淺談企業(yè)設備儀器檔案的管理

張海燕

摘 要：經濟的發(fā)展使得設備儀器等成為企業(yè)發(fā)展的重要固定資產，該種設備儀器的應用以及檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展都有著重要的意義。本文從企業(yè)設備儀器檔案管理的重要性出發(fā)，在分析當前管理中存在一些問題的同時探討有益的改善措施。

關鍵詞：企業(yè)；設備儀器檔案；管理

1 企業(yè)設備儀器檔案管理的重要性

設備儀器檔案所指向的是企業(yè)的設備儀器的選購以及相關的驗收、安裝調試以及運行等過程中所涉及的具有保存價值的一些記錄資料。這種設備儀器檔案對于設備儀器的正常運行以及日常的維護等都有著重要的作用，項目檔案的驗收能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的一些問題，從而能夠采取有效的解決措施，以保證各項工程的順利完成。

對于企業(yè)來講，設備儀器是其科研生產的重要條件，也是其固定資產的重要組成部分，在企業(yè)的投資中占有較大的比重，是企業(yè)固定資產投資項目檔案的重要內容。企業(yè)固定資產檔案的管理，項目檔案是項目竣工驗收的重要保證，對于整個項目的驗收以及消防驗收等都有重要的影響。各種文書檔案的制作和管理流程的完善，能夠有效的反應一個項目的購入使用的情況，并且有利于后期維護工作的開展。檔案管理工作水平的提升，能夠為竣工驗收提供參考依據(jù)，從而保證項目整體的質量，對于企業(yè)經濟效益的實現(xiàn)有重要的影響。

2 企業(yè)設備儀器檔案管理現(xiàn)狀

對于企業(yè)來講，設備儀器檔案的建立是一個長期的過程，因此，其管理上也較為復雜，也有一定的難度。在當前的企業(yè)設備儀器管理中，受多種因素的影響還存在許多的問題，這主要體現(xiàn)為以下幾個方面：

首先，企業(yè)設備儀器檔案管理采取分散保管的形式。根據(jù)相關法律法規(guī)的規(guī)定，項目檔案的管理應該采用集中統(tǒng)一的形式進行管理，具體到實踐中就是以成套性原則為基礎來開展相關檔案管理工作。從設備的購置到后期的使用以及維護等都要有相應的記錄資料，在一些企業(yè)中，更多的是從職能的角度出發(fā)來設置檔案，使其呈現(xiàn)出分散性的特點。這種管理方式沒有體現(xiàn)出項目的建設歷史，也不能體現(xiàn)設備儀器檔案管理的成套性規(guī)則等，從而對后期檔案利用帶來了一些困難。

其次，檔案管理的職責劃分不明確。在企業(yè)中，設備儀器的管理從項目的設立申請到其竣工，會有不同部門職責的交叉，但是也會存在職責上的差異等。但就管理而言，當前的管理模式沒有將不同層次的積極性有效調動起來，從而使得檔案管理職責的劃分上存在相互推諉的現(xiàn)象，也給其管理水平的提升以及檔案資料的使用等帶來諸多困難。

最后，檔案管理存在制度上的不健全。從當前的相關規(guī)定和實踐經驗來看，缺乏行之有效的檔案管理制度和規(guī)范，對于檔案管理人員職責的劃分以及工作流程的安排等存在許多不合理的地方。這種制度上的不健全和缺失，使得檔案管理工作無從開展或者在管理上存在諸多問題，具體的執(zhí)行標準等方面會存在一定的偏差，使得檔案管理對企業(yè)發(fā)展的推動作用無法實現(xiàn)。

3 加強企業(yè)設備儀器檔案管理的有效措施

為了更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的積極作用，實踐中，我們應針對當前存在的一些問題采取有效的措施以提高其管理水平。

第一，推動檔案集中統(tǒng)一管理的實現(xiàn)。在企業(yè)中，通過項目檔案管理牽頭部門等的確定來推進集中統(tǒng)一設備檔案管理的進程。由資產管理等部門來負責推定檔案管理，使其協(xié)調企業(yè)內部相關部門，不斷的細化和完善設備儀器購置、使用以及維護等資料的保存和分離、整理等工作，由企業(yè)的檔案部門進行統(tǒng)一的管理，提高其管理的整體水平。

第二，明確檔案管理的職責。企業(yè)設備儀器檔案管理工作水平的提升，要貫穿設備儀器的購置、立項申請到竣工驗收等環(huán)節(jié)，并且明確每個環(huán)節(jié)的檔案管理職責，使得各部門能夠根據(jù)其職責來開展相關工作，使得相關檔案能夠實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的同時提高管理的整體效率。

第三，注重檔案管理監(jiān)督工作的加強。監(jiān)督工作的開展對于企業(yè)設備儀器檔案管理工作的開展有著積極的作用，實踐中，要加強監(jiān)督指導，使得設備儀器的購置、使用過程都能得到有效的監(jiān)督，使其各項工作更具公開性和合理性。對于檔案管理工作部門來講，可以從企業(yè)的實際情況出發(fā)來制定相應的管理手冊，為各項工作的開展提供依據(jù)，此外，還應開展檔案管理工作相關的培訓，使其能夠更好的完成檔案管理和監(jiān)督工作，并加強相應的指導，以促使企業(yè)設備儀器管理水平的整體提升，為項目的順利開展提供有效的保障。

4 結語

隨著社會經濟的發(fā)展，企業(yè)引入的設備儀器種類也更為多樣，為了保證企業(yè)項目的順利開展以及經濟效益的實現(xiàn)，便應加強對設備儀器檔案的管理。不斷完善企業(yè)設備儀器檔案集中統(tǒng)一管理的機制，明確各部門的管理職責，使得各階段的資料都能得到有效的保管，為設備儀器的使用及維護提供有利參考和依據(jù)，也為管理水平的綜合提升奠定基礎。而檔案管理部門還應注重發(fā)揮其監(jiān)督指導作用，使其各項工作都能順利開展，實現(xiàn)整體水平的提升。

參考文獻

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