如何做好水庫單位檔案工作

彭金　王君智

摘 要：如何做好水庫單位的檔案工作，為水庫管理、建設等方面健康發展保駕護航，是水庫單位檔案工作者的重要使命。如何做好水庫企業檔案工作，必須從以下幾方面著手：將檔案工作與各項工作同步進行；加強檔案信息化建設，使檔案資源共享；加強合作水庫單位檔案工作及信息化管理水平等等。

關鍵詞：水庫單位；檔案工作；資源共享

檔案是人類社會活動的原始記錄，是最為可靠的固化依據，最為重要的信息資源。水庫單位檔案是庫區建設的真實記錄和反映，是不可再生的寶貴的歷史資源，它能完整、全面地反映庫區建設變化工作的過程。水庫單位是公益性的服務行業，涉及到國計民生，與每個普通百姓的切身利益息息相關。因此，如何做好水庫單位的檔案工作，為水庫管理、建設等方面健康發展保駕護航，是水庫單位檔案工作者的重要使命。如何做好水庫企業檔案工作，必須從以下幾方面著手：

一是要抓好水庫單位工程檔案與工程建設三同步管理制度，即工程準備與檔案材料收集同步；工程施工過程與檔案材料形成同步；工程竣工驗收與工程檔案驗收同步。將檔案管理貫穿到施工的全過程。在制定建設項目計劃、協議、合同時，將其應列入檔案工作環節中；在檢查建設項目進度質量時，應同時檢查檔案監督是否到位；在竣工驗收時，應同時驗收工程檔案是否齊全完整和整理規范。要規范項目檔案驗收工作，重點檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制。對建設周期長的工程分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾正錯誤。加強對檔案的驗收工作 ，以確保檔案材料的完整與準確。完善水庫單位檔案室的硬、軟件建設，切實做好各類檔案材料的征集管理，對文件合理分類，準確編號，有序排列，構建手工和機檢相結合的現行文件資料檢索體系，完善文件材料陳列、目錄檢閱覽咨詢等功能，提高服務質量。

二是進要加強水庫單位基層檔案網絡建設及水庫供水進社區服務檔案工作。要拓展檔案網絡，加強基層單位檔案管理，做到基層點、部門、科室都有檔案管理人員和檔案管理制度，全面收集工程項目、施工準備、產品銷售、機電設備、對外發展等重點工作及活動中形成的檔案材料。綜合檔案部門要切實加強對各基層單位檔案工作的指導，供水檔案要同企業主要生產經營部門密切配合，齊抓共管，共同建立起完善的供水企業檔案服務工作體系，為廣大用戶提供全方位的檔案服務。

三是要加強合作水庫單位檔案工作及信息化管理水平。隨著形勢的發展，水庫領域不斷延伸，合資建設了一批水庫企業，有關部門要根據企業檔案規范管理有關規定，切實增強合資企業檔案意識，建立和完善檔案管理各項制度，重點加強檔案基礎業務建設，積極引導合資企業開展檔案收集、管理、利用，維護水庫企業生產經營檔案科研技術檔案、知識產權檔案、商業秘密檔案的安全與完整。針對水庫工程施工道路工程圖紙多、文件多的特點，積極探索縮微檔案、磁介質檔案、電子檔案在施工中的有效途徑。借鑒先進的管理方法，采用先進技術，把照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體，不斷提高水庫工程檔案的信息化管理水平。

四、是要建立水庫單位檔案室網頁，開展網上利用服務及水庫信息在線服務。隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織上傳各項數據信息用，使檔案管理服務體系聯上單位網站，實現信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。目前，國內許多水庫單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為水庫單位為社會提供檔案利用服務的一種重要形式。水庫檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務形式，讓利用者利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象的咨詢，提供在線檔案查詢。

五、是要實現水庫信息資源共享。水庫檔案服務要建立一個完整的檔案信息系統，實體化管理，應建立“電子文檔數據管理”體系，并與信息管理部門密切配合，充分發揮整體優勢，按照統一的規范化標準，依據電子系統工程的處理方法分若干子系統，逐次利用各子系統的勞動成果，可以在網上提供限制限制性或非保密水庫電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息共享，達到檔案信息在網上共享，尤其是水庫管網檔案產生與城市供水規劃、建設、管理中心中，是在自來水的生產、經營、挖潛、改造等活動中形成的具有保存價值的各種圖、圖表、文字材料、計算材料、照片、聲像等科技文件材料，與城市的生產建設、經濟發展、人民生活有著十分密切的關系。所以實現資源共享，通過建立聯合目錄，形成網絡，使水庫單位與其它各文獻部門充分挖掘資源能力，實現檔案資源互補，提供水庫檔案室藏利用率，避免不必要的重負浪費，更好的滿足社會多方面的需要。

參考文獻

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