人事檔案管理信息化對策研究

李筱雯

摘 要：隨著網絡技術的普遍應用和計算機技術的發展，世界各國在檔案管理方面著手進行了改革，向著網絡化、數字化的方向發展。本文簡要探討了我國檔案管理信息化的發展途徑。

關鍵詞：人事檔案；管理；信息化

1 檔案信息化趨向應用

以業務應用為核心已成為當前檔案信息化乃至整個信息資源管理領域最為主流的發展導向。電子檔案移交有兩種方式：一種是在線，就是聯網；另一種是離線，通過介質、傳輸通道進行分享。而上述方式的基礎，是基于相對安全的環境提出的。由于電子檔案運維系統的運轉本身就在內網，所以在物理上就能做到隔離。而執行層面，所有的賬號操作和用戶信息都會有具體的記錄。此外，檔案信息化項目可以根據干部人員的出生年月、學歷、任職情況、業績等多項參數組合檢索。近幾年來，我國政府提高了對人事檔案管理的重視，多舉措施強化檔案管理，健全管理機制，完善管理措施，不斷提高檔案管理的細化水平。目前我們遇到的最大難題是龐大的數據收集量，要對全部人事檔案進行歸檔清理，對所缺檔案資料要列出目錄并逐一查缺補漏，將所要清理和收集的資料要進行鑒別和分類，確保檔案信息的準確性和及時性。但是對某些部分系統來說，由于檔案分類繁多，積壓時間長，年代跨度大等原因，檔案信息化的初步整理工作必定十分繁重，可根據實際情況委托專人處理這項工作，務必保證電子檔案的完整性和準確性。

2 人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1 基礎設備差

就目前檔案管理水平來看，大多企事業采用的還是主要還是傳統的手動記錄模式。想要實現檔案信息化管理，軟硬件設施必須要配套得上，但是很多企事業對這一改良還存在認識不足的問題，資金投入力度不足，基礎設施設備不完善。此外，隨著計算機的升級和更新，那些已經成采用信息化管理檔案資料的企業也要持續保持資金的投入，保證系統的升級能夠跟上技術發展的步伐。

2.2 信息數據庫假設不完善

檔案信息化中最重要的部分就是數據資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過程，如果檔案資料在錄入時不完整，或者信息更新不及時，就會嚴重影響到后期對檔案的利用。此外，數字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統崩潰、計算機硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問題是數據資料錄入不規范，網絡建設形式不統一，網絡的共享性較差，這些因素都嚴重制約了檔案信息管理工作的電子化發展。

2.3 檔案信息化安全受到威脅

在我們主觀上對信息化建設的安全認識還不強，檔案數據的保密意識較弱，在進行檔案資料的歸檔發布時，缺少嚴格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規范，數據的更新備份不及時，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數字化的檔案資料在修改、移動方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會影響檔案資料的正確性和完整性。此外網絡還會受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。

2.4 信息化檔案管理缺乏高素質人才

信息化時代，需要的是具備相應能力的高素質人才。但是反觀當前我國大多數企業事業單位來說，檔案信息化管理隊伍在專業素質和文化程度上還存在參差不齊的現象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業的人才，特別是專門從事計算機網絡技術的人才更是缺乏，遠不能滿足新形勢下的發展需要。

3 信息化檔案管理方法

3.1 重視檔案信息化管理的安全

物理安全是檔案信息化安全實施的基礎。在項目進行的過程中，物理安全方面需要關注的是實施階段和實施完成后的應用交付階段。首先在設備上，我們使用的檔案采集、存儲和瀏覽設備，都必須通過國家保密局的安全認證。對于員工也會加強管理和安全意識教育，比如只能使用不帶有存儲功能的掃描儀、設備都有加密口、實施過程中手機不能帶入現場、工作現場全程攝像頭監控、數據移交要求客戶現場監督簽收等。雙保險監管，防止人為和意外事故發生。

2.2 嚴格要求抓質量

加大對抽調人員的培訓力度，不斷強化操作人員的業務素質和保密意識。在干部檔案數字化操作和處理過程中，按照“保密、高效、安全”的要求，采用定期與不定期相結合的方式，對信息庫的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發現問題及時修正，不斷規范檔案流程，確保干部檔案信息的真實性和準確性。

2.3 設立獎懲制度

比學趕超提業績。突出“比學趕超”，不斷提升工作業績。比業績，看誰的效率最高，差錯率最低；學業務，相互討論，深入學習，共同提高；趕標桿，向作風過硬，業績突出的同志看齊；超一流，樹立敢于超越的優良作風，創造性地開展工作。

2.4 提升人事檔案信息化工作水平

推進干部人事檔案信息化工作，嚴格遵循“嚴謹、規范、細致、保密”原則，創新管檔機制。可以從企事業基層抽調政治素質高、作風正派、熟悉計算機操作的工作人員到檔案信息管理中心進行跟班學習，建立信息化建設的專兼職工作隊伍。嚴密檔案管理，注重把制度建設貫穿于干部人事檔案信息化工作的始終，進一步強化制度的執行力。實行了干部檔案出入庫“五登記”制度，即出入庫的干部檔案數量、單卷干部檔案的姓名、干部檔案重要材料、檔案經手人和干部檔案出入庫時間必須詳實登記，堅決維護了干部人事檔案信息化工作的嚴肅性；嚴守信息安全。把干部檔案的信息安全作為干部人事檔案信息化工作的重中之重，嚴格要求，全程跟蹤，不斷強化安全管理。經過對干部人事檔案信息化工作的環節分析，實行“兩跟蹤”工作法，即對干部檔案從檔案室到信息化加工場所的搬運過程進行全程跟蹤，對干部檔案的信息化加工過程進行全程跟蹤，確保與工作無關人員不接觸檔案；嚴保信息準確。嚴把干部檔案信息的錄入、掃描、技術處理環節，明確具體操作流程及規則，對照標準，反復審核，精益求精，堅決做到“三杜絕”，即在信息錄入環節杜絕電子檔案與紙質檔案信息不符；在電子掃描環節杜絕紙質檔案損壞、掃描的信息不全；在技術處理環節，杜絕電子檔案信息識別度不高、頁面不清不真，確保干部檔案電子信息的“鮮活度”、真實性和準確性。

2.5 加大資金投入力度

加大資金投入力度，完善檔案信息化建設的設備，為推進人事檔案信息化建設奠定堅實的硬件基礎，搭建必備的平臺。

3 結語

檔案管理要統一思想、認清形勢，政府也加大對檔案工作的支持和投入力度，推動檔案管理工作的發展。初步建成了結構合理、管理科學、設施完善的檔案工作體系，創新檔案工作體制機制和檔案資源建設，著眼大局，提高對檔案管理的重視，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。信息化檔案管理首先要科學整合科研檔案資源，做好數字檔案資源的收集、管理和利用，加強科研項目檔案管理。此外，要緊密結合實際，認真研究解決新形勢下加強和改進檔案工作的深層次問題?？蒲谢顒咏M織模式的變革，給科研檔案工作帶來了新問題，要加強理論研究和實踐探索，統籌謀劃，深化改革，不斷提高檔案工作水平。更重要的是，檔案管理也要堅持以人為本，建設優秀的檔案工作隊伍，要從設施到人員，從制度到建設，從整體到部分，全面提升信息化檔案管理水平。

參考文獻

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