寧波佳達(dá)進(jìn)出口公司跟單員的操作流程

何路巧+呂夏穎

摘要：寧波佳達(dá)進(jìn)出口有限公司是一家專(zhuān)業(yè)鞋類(lèi)制造和出口公司。主要致力于多種鞋類(lèi)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)。主要產(chǎn)品有趣味毛絨拖鞋、室內(nèi)拖、時(shí)裝鞋、硫化鞋、注塑鞋、麻底鞋、軟木拖和寶寶鞋等。本文著重從鞋類(lèi)出口的各類(lèi)單據(jù)制作、下確認(rèn)樣到工廠(chǎng)打樣、包裝資料、做明細(xì)單和驗(yàn)貨進(jìn)倉(cāng)等來(lái)進(jìn)一步闡述跟單員在該公司的主要操作流程，和在操作這些過(guò)程中應(yīng)該注意到的一些事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：跟單合同資料

1 跟單工作的簡(jiǎn)介

我們跟單的工作就是拿到一份已經(jīng)確認(rèn)了的訂單，從做形式發(fā)票開(kāi)始，一直到出完貨收到客人的貨款，這樣我們的一份工作才算告一個(gè)段落。這中間，要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)，主要有：①做形式發(fā)票（PI），同時(shí)把銀行資料發(fā)給客人，催客人安排付定金或開(kāi)信用證。②下工廠(chǎng)合同（同時(shí)安排確認(rèn)樣或測(cè)試樣）。③下包裝資料。④整理包裝資料，寄給驗(yàn)貨員。⑤做出貨明細(xì)單。⑥緊盯驗(yàn)貨情況，催工廠(chǎng)進(jìn)倉(cāng)。⑦把資料存檔。

2 跟單環(huán)節(jié)中的具體操作

2.1 形式發(fā)票，英文叫做PROFORMA INVOICE，簡(jiǎn)稱(chēng)P/I。第一，我們跟單員每一個(gè)手上的訂單，在我們拿到之前，都會(huì)經(jīng)過(guò)洪經(jīng)理或者馮經(jīng)理的手，在訂單確定下來(lái)之后，她們將訂單交給我們。第二，做PI之前，先要領(lǐng)一個(gè)PI號(hào)碼，29JDBXXXX，哪里去領(lǐng)呢？有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的本子，上面登記著所有的訂單號(hào)碼，我領(lǐng)一個(gè)號(hào)碼，并在上面登記好。第三，在接收郵件方面要注意，因?yàn)槲覀児臼枪灿绵]箱，大家都能收到相同的郵件，因此，郵件比較多，剛開(kāi)始階段可能不太適應(yīng)，都要看一下郵件。第四，寫(xiě)郵件的時(shí)候，請(qǐng)都用STELLA的名義。不過(guò)在最后寫(xiě)上自己的座機(jī)號(hào)碼。

2.2 下工廠(chǎng)合同。①工廠(chǎng)合同號(hào)。如果客人已經(jīng)確認(rèn)了P/I，工廠(chǎng)和價(jià)格都已經(jīng)確定，就要下合同給工廠(chǎng)。可以參照范本，但具體的資料也要根據(jù)不同的要求進(jìn)行調(diào)整。下合同之前也要領(lǐng)一個(gè)工廠(chǎng)合同號(hào)。每一個(gè)人的工廠(chǎng)合同號(hào)碼都是獨(dú)立的，自己做登記。②合同中注意的事項(xiàng)。下工廠(chǎng)合同的時(shí)候，要注意一些事項(xiàng)，要求要全面，比如有客人合同號(hào)的，要寫(xiě)上去，寫(xiě)清楚貨號(hào)，款式描述，尺碼，顏色，數(shù)量，毛絨鞋的底要重泡海綿襯EVA，每箱的配色配碼，大底有沒(méi)有特殊要求，寫(xiě)清楚價(jià)格有沒(méi)有包括掛鉤，布標(biāo)等，注明交貨港口。③寫(xiě)明布標(biāo)，保密客人信息。如果有布標(biāo)，要寫(xiě)在合同里面，因?yàn)榱先绻呀?jīng)備好，工廠(chǎng)不知道有布標(biāo)的話(huà)，會(huì)直接做下去，這樣就造成后續(xù)工作很困難，拆掉重做。這里要提一個(gè)醒，在給工廠(chǎng)打電話(huà)、寫(xiě)郵件的時(shí)候，要注意保密性，不要隨手把客人的名稱(chēng)，或客人的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給工廠(chǎng)。如果工廠(chǎng)有人來(lái)我們公司，最好不要當(dāng)著他們的面做PI，下合同。④測(cè)試。測(cè)試分為兩種：a我司自己寄樣品/申請(qǐng)表格到指定的第三方公證行，有ITS，SGS，BV等，大多是客人指定地方做測(cè)試，如果沒(méi)有指定，要自己聯(lián)系。b客人要求我司寄測(cè)試樣給客人，客人自己去做測(cè)試。這些都要弄清楚。⑤寫(xiě)清打樣要求，尺碼規(guī)定。在下工廠(chǎng)合同的同時(shí)，必須馬上安排確認(rèn)樣，一般情況下，客人都會(huì)要求樣品確認(rèn)以后才能備料做大貨，因此，早點(diǎn)催工廠(chǎng)把確認(rèn)樣寄過(guò)來(lái)是很關(guān)鍵的。沒(méi)有特殊要求的話(huà)，一般每款每色打各2雙，寄給客人各1只（或1雙），余下的自己留樣，1只要寄給驗(yàn)貨員。下確認(rèn)樣單的時(shí)候，要把具體的要求都寫(xiě)上，注明款式，幫面/內(nèi)里/中底/大底的材料，顏色，尺碼，雙數(shù)等，樣品的尺碼是有規(guī)定的，16-19碼寶寶鞋，打17碼；21-27碼小童鞋，打24碼；28-35碼中童鞋，打31碼；36-41碼女鞋，打37碼；40-45碼男鞋，打41碼。如果客人規(guī)定需要全套尺碼樣試穿，還要準(zhǔn)備尺碼樣。

2.3 催樣。下好了工廠(chǎng)合同及確認(rèn)樣單，接下來(lái)就要及時(shí)催工廠(chǎng)早點(diǎn)寄樣，收到確認(rèn)樣后要仔細(xì)核對(duì)款式面料顏色尺碼無(wú)誤，要注意的是寄樣的時(shí)候，不要用帶有工廠(chǎng)資料的箱子，如工廠(chǎng)的名稱(chēng)電話(huà)等，盡量用公司自己的箱子。寄出樣品前把鞋子整理干凈，用撐紙把幫面撐起來(lái)，要拍照（照片要拍得漂亮一點(diǎn)，角度選好一點(diǎn)），把留樣保留好。大約3-4天時(shí)間，快件會(huì)到達(dá)客人，因此這時(shí)間要寫(xiě)郵件問(wèn)客人，有沒(méi)有收到樣品，確認(rèn)的情況等等，爭(zhēng)取早點(diǎn)拿到確認(rèn)意見(jiàn)以免延誤交期。

2.4 下包裝資料。下工廠(chǎng)的包裝資料要注意以下幾點(diǎn)：第一，語(yǔ)句要通順、簡(jiǎn)單、明了，使人一看就能看懂。第二，到歐洲的貨，不管客人有沒(méi)有寫(xiě)要貼成份標(biāo)，都要主動(dòng)寫(xiě)上貼EEC成份標(biāo)，成份標(biāo)有一份樣子，發(fā)給每人各一份。第三，有些老客人不會(huì)發(fā)包裝資料過(guò)來(lái)，要求和去年訂單一樣，那就要查以前的資料。第四，如果有些復(fù)雜的，或者語(yǔ)言表達(dá)不能很清楚明白的，最好能附上實(shí)例，或者圖示，解說(shuō)給工廠(chǎng)，使他們明白。如果有疑問(wèn)的地方，要跟客人及工廠(chǎng)兩邊溝通。第五，有些輔料，比如吊勾，吊牌，布標(biāo)，條碼等，是客人提供的，及時(shí)去催客人寄過(guò)來(lái)，收到后要清點(diǎn)，及時(shí)分發(fā)給工廠(chǎng)，在里面注明是哪個(gè)合同，是如何使用。第六，有些輔料，是我司提供的，要安排輔料廠(chǎng)制作，要給輔料廠(chǎng)注明數(shù)量，要求，種類(lèi)多的要附清單給輔料廠(chǎng)。

2.5 交付驗(yàn)貨資料。第一，準(zhǔn)備全套的驗(yàn)貨資料和工廠(chǎng)合同，包括確認(rèn)樣，必要的話(huà)提供尺碼樣。第二，在復(fù)印工廠(chǎng)合同時(shí)把價(jià)格遮去。第三，如果有特別要注意的事項(xiàng)，要跟驗(yàn)貨員打電話(huà)交待清楚。

2.6 制作明細(xì)單。第一，確定好體積后，在出貨前15天，要將出貨明細(xì)單做好，打印出來(lái)交給單證部門(mén)去配船，我們單證部有三個(gè)人，分別是方方，小鄭，XXX。第二，明細(xì)單上要顯示所有的有用信息，因?yàn)槊骷?xì)單最終是要?dú)w到財(cái)務(wù)的，其作用是很大的，要用它來(lái)配船，裝運(yùn)，收付款，以后的備查，因此在上面盡可能要全面寫(xiě)清楚詳細(xì)的資料。第三，如果是做FOB條款的，要告知單證部門(mén)客人指定的哪家貨代（提早要去問(wèn)客人），如果是做CNF/CIF的，告知單證部門(mén)，讓他們準(zhǔn)備聯(lián)系配船。第四，輔料款要在明細(xì)單上注明，是誰(shuí)做，價(jià)格多少，有沒(méi)有加在合同中。第五，正確的款式圖片要一個(gè)一個(gè)插入放在明細(xì)單上，以便將來(lái)查詢(xún)。第六，要在明細(xì)單上寫(xiě)上自己的名字。第七，明細(xì)單在交給單證部門(mén)的同時(shí)，要交一份給洪經(jīng)理，同時(shí)要提供JPG格式的單獨(dú)圖片，放在網(wǎng)上鄰居，我的電腦“明細(xì)單”中。

2.7 盯最終的驗(yàn)貨和進(jìn)倉(cāng)。單證部會(huì)將進(jìn)倉(cāng)單發(fā)傳真通知每一家工廠(chǎng)，得知必須進(jìn)倉(cāng)的具體日期后，要通知驗(yàn)貨員進(jìn)倉(cāng)時(shí)間，以便其安排最終驗(yàn)貨。

2.8 整理存檔。貨物發(fā)出后要對(duì)其資料進(jìn)行整理，并有秩序歸檔，方便必要時(shí)查找。

3 在跟單過(guò)程中遇到的問(wèn)題及解決辦法

3.1 測(cè)試失敗。有些客戶(hù)要求鞋子在出貨前要進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試報(bào)告大概十天才出來(lái)。有次我的測(cè)試沒(méi)通過(guò)，是一款毛絨鞋。情況如下：粉色拉毛布酸堿測(cè)試結(jié)果是8.0，客人要求4.8-7.5，測(cè)試沒(méi)通過(guò)；偶氮測(cè)試結(jié)果是137mg/kg，客人要求小于30，嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)。

3.2 工廠(chǎng)中途提價(jià)。我們?cè)谧龃筘浨岸紩?huì)先要求工廠(chǎng)報(bào)價(jià)，客戶(hù)同意價(jià)格才下合同。由于面料價(jià)格上漲，而且工廠(chǎng)工人不好找或者其他因素等，工廠(chǎng)大貨做到一半就向我們提高價(jià)格，當(dāng)然我們不可能同意，因?yàn)槲覀兪窍葓?bào)價(jià)后下合同。

3.3 工廠(chǎng)樣品沒(méi)確認(rèn)就做大貨。做大貨前客戶(hù)都會(huì)先下確認(rèn)樣，如果確認(rèn)樣通過(guò)才訂單。有時(shí)工廠(chǎng)沒(méi)等我們客戶(hù)確認(rèn)就開(kāi)始做大貨，除非寄給客戶(hù)的確認(rèn)樣通過(guò)，如果客戶(hù)有一點(diǎn)需要修改，其一切損失由工廠(chǎng)自己負(fù)責(zé)。

3.4 交貨期。合同中都會(huì)有確定的交貨期，但有時(shí)交貨期會(huì)延遲，主要因素是工廠(chǎng)打樣材料晚到，有的工廠(chǎng)訂單排滿(mǎn)，導(dǎo)致無(wú)法按期交貨。

3.5 確認(rèn)樣與原樣不一致。客戶(hù)下訂單前會(huì)讓我們根據(jù)原樣打確認(rèn)樣，如果確認(rèn)樣通過(guò)了就有訂單。可是工廠(chǎng)有時(shí)為了賺更多的利潤(rùn)就換便宜的內(nèi)料。如：室內(nèi)拖原樣鞋的中底內(nèi)里料是海綿，而工廠(chǎng)打過(guò)來(lái)的確認(rèn)樣卻是塑料棉。

3.6 倉(cāng)位太滿(mǎn)，貨代定不上倉(cāng) 向客戶(hù)交大貨要先由貨代代我們定倉(cāng)，但是有時(shí)倉(cāng)位太滿(mǎn)，定不上倉(cāng)。我們就要跟客戶(hù)溝通，說(shuō)服客戶(hù)接受下班船期；再者跟客戶(hù)商量能否接受其他的船公司，如果客戶(hù)接受，就要求貨代再聯(lián)系其他船公司看這班船期有無(wú)空閑倉(cāng)位。

4 總結(jié)

跟單員需要具有良好的溝通技巧，不僅和客戶(hù)溝通，也要和工廠(chǎng)溝通。要有跟催能力，了解生產(chǎn)的整個(gè)環(huán)節(jié)，掌握主動(dòng)權(quán)，使訂單的生產(chǎn)有計(jì)劃、有步驟的落實(shí)。因此在跟單過(guò)程中做好面料的跟進(jìn)過(guò)程，做到按時(shí)、按質(zhì)、按量完成出貨，保證企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。

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