化的最終目標則避之不談。這種觀點未免有本末倒置之嫌。筆者認為，當今社會是全面信息化的社會，具體到高校而言，就是指隨著現代信息技術的發展，高等院校根據自身的需要，采用先進的信息技術來加強管理能力，提高教學質量、科研水平和工作效率，進而實現行政管理信息化、教務管理信息化、教學資源管理信息化、科研管理信息化、后勤服務管理信息化等。高校建設的全面信息化，最終通過信息資源高度共享，來協調學術和行政關系，完善行政管理部門功能設置，調整行政管理部門人員結構，實現高校行政管理的合理化。

二、高校行政管理信息化建設的現狀

近幾年來，高校信息化建設成績顯著,在通訊現代化和計算機化方面都有了長足的進步，但還存在諸多不足之處。

(一)高校行政管理信息化建設的進步

目前高等學校已經全部建成校園網絡，學生宿舍、教學科研和樓宇管理的覆蓋率達到83%，學校無線網絡覆蓋學校公共區域比例達到了16.7%；已經建成了世界上最大的國家學術互聯網。同時，數字資源體系基本形成，建成了“中國高等教育文獻保障體系”、“中國高校人文社會科學文獻中心”和“大學數字博物館”。另外，在高校教學方面，普遍采用信息技術改進教學方式，多媒體教學得到了普及。而且，高等學校電子校務水平也有了一定的提升，基本上都建立了學校主頁。

(二)高校行政管理信息化建設的不足

首先，信息共享程度比較低。在世界經濟一體化的當下，知識、信息的高度共享和創新已經成為經濟發展的有力支撐，高校行政管理人員必須認識到信息化的重要性，不斷提高自身的管理水平和創新能力。在我國，目前已有85%的高校建立了服務于教學、科研、管理與生活等方面的電子校務系統，但是，其中實現了教學管理、科研管理、人事管理和財務管理等主要校務信息化的高校不到30%，建立了集成、統一的校級行政管理信息平臺的僅有8.9%。傳統的管理理念和思維方式嚴重制約了高校信息化的建設和發展。

其次，重視網絡硬件，忽視信息共享。目前高校信息化建設急功近利，大量購置計算機的網絡信息化設備。然而，在信息資源共享方面投入比較有限，造成在信息化平臺上信息元彼此獨立、相互封閉，信息數據難以在高校行政管理部門之間實現高度共享，從而形成了“信息孤島”。

再次，對信息化的認知水平比較低。在高校行政管理信息化建設的過程中，校方參與建設人員對數字校園沒有進行深入研究，將信息化建設作為一種潮流，興建了許多面子工程、獻禮工程。表面上符合了高校建設的發展趨勢，但實際上卻發揮不了什么作用。

最后，高校行政管理信息化在實現行政管理合理化方面也收效甚微。高校行政管理是一種服務性管理行為，監管機制缺失容易導致高校行政管理崗位的職務犯罪頻發，財務管理、高考招生、工程建設、物資采購招標、校辦產業管理等高校行政管理過程中容易滋生腐敗。

三、高校行政管理信息化建設的對策建議

高校行政管理信息化是指通過行政管理手段的網絡化、行政管理的制度化，最終實現行政管理的陽光化和合理化。結合前述高校行政管理信息化建設的現狀，對其不足之處提出以下幾點對策建議。

第一，通過完善信息網絡設施推進高校行政管理信息化建設。完善信息化基礎設施建設，就是要統籌網絡硬件和信息共享，在加快網絡硬件建設的同時，實現信息高度共享。現實情況是，大多數高校已經建立了較為完善的網絡設施，卻遲遲沒有建立一個明確的領導管理機構。這是因為高校行政管理本身也存在著“多頭執政，多頭管理”，其信息化建設還存在著各自為政、條塊分割、“信息孤島”遍立的現象。所以，加快建立集成、統一的校級行政管理信息平臺，加強信息共享，已經刻不容緩。

第二，以全局觀念統領高校行政管理信息化建設。由于高校行政管理涵蓋人、事、財、物等方面的管理，行政管理信息化應從全局著眼，統籌各方的信息化。首先，要堅持全員參與。信息化的成果最終要落實到高校的其他部門、教職員工以及學生群體，這就意味著，高校整體一盤棋，各方人員都要立足于全局，積極參與和調整適應信息化，真正受益于信息化。在此過程中，高校的管理理念和業務水平也得到進一步提升。其次，要做到因事而異。高校行政管理信息化的最終目的是行為合理化。信息化建設本身是要支付一定成本的，而且其投入不是一次性的。除了網絡基礎設施的投入，信息平臺的軟硬件設施也要及時跟上，緊接著是人員培訓和系統維護。一段時間后，軟硬件需要更新，人員需要再培訓，這種循環性投入成本相當高，所以，在信息化建設過程中，要密切關注邊際收益的大小，做到因事而異，進而保證正常利潤來維持有效運轉。最后，要做到因時而異。高校行政管理信息化進程要根據自身的發展階段去選擇信息化側重方向。對于大規模的高校來說，其自身擁有IT部門以及一定的軟硬件研發制造能力，完全可以依靠自己的實力實現信息化。而自身研發能力一般，特別是處于信息化建設初期的高校，則可以把有關項目外包給外部專業公司，同時成立專門管理小組，根據自身需求定制信息化程序。

第三，要以制度化規范高校行政管理信息化建設?？茖W合理的管理制度，是高校行政管理信息化建設的重要保障。在高校行政管理信息化建設中，CIO體制一直備受推崇。CIO(信息主管)是英文Chief Information Officer的簡稱，也譯作首席信息官或信息總監。一般來說，所謂CIO，是指負責處理與組織中的信息技術系統相關的各方面事務的高級管理人員。[1]在我國高校，CIO角色是由校園信息化建設領導小組來承擔的。以華僑大學為例，華僑大學信息化建設領導小組是學校信息化建設的決策機構，由副校長擔任組長，下設信息化建設與管理處，負責相關決策的具體執行、項目經費預算以及指導各職能部門的建設；同時，該處下設綜合辦公室和網絡與教育技術中心。此外，還建立了信息化專家咨詢小組。由副校長牽頭的信息化建設領導小組，可以創造性地協調大學各部門、院系的相關工作，極大地推動學校的行政管理信息化建設。

圖1 華僑大學信息化建設組織架構圖

信息化建設領導小組由高校行政管理決策層直接牽頭，參與和組織高校信息化建設的具體工作，提高了信息化決策的層次，可以打破部門壁壘，破除“信息孤島”，有利于高校行政管理信息化的實現。

第四，要以陽光化、合理化考量高校行政管理信息化建設。高校行政管理信息化建設成功與否，最終是以高校的人、事、財、物管理的高效化、配置的公平合理化為衡量標準的。換言之，信息化本身也就是對高校行政管理權力的合理運用的一種內在要求。同時，信息化的高度共享的特質，也極大地實現了高校行政管理的陽光化。一直以來，高校行政管理信息化程度不高，高校行政管理處于權力真空狀態，隨著高?；A設施建設規模逐漸擴大，高?？烧{配的資源明顯增加，參與市場經濟也越來越頻繁，這些因素都成為各種腐敗和職務犯罪滋生的土壤。根據有關報道，2014年4月以來，截至10月13日，在6個多月的時間內，全國檢察機關依法立案偵查縣處級以上貪官191人，平均每天都有1名廳局級以上貪官被查處。其中高校職務犯罪人數達15人之多，占總人數的7.9%。涉案高校遍布全國各地，其中擔任所在高校校長、黨委書記等職務的占大多數。為加強高校反腐建設，必須抓好高校招生、財務管理、工程建設、物資采購招標等容易滋生腐敗的重點領域和關鍵環節，其行之有效的方式就是推動高校行政管理信息化。因為信息化本身就以信息公開共享為手段，追求合理化、陽光化。

四、結語

高校行政管理信息化建設是一個龐大的系統工程，是提高管理和服務質量，加快高校現代化建設的一個重要杠桿。目前，我國高校行政管理信息化建設還處于初級階段，高校的信息與資源的共享程度也還比較低，距離最終實現信息與資源的合理、陽光配置還有很長一段路要走。只有不斷推進高校行政管理信息化建設，才能實現高校的人、事、財、物等資源的合理配置，從而推動我國高等教育事業的蓬勃發展。

參考文獻：

[1]呂晨飛. 試析高校信息化進程中的CIO體制[J].中國遠程教育，2004(5).