基層計劃生育檔案管理中的對策研究

劉建宇

摘 要：基層計劃生育檔案管理面對的問題也較多，比如人員不足、經費有限、沒有專門的保管途徑和場地等原因，都是困擾檔案管理的實際問題，本人在具體工作中對實際遇到的問題進行梳理、總結，和大家一起探討如何應對及研究其解決辦法。

關鍵詞：基礎；計生；檔案

做好基層計生檔案工作，不僅是當前人口和計生工作的需要，而且也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面。計生工作各項資料的積累也有賴于基層良好的計生檔案工作，從而為制定科學合理的計生工作目標奠定科學基礎。然而應該看到，基層單位受觀念、體制、人力、條件和經費等因素的制約和影響，計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。

1 基層計生檔案工作的問題

1、缺乏檔案管理意識。人們缺乏計生檔案工作重要性的認識，特別是一些領導不夠重視基層的檔案管理工作，沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如：尚未將檔案工作納入計生的考核體系中，在人員配備上兼職多，專職的少，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，從而影響了計生檔案管理事業的健康發展。

2、檔案人員素質偏低。基層大部分單位計生檔案管理人員由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業知識缺乏、實際操作能力差等現象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻，也造成了檔案資料的散失。

3、檔案管理不到位。基層計生辦（站）無專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔，甚至隨意銷毀等不良現象；有檔案室的也設施簡陋，無保護措施，不符合檔案存放條件，基層計生單位普遍存在不能按照檔案管理規范化要求去操作，管理水平亟待提高；村級計生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響，更是管理混亂、殘缺不全。

4、檔案管理沒有形成制度。許多鄉鎮的檔案管理就是領導的一句話，用的時候就有了，不用的時候就閑置到一邊，缺乏有效的管理，更別說形成制度，用一句話說，就是可有可無。這樣的工作就別說系統管理，就連說長效機制都不是，實在是日常積累的最大的浪費。

2 加強基層計生檔案工作的對策

1、加強學習培訓，提高思想認識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規的宣傳教育，全面提高基層計生工作人員特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識，計生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強檔案工作人員的理論業務學習，尤其是要掌握計算機知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責任心，要愛崗敬業、腳踏實地、敢于開拓創新，科學地保管好檔案。

2、建立有效機制，規范管理制度。基層計生檔案工作是一個系統工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計生檔案管理特點的管理制度，讓計生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計生干部年度目標責任制，與計劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計生檔案管理的長效機制，形成一個相互配套的規章制度和政策，促進基層計生檔案管理規范化、制度化建設。

3、適應形勢需要，創新管理模式。計生檔案管理要適應新形勢發展的需要，必須與時俱進，用創新的思維對待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計生檔案室，配齊人員，實現計生檔案統一管理。要嚴格要求，加大檢查力度，推動其業務工作的開展，使檔案管理與計生業務良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。

4、加大經費投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經費作為計劃生育事業發展的基礎性投入列入財政預算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內應安裝瓦數適宜的白熾燈泡，以便有利于保護好檔案資料。有防潮措施，安裝排風扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調、去濕機等，還要用計算機管理檔案。

5、強化服務觀念，拓寬服務渠道。計生檔案管理人員要用發展的眼光積極拓寬服務領域和范圍，靠優質高效的服務，爭得理解和支持，求得發展的空間。要對計生檔案實行動態管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準確的計生檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。還要重視計生檔案的證據作用，通過檔案材料總結經驗教訓，分析規律指導實踐。在推進計算機管理的過程中應先根據檔案的重要程度進行排隊，將那些利用率較高的檔案進行優先加工整理，提高計生檔案的利用率，計劃生育工作的深人開展和社會經濟的加快發展作出貢獻。

辦法說了不少，但最總來講，基層面對的問題也較多，比如人員不足、經費有限、沒有專門的保管途徑和場地等原因，但不管是什么原因，我個人認為，人的因素是最主要的原因，要從以下幾方面重視起來：

3 解決辦法及對策研究

1、領導重視，落到實處。計生部門領導必須高度重視本部門檔案管理工作，要把它放在全局建設的高度來認識，將其列入全年工作要點和重要議事日程，加強檔案工作的組織領導，定期研究檔案工作，定期監督、檢查與指導檔案業務。并樹立全局“一盤棋”的思想，建立綜合檔案室，實現全部檔案的集中統一管理，切實強化檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。要大力開展人事勞動檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心計生工作，自覺支持計生檔案管理的良好氛圍。

2、明確人員，提高素質。計生檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，不斷提高自身的專業素質尤為重要。計生工作檔案管理員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，來熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。要在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，不厭其煩地去收集材料，認真鑒別材料的真偽，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊。要努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，積極探索新的管理模式，使計生檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

3、科學管理，達到規范。要有高標準完善基礎設施，確保安全管理，實現檔案室、辦公室、閱檔室三室分開，檔案查找實現微機化，并且平時注意做好防火、防光、防潮、防蛀、防盜、防高溫等預防措施。在日常工作中堅持做到收集歸檔程序化、鑒別整理規范化、設施建設標準化、管理工作制度化，嚴格執行檔案管理的制度，以管理來保證檔案質量，使計生檔案工作走上科學化、制度化、標準化的軌道。

最后說的就是，檔案管理不是一朝一夕、心血來潮的事情，是一項長期的、復雜的、瑣碎的工作，有的人搞了一輩子都沒有功勞，可能疏忽的一個小問題就犯了大錯物，這是一項需要耐心、細心、和嚴謹的態度的工作，是關乎到國際民生的大事，需要我們認真而有正確的對待。