基于ERPP系統結構化數據歸檔技術方案研究

云霄

摘要：目前，世界500強企業中有80%都在用ERP系統對人財物等資源進行管理，該系統中的電子數據是企業的核心經營數據，迫切需要科學歸檔管理。國內在ERP結構化電子數據歸檔方面還沒有成熟的經驗可借鑒，本文介紹了大型企業ERP系統電子數據歸檔的重要性和理論依據，并對歸檔方案和技術實現進行了分析。

關鍵詞：ERP電子數據歸檔

ERP是企業資源計劃或稱企業資源規劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，對企業所擁有的人、財、物、信息等綜合資源進行綜合平衡和優化管理。目前，世界500強企業中有80%都在用ERP系統作為其決策的工具。

多數大型企業都已形成以ERP系統為核心的經營管理系統，企業生產經營方面的重要電子文件，幾乎都由ERP系統直接或間接產生。根據調查，某大型企業ERP系統直接產生的電子文件約占企業資源的30%-40%，每月的數據增長量達1.5TB，企業集中服務器每月增長近80GB，其中包含了應長期保存的各類憑證、各類報表、各種統計臺賬、設備臺賬、資產臺賬、項目臺賬、物料臺賬、設備檢維修計劃及記錄、會計賬簿、生產版本、物料BOM、定額工藝路線等數據。

隨著ERP系統的廣泛應用，為結構化數據的歸檔管理帶來了挑戰。由于系統內數據非常多，只能將少量的數據打印并歸檔到檔案部門，其他大部分數據還保留在ERP系統中無法進行歸檔，原本手工紙質歸檔的模式受到很大沖擊。

一、ERP結構化數據歸檔的理論依據

電子文件真實性保障國際合作項目（InterPARES）的研究目標是建立一套能夠確保數字文件能夠以準確和可靠的方式生成，并且被形成單位或整個社會利用的過程中，真實性能得到維護，不受技術更新和載體耐性影響的理論和方法。InterPARES項目提出了兩個文件管理模型：一是基于生命周期理論的保管鏈模型，二是基于連續體理論的業務驅動文件管理模型[1]。

（一）文件生命周期的新概念：由于不能維持或保存電子文件本身，而只能保存重新生成他們的方法，所以形成單位為業務目的重新生成的電子文件應視為形成單位的原件；保管單位為保管目的重新生成的電子文件應視為文件形成單位的真實復件[2]。

（二）電子文件生命周期：以電子文件與文件重新生成者的關系來劃分，將電子文件的生命周期劃分為以下兩個階段：

第一階段，文件形成者的原件：形成者在正常業務活動過程中形成的復件是原件并應作為原件使用及處理；

第二階段，文件形成者的真實復件：保管者形成的復件不能作為原件，因為形成者從未在形成后使用或者處理這些用于長期保存而不是形成者業務活動的復件。

在ERP系統數據歸檔時，以長久保存為目的，按照生成文件的方法將其進行重新生成操作，在這個過程中產生的電子文件可視為電子文件的復件，不能作為原件。但由于是真實遵循生成原件的方式而產生的電子文件，所以可視為原件的忠實復件，與原件具有相同的效力。

二、ERP歸檔集成方案分析

檔案管理系統提供統一的數據交換接口，ERP系統可通過數據交換接口，將需歸檔的數據文件成批次的推送至檔案管理系統，經檔案的收集整編流程，審批通過后成為正式檔案。ERP系統可以通過數據交換接口，查詢以往推送的數據文件的歸檔狀態。

檔案管理系統集成架構具體說明如下：

1.檔案系統與ERP系統集成采用建立檔案數據交換標準接口的方式，以提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。

2.檔案數據交換標準接口提供與ERP系統的接口規范、統一模型、數據交換格式定義等。

3. ERP系統主動調用檔案數據交換標準接口與檔案系統進行交互，即采用推的方式將包含了元數據和電子原文的檔案數據主動推送給檔案系統。

4.檔案系統對ERP系統推送過來的檔案數據不做二次加工，保證檔案數據的準確性和原始性。

5.檔案數據交換標準接口的日志與監測通過檔案系統全局的日志與審計模塊統一實現。

業務人員將需要打印的報表或憑證在ERP系統轉化成PDF文件。系統對生成結果進行檢查，如不成功則重新生成PDF文件，如成功則PDF文件歸檔進入檔案系統，由檔案人員完成相應的檔案歸檔整理工作，并產生檔案歸檔確認單。

利用ABAP開發平臺在ERP系統中開發檔案系統數據交換接口，接口包括：檔案數據生成模塊、發送模塊、接口監測分析模塊等。檔案數據生成模塊用于采集需要歸檔的報表和憑證信息形成元數據和電子原文；檔案數據發送模塊主動調用檔案數據標準交換接口，將檔案數據發送給檔案系統；接口監測分析模塊用于對檔案系統接口進行監測，保證將檔案數據準確、及時、完整地傳送給檔案系統。其中檔案數據發送模塊和接口監測分析模塊屬于公共模塊；檔案數據生成模塊分布在各個需要歸檔的報表或憑證的打印程序中。

對于ERP系統電子文件的歸檔采取ERP系統主動將包含了元數據描述信息的電子文件主動推送至檔案管理系統的模式。檔案管理系統對業務系統推送過來的歸檔數據不做二次加工處理，保證了歸檔數據的準確性和原始性，從而使歸檔的電子文件具有較高的可信度，達到了與歸檔紙質文件同樣的憑證價值，同時也避免了ERP系統或者檔案系統在各自業務邏輯發生變化時相互影響的現象。

對于ERP系統電子文件歸檔，除了電子文件本身外，還包括了針對歸檔文件的描述性元數據信息。例如：文件名稱、密級、保管期限、歸屬單位、利潤中心、憑證類別、分類號等。

三、ERP系統主動推送模式技術實現

ERP系統接口的主動推送模塊主要完成如下兩個功能：

1.生成、上傳歸檔數據包。先由ERP系統歸檔程序將業務憑證送到脫機服務器“打印池”中，再把憑證從“打印池”中取出來，生成PDF文件，將PDF文件上傳至接口平臺，同時創建PDF描述文件（XML格式）、上傳狀態標記文件（TXT格式）上傳至接口平臺。

2.取回歸檔結果（后臺作業）。從接口平臺取回歸檔結果標識，更新日志。其中包括兩個步驟：

第一步是ERP系統按照接口規范，生成相應檔案文件（PDF）、歸檔文件屬性信息描述文件（XML）、上傳狀態標記文件（TXT），然后在接口平臺（FTP服務器）指定路徑下創建一個名稱唯一歸檔文件夾，此名稱作為歸檔批次號，將生成的文件上傳至此唯一的歸檔文件夾，檔案系統的歸檔接口以一定的時間間隔來輪詢歸檔文件夾（將符合條件的批次歸檔）。

第二步是檔案系統將歸檔結果送到接口平臺。ERP系統（后臺作業）取回歸檔結果，更新到歸檔LOG中。

四、實施效果

1.工作實踐表明，該歸檔模式的方案探索和經驗總結，為關系型數據庫的歸檔管理提出新的實現思路。實現了日記賬、明細賬、采購合同、出庫單、入庫單、集成憑證等多種類型的文件的在線歸檔，使其告別了手工整理錄入的繁重工作的歷史，有效提高了ERP系統的運行效率。

2.通過通用格式轉換歸檔，在保證生成的電子檔案價值的同時，解決結構化數據識讀性低、系統依賴性強、交換共享困難的問題。是InterPARES理論成果在國內歸檔管理方面首次實現，是對電子文件真實性保障研究方面的具體實踐，對電子文件的真實、可用等方面的規范建設提供了重要的參考價值，對于國內ERP系統在線歸檔的研究方向，是較為可行的探索和實踐。

參考文獻：

[1]Luciana Duranti， ed. The Long-term Preserva？ tion of Authentic Electronic Records： Findings of the InterPARES Project（San Miniato： Archilab， 2005

[2]Luciana Duranti and Randy Preston， eds. Inter？ PARES 2： Interactive， Dynamic and Experiential Re？ cords （Roma： ANAI 2008）

作者單位：中國石油化工集團公司