淺談醫(yī)院外事檔案的管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)

李瑩梅

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的對外交流形式、服務(wù)對象日益多樣化，交流合作的領(lǐng)域也在不斷拓展，外事活動已經(jīng)成為醫(yī)院豐富醫(yī)療資源、醫(yī)護(hù)人員豐富知識、拓展工作領(lǐng)域及提升自我的重要平臺。醫(yī)院的外事工作是一項極具政治性和政策性的工作，對加強同世界各國的醫(yī)療衛(wèi)生交流、促進(jìn)各國人民之間的友誼和世界和平有著十分重要的作用。在信息化高速發(fā)展的今天，如何做好醫(yī)院外事檔案工作是一項重大的挑戰(zhàn)，我們要掌握醫(yī)院外事工作的特點、吸取傳統(tǒng)工作方式的優(yōu)點，結(jié)合信息時代發(fā)展出一種能充分發(fā)揮外事檔案管理工作的積極性、主動性及時效性的信息化管理體制和模式。

1 醫(yī)院外事檔案的特點

結(jié)合我國的外事政策，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的外事活動在時間上主要有長期及短期兩種方式。長期外事活動主要是指持相關(guān)有效護(hù)照出國（境）進(jìn)修和學(xué)習(xí)3個月以上的對外交流活動，短期則指持相關(guān)有效護(hù)照出國（境）訪問、考察、交流、短期培訓(xùn)及參加國際學(xué)術(shù)會議等對外交流活動。而從形式上來說，主要有醫(yī)護(hù)人員出訪及外籍人員來訪等兩種形式。

1.1 醫(yī)院外事檔案數(shù)量的日益增多性及內(nèi)容的多樣性、專業(yè)性

醫(yī)院外事檔案是真實記錄醫(yī)院在與外國政府、組織以及個人進(jìn)行友好往來、學(xué)術(shù)交流等活動中所形成的具有保存價值的圖表、文字和錄像，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，不止客觀、真實地記錄了醫(yī)院在對外交流上的所有發(fā)展過程，也給醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。

衛(wèi)生系統(tǒng)對外合作與交流范圍的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院外事活動日益增多，外事檔案的內(nèi)容也呈現(xiàn)出多樣化的特點，主要有國際政府及組織人員來訪、醫(yī)護(hù)人員出國進(jìn)修學(xué)習(xí)、參觀考察、學(xué)術(shù)交流、參加國際學(xué)術(shù)會議，國際合作項目的管理、港澳臺人員往來、外籍專家的聘請及管理等。而醫(yī)療行業(yè)的專業(yè)性也加強了醫(yī)院外事檔案內(nèi)容的專業(yè)性及特殊性。

1.2 醫(yī)院外事檔案載體的多元性

醫(yī)院外事活動的增加、內(nèi)容的多樣性使外事檔案的載體逐步多元化，由原始的紙質(zhì)材料及榮譽證書、禮品等實物逐漸發(fā)展出光盤、照片、錄音帶、錄像帶、電子文件等。而現(xiàn)今時代，信息的大面積輻射也帶來了更多形式的外事檔案，因此，我們要更好地使所有載體的外事檔案能夠及時、完整、齊全地收集，醫(yī)院的外事活動能夠保持歷史性，更好地促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療資源的不斷豐富。

1.3 醫(yī)院外事檔案來源日益復(fù)雜性

醫(yī)院在對外交流活動中，醫(yī)護(hù)人員因其工作性質(zhì)的特殊性，有許多與外單位的合作項目或活動，因此，從這一方面而言，醫(yī)院外事檔案來源除了本單位的外事部門外，還包括衛(wèi)生系統(tǒng)中上級外事主管部門及其他系統(tǒng)的外事部門。這就容易引起醫(yī)院外事檔案在整理過程中出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象，從而影響檔案的完整性。

2 醫(yī)院外事檔案工作的管理現(xiàn)狀

醫(yī)院外事檔案的管理隨著時代的發(fā)展也實現(xiàn)了跨越式的進(jìn)步，然而，由于其數(shù)量的日益增多性、內(nèi)容多樣性、載體多元性及來源復(fù)雜性，仍然存在許多管理上的問題。

2.1 醫(yī)院外事檔案管理制度不夠健全

外事檔案管理制度的不健全，直接導(dǎo)致外事檔案管理上的理論方面的空白，無法形成一個較為完整的檔案管理系統(tǒng)，只能去借鑒其他檔案，譬如人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等部門檔案的制度進(jìn)行管理。

2.2 缺乏專業(yè)的醫(yī)院外事檔案管理人員

醫(yī)院外事檔案管理人員大多是由醫(yī)院外事部門的專辦員兼任，這種檔案人員挑選方式是一把“雙刃刀”。醫(yī)院外事專辦員在辦理外事工作中，對外事檔案的熟悉有利于醫(yī)院外事檔案的整理和歸集。然而，從另外一方面而言，外事專辦員大多數(shù)未參加過正規(guī)的外事檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，無法進(jìn)行正規(guī)的檔案管理工作，對文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等檔案專業(yè)工作無法進(jìn)行操作，容易造成外事檔案丟失或收集不完整的想象，對今后的檔案查詢及醫(yī)院發(fā)展造成一定的影響。

2.3 醫(yī)院外事檔案管理方式落后

目前，大多數(shù)醫(yī)院仍采用收集、整理、保管的傳統(tǒng)模式來進(jìn)行外事檔案管理。大部分的外事檔案的查閱仍依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的查找方式，外事檔案的信息化建設(shè)和管理處于一種被動的、消極的狀態(tài)。這就導(dǎo)致信息的滯后，與其他信息工程的脫節(jié)，極大地制約了外事資源為醫(yī)院及其醫(yī)護(hù)人員提供科研、教學(xué)等各方面的服務(wù)便捷性。

3 醫(yī)院外事檔案管理的信息化

為了更好地做好醫(yī)院外事檔案管理工作，除了建立健全醫(yī)院外事檔案管理制度、加強醫(yī)院外事檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，在現(xiàn)今的信息化時代，更重要的是做好醫(yī)院外事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，讓外事檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)有機結(jié)合，可使外事檔案管理工作走上良性的發(fā)展道路，達(dá)到更好的效果。

3.1 構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺

醫(yī)院外事檔案管理工作是加強醫(yī)院與國內(nèi)外醫(yī)院聯(lián)系的平臺，也是科研與教學(xué)不斷拓寬的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會各個領(lǐng)域的交流與溝通日益頻繁，構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺已然成為醫(yī)院外事檔案工作的一個必然選擇，也是實現(xiàn)外事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的第一步。構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，將分散的外事檔案信息資源連接起來，開發(fā)利用豐富的醫(yī)院外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時地與國內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)進(jìn)行交流與合作，了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為醫(yī)護(hù)人員提供更好的工作和學(xué)習(xí)機會，對醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療資源的豐富、醫(yī)護(hù)人員的培養(yǎng)產(chǎn)生積極的作用。

3.2 完整無缺地錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息

一份完整的醫(yī)院外事檔案，包括外事人員的具體個人信息、邀請函、上級外事主管部門的批件、具體行程安排及外事心得等部分。我們需將這些每次外事活動所獲得的具體內(nèi)容錄入醫(yī)院的外事檔案管理系統(tǒng)，建立外事活動管理數(shù)據(jù)庫，設(shè)置外事人員姓名、國籍、護(hù)照號碼、活動時間、出訪國別、活動行程等詳細(xì)信息輸入欄，將所有信息無一缺漏地進(jìn)行錄入，再按具體外事活動內(nèi)容進(jìn)行文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等的編輯。這是建立醫(yī)院外事檔案數(shù)據(jù)庫極為重要的一個步驟，任何一個信息的缺失都將導(dǎo)致今后查詢的不便。數(shù)據(jù)庫的建立是在傳統(tǒng)外事檔案管理的模式上衍生出的一種新的管理模式，我們依靠傳統(tǒng)模式的外事檔案管理方式，借鑒紙質(zhì)檔案的歸檔方式，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了外事檔案的信息化建設(shè)。

3.3 建立好醫(yī)院外事檔案信息搜索平臺

醫(yī)護(hù)人員由于職業(yè)的專業(yè)性，需要及時與國內(nèi)外先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，因此，參加的外事活動較為頻繁。為了更好地為醫(yī)護(hù)人員提供外事檔案查詢功能，醫(yī)院外事檔案信息平臺需不斷升級搜索功能，以便為醫(yī)護(hù)人員提供更好的服務(wù)。鑒于醫(yī)院外事檔案的特殊性，可設(shè)置中英文搜索、模糊搜索及高級搜索等功能，按科室、日期、外事人員姓名、國別、活動行程、護(hù)照號碼等內(nèi)容設(shè)置搜索欄，滿足各種搜索需求，方便醫(yī)護(hù)人員在第一時間獲得相關(guān)外事檔案資料。這就從根本上改變了傳統(tǒng)的外事檔案管理模式，用高科技的信息化功能傳承了傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢功能。

3.4 建立健全醫(yī)院外事檔案信息化管理制度、加強保密原則

醫(yī)院在構(gòu)建外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的同時，需建立健全醫(yī)院外事檔案的信息化管理制度。醫(yī)院要根據(jù)外事工作的特點，結(jié)合檔案管理的規(guī)章制度，制定完善的外事檔案信息化管理辦法及歸檔范圍等相關(guān)規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行，才能使外事檔案的信息化管理有章可循，這是外事檔案信息化管理的重點所在。醫(yī)院外事檔案相較其他檔案而言，更具特殊性和保密性，因此在進(jìn)行醫(yī)院外事檔案信息化管理中，需不斷加強保密性的原則，需對外事檔案工作人員進(jìn)行信息化權(quán)限設(shè)置，對具有密級的外事檔案要進(jìn)行信息化加鎖管理，對開放利用范圍要進(jìn)行信息化設(shè)置，嚴(yán)格把握可查詢范圍，使醫(yī)院外事檔案能更好地保存。

醫(yī)院外事檔案的管理和利用對于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用，隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院外事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。只有做好醫(yī)院外事檔案的信息化管理，才能實現(xiàn)便捷、快速、時效、準(zhǔn)確、多方位的信息服務(wù)，才能有效地節(jié)約資源、實現(xiàn)資源最大利用化，才能滿足新形勢下醫(yī)院外事工作的需要，從而進(jìn)一步滿足醫(yī)院在外事活動中不斷發(fā)展和進(jìn)步的需要。