高職院校數字化檔案信息安全的影響因素與對策

摘要：隨著科學技術的不斷進步和辦公自動化進程的不斷加快，高效數字化檔案信息化建設已經發展到一個新的歷史階段，但隨著檔案信息化進程的不斷加快，也使得高職院校數字化檔案的信息安全面臨著嚴峻的挑戰。本文就對高職院校數字化檔案信息安全的影響因素進行了分析，進而提出了相應的解決對策。

關鍵詞：高職院校數字化檔案信息安全

1 概述

檔案數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及掃描技術等發展而產生的一種新型檔案信息形態。如今，從國家最高層面到各個基層的普及，以及科技的飛速發展，檔案數字化已經成為高職院校檔案信息管理的非常重要形式。但隨著檔案信息化程度的逐步提高，數字化建設的普及建設，使得高職院校的數字檔案安全面臨著嚴峻的挑戰。因此，這也成為高職院校檔案建設工作急需解決的首要問題。

2 影響高職院校數字化檔案信息安全的因素

2.1 數字檔案管理人員的信息安全意識不強。隨著檔案信息化程度的不斷加深，高職院校數字化檔案的信息安全問題日益突出，一方面的原因就是由于高校檔案管理部門對數字化檔案的信息安全意識不足，沒有認識到安全問題的重要性和緊迫性，只重視實際建設而忽視安全處理。如只重視檔案網站建設或計算機性能，而忽視網站安全維護或安全系統的安裝，因為管理人員的安全意識淡薄，對信息安全問題重視程度不夠，對安全軟件的安裝和維護的忽視，導致信息安全出現問題。因此，提高數字化檔案信息的安全管理，要從不斷加強數字檔案管理人員的信息安全意識開始。

2.2 網絡環境下惡意代碼對數字檔案的安全威脅。隨著網絡技術的不斷進步，信息化應用的發展不斷加快。由于互聯網具有開放性的特點，網絡里的病毒、木馬等各種惡意代碼給各種網絡信息安全系統帶來了嚴重的威脅，數字檔案信息也是基于互聯網的基礎上發展的，因此也受到了網絡中各種惡意代碼的安全威脅。根據有關統計，只在2009年，國內的主機IP被木馬控制的就高達26.2萬個，木馬的大量存在給高職院校的檔案信息系統帶來了嚴重的威脅。另外，每年還有各種新型的計算機病毒和蠕蟲等在網絡中大量傳播，對計算機操作系統和重要數據信息造成了嚴重的破壞。如之前發生的著名“飛客”蠕蟲，就大量的對計算機系統中各種隱私信息進行竊取，高校數字檔案信息同樣也受到被竊取的安全威脅。

2.3 數字檔案管理的人才隊伍薄弱。近幾年，隨著科技的進步和互聯網技術的不斷發展，檔案數字化建設不斷提高，而數字檔案管理人員各項水平不能滿足于數字檔案管理的發展要求，缺乏專業的人才管理隊伍。當前在高職院校中，很多從事檔案管理的工作人員的計算機操作水平不高，而在數字檔案管理中，要求建設檔案的全文數據庫、多媒體數據庫以及目錄數據庫等，而高校中現有的檔案管理人員對計算機操作以及網絡環境中的各種新設備、新技術和新方法都缺乏認識，這嚴重阻礙了數字檔案信息化水平的快速發展。

3 提高高職院校數字化檔案信息安全的對策

3.1 提高數字檔案管理人員的信息安全意識。要提高高職院校數字化檔案的信息安全，首先就要提高數字檔案管理人員的信息安全意識，這是提高數字檔案信息安全的根本。只有引起檔案管理人員對信息安全的重視，他們才會采取各種措施進行檔案信息的安全設置和維護。因此，可以通過多種形式來提高檔案管理人員的信息安全意識，如開展各種信息安全的專題講座、案例分析、業務研究會等，讓檔案管理人員對信息安全問題引起重視，從而提高信息安全警惕，防止信息失密、泄露現象的發生。

3.2 建立數字檔案的信息安全技術保障體系。在現今國家如此高度重視信息安全的社會背景下，檔案管理人員要非常重視信息技術的管理、安全和運行各個環節。數字檔案具有遠程共享的功能特定，同時它的存在也具有巨大的現實利益，以至于一些人或企業會通過非法的途徑來獲取一些重要的數據信息，而這些都是通過網絡來進行遠程信息的獲取，因此，必須加強對網絡安全技術的重視和應用，建立網絡技術保障體系。利用網絡安全技術實現高校數字檔案的信息安全管理，如設置安全密碼，并且采用獨立的設備來進行安全管理；要及時做漏洞檢查，防止各種病毒、木馬的侵襲，并對信息數據進行加密備份，設置身份認證，防止潛在危險的發生。

3.3 加強數字檔案安全的人才隊伍建設。為了適應數字檔案信息化的快速發展要求和提高數字檔案的管理水平，就要不斷的加強數字檔案管理的專業人才隊伍的培養，從而建立一支高水平的數字檔案管理人才隊伍。一方面，對高職院校中現有的數字檔案管理人員進行不定期的培訓，通過培訓提高他們的信息安全管理的基本技能。學校相關部門要加大資金投入，制定相關的培訓計劃，在計劃中應該包括現代管理信息、數字化技術信息和網絡技術信息、防泄密方法等，從而提高管理人員的專業管理素質。另一方面，可以引進各層次的數字檔案信息安全人才，這樣有利于提高數字檔案信息安全管理隊伍的整體水平。

4 總結

總之，數字檔案必然成為我國高職院校未來檔案信息管理的發展方向，數字化檔案的建立和完善可以提高高校檔案管理的效率和實現社會信息共享，但是隨著檔案信息化程度的不斷提高，數字信息安全問題也成為我們關注的重要問題。

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作者簡介：梁仙榮（1989-），女，柳州鐵道職業技術學院教師，研究方向：文書檔案管理、文秘公關禮儀。

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