淺析高校學生檔案工作的開展及創新

劉星

摘要：高等院校學生檔案作為高校學生在校期間學習、生活積累形成的文字印證，逐漸成為學生日后工作發展的重要參評指標。在面對不斷發展變化的新情況，學生呈現出的多元化發展的新特點，高校要求學生檔案管理工作也必須適應新特點、新變化。本文結合高校學生檔案管理工作的實踐經驗，從高校學生檔案的管理特點、管理手段、創新管理途徑幾方面，淺析高校學生檔案工作的開展及創新。

關鍵詞：學生檔案檔案管理創新路徑

高校學生檔案是指各級各類高等院校對學生在校學習期間，參與各項實踐活動過程中所形成、積累、歸檔保存的各種文字材料。它既涵蓋了學生在校期間的個人簡歷、在校學籍登記表、畢業生登記表、學習成績單以及學生參與各類社會實踐活動、各項競賽活動、個人藝術特長方面獲獎等記錄材料，又包括了學生在校期間的思想品德方面各類獎懲登記表等材料。

一、高校學生檔案的管理特點

高校學生檔案從學生錄取時由人事部門接收并歸檔管理，實屬人事檔案的一個類別，具有其共性特點之外，在校期間的學生學習生活和創作實踐等經歷使其又具有以下管理領域的特點：

（一）高校學生檔案管理的承接性

高校學生檔案所記錄的內容是每個人一生求學經歷中非常重要的階段，形成的記載材料也是人事檔案不可或缺的重要組成部分。高校學生檔案對了解一名學生基本情況、擇業、發展等具有重要的參考價值，這就要求在此階段所形成的各種材料要相對集中、全面以及翔實。從新生入學之日檔案便會由學校人事部門接收，并進行檢查、歸檔和保管，并對其早前形成的“考生檔案材料”等進行完善和補充，此后的幾年時間里學生在校期間所形成的各種材料都會不斷地補充進學生的個人檔案材料，學生畢業后，其在校期間所形成的學生檔案便會按照有關規定，及時、有序、完整地進行承接轉投到學生所在用人單位接收。學生檔案將作為用人單位了解新進員工的重要途徑和渠道，對學生日后的發展起到重要的支撐佐證作用。

（二）高校學生檔案管理的差異性

高校學生檔案從各級學歷層次上大致分成專科生檔案、本科生檔案、研究生檔案（又包括碩士、博士、博士后檔案）等。按學生進校到畢業的自然年劃分，又可分為考生檔案、在校生檔案、畢業生檔案三大類。隨著高校招生制度、現代化手段等不斷推進發展，大多數考生檔案已形成電子化檔案管理模式，這就要求高校人事部門在接收新生入校檔案時對考生電子檔案進行必要的篩選，進行有針對性的分類逐級管理，為日后學生在校期間形成的檔案和畢業檔案材料的收集和歸檔做好起始工作，提供高質量的檔案信息服務。

（三）高校學生檔案管理的排他性

學生在校期間檔案材料除考生檔案材料外，還包括學習經歷、生活經歷、獎懲情況、社會實踐經歷以及畢業信息等。由于學生在校期間經歷相對簡單，所形成的學生檔案材料總體呈現單一化特點，數量也相對較少。此外，高校學生檔案在保管上與其他人事檔案性質的保管工作有所區分，高校學生檔案在管理上采取分階段收集、集中管理、統一保存的管理辦法。由學校人事部門統一管理，學生進入畢業階段再由畢業就業部門統一進行管理、封裝檔案材料。學生畢業（升學）或參加社會工作后，隨其人事關系的流轉到新的學校或具體的用人單位。

二、高校學生檔案工作的管理手段

高校學生檔案具有承接性、差異性和排他性等特點。在校期間學生檔案收集整理工作，應按照所經歷的學習階段、社會實踐階段、獎懲情況等不同環節進行有針對性、有差異化、有選擇性的分步驟、分階段的收集整理。院系各部門應積極配合檔案管理部門做好學生在校期間的檔案管理工作。具體可以涵蓋以下幾個方面：

（一）提高全院師生的檔案管理認識

學生檔案管理作為學校人才培養和學生德育建設的記錄性基礎環節，它是對學生在專業領域的學習、實踐等環節的印證，同時又是學校教書育人，薪火相傳的傳承體現。為使學生檔案工作應對不斷發展變化的新特點，高校應切實加強學生檔案管理，建立一支專、兼職相結合的學生檔案工作管理隊伍。除檔案管理主體部門之外，各院（系）、行政和教輔等部門也應加深對學生檔案管理工作的認識，把收集、整理學生在校期間的檔案材料作為一項日常工作進行常態化管理。形成對學生檔案管理從建章立制、規范化運作到常態化管理的工作思路。

（二）各部門聯動，做好學生檔案的收集整理

學生檔案管理工作是一項依靠檔案管理部門與其他職能部門聯動配合的連貫性整體工作。它大致可按入校期、在校期和畢業期三個不同階段進行管理。高校人事部門、各院系專兼職檔案員對新生入校時的檔案接收工作進行及時、有效的細分，確保不漏收一份檔案材料。此外，學生檔案材料中的學籍表、畢業生登記表、獎懲材料等應根據其所涉及的各部門進行聯動式管理，有針對性的收集、整理，確保學生檔案材料的完整性和豐富性。對于畢業生檔案資料的集中歸檔、整理和轉遞工作單純依靠檔案管理部門難以在有限時間內完成，這就要求各職能部門工作人員積極協助配合，保證學生檔案按時、準確的進入下一階段的投遞工作。

（三）利用各種媒體手段做好宣傳工作

加強對學生檔案管理的宣傳力度，強化學生的檔案意識。隨著當今大學生就業自主權的加深出現出了各種靈活、隱性的就業趨勢，不少畢業生在日后工作多年重返學校查詢本人的檔案事宜，這恰恰說明很多學生在校期間對自身人事檔案認識并不清楚，也不夠重視，使得很多學生在畢業之初沒有認真處理畢業檔案的落實工作，也出現了一些畢業生把檔案寄存放在學校保管等情況，大學生棄檔現象較為突出。針對上述問題，學校應利用一切媒體手段，通過宣傳展板、櫥窗、紙媒體和現代化媒體手段開展對檔案基本知識的宣傳普及，對學生檔案重要性進行講解，提高學生的檔案意識，讓更多的學生了解檔案的重要性。特別是在學生畢業之際，通過校園網、宣傳欄等載體對畢業生檔案辦理情況進行講解，各院系輔導員和兼職檔案員也要對學生檔案工作進行指導和督促，確保學生正確對待檔案的投遞轉出工作，保證畢業生今后的學習和工作發展。

（四）根據院系不同專業教學特點，豐富學生檔案內容

學生在校期間的檔案材料，除學籍表、畢業生登記表和成績單等材料外，應逐步拓展、豐富學生檔案內容。在收集整理學生檔案材料的過程中根據不同教學形式呈現出不同的教學實踐成果進行拓展收集，確保材料準確反映該學生學習經歷，能夠成為學生檔案材料中的亮點。這就要求檔案管理工作人員和各院系兼職檔案員了解各院系課程設置和教學實踐特點，從學科專業角度對學生在校期間形成的各項材料進行有針對性的篩選，對社會實踐和創作中形成的具有代表性的教學成果及時的收集和整理，綜合全面的材料歸檔能使其更貼近實際用人需求，更好地發揮其效用的同時也提升了學生檔案的使用價值。既準確體現出學生檔案的原始核心，又適時劃分出適應社會需求的學生檔案歸檔新范圍。多元化的學生檔案材料將幫助學生在日后的學習和擇業中具有更多競爭力，也為社會企業、用人單位提供全面、真實、生動、廣泛的檔案材料。

三、拓展高校學生檔案管理工作新路徑

目前，高校學生檔案內容從長遠角度分析略顯不夠全面、學習經歷特點不突出，這或多或少會影響學生日后的升學或就業發展。在進一步深化教育改革的形勢下，高校學生檔案在管理創新方面切實拓展學生檔案管理新路徑，進一步提升管理創新服務水平。

（一）注重時效性，使學生檔案更具使用價值。在對學生檔案的管理過程中，要進一步提高檔案材料內容與學生實際學習經歷的契合度，注重實現檔案的使用價值與現實意義。加強宣傳檔案在學生成長、求學、就業等不同人生階段中的重要性。其次，學生檔案材料的歸檔不僅限于形式上，不僅注重一些常規信息的搜集，還必須兼顧學生的其他信息，如心理情況、個人素質體現、社會實踐活動及實踐操作技能方面的信息。通過教務處、學生處等各部門的配合，在收集和歸檔環節最大程度地反映學生的學習、生活情況，從而真正實現檔案對學生、對用人單位、對社會的最大使用價值，提升檔案的利用價值。

（二）利用現代化手段，逐步實現學生檔案管理的技術化。隨著教育改革的深入推進，為應對時代和社會發展的新要求，對學生檔案的管理推行數字化技術，逐步形成對學生檔案管理的信息化服務模式，提高學生檔案管理的信息化水平。例如檔案管理部門、教務處、學生處等部門利用計算機等信息化設備，通過建立電子檔案數據庫，實行統一格式的網上錄入、收集和歸檔工作。通過信息化等手段的實施不僅提高學生檔案管理的效率，又可提升學生檔案管理工作的透明度和服務水平，最終突顯了學生檔案服務的職能特點。各部門通過利用信息化手段，對學生檔案進行分類、分層次管理，提升檔案管理的層次性與清晰度，使學生檔案管理工作成為為學生、用人單位、社會服務的有力支撐。

（三）注重學生檔案管理利用的雙向性。學生畢業后用人單位對學生檔案使用的信息反饋容易成為學生檔案管理工作中被忽略的環節。通過對用人單位反饋信息的收集，可以進一步指導我們在學生檔案管理工作開展的各個階段進行有針對性的調整和改進。針對學生檔案在用人單位的使用情況，經過一段時間的信息反饋，及時對用人單位的人才需求、職位招聘、崗位特點等信息進行匯總，從而結合本校各學科專業特點、社會實踐經歷等相關材料進行重新界定和收集，使學生檔案在與用人單位的用人需求等方面形成良好對接，為今后學生畢業擇業形成更具針對性的學生檔案識別體系。

學生檔案管理工作作為高校管理工作中的重要一環，面臨著許多挑戰，作為檔案管理部門要抓住機遇，迎接挑戰，不斷促進學生檔案管理工作的發展與創新。從而真正實現學生檔案的效用和價值，更好地為學生、為學校、為社會提供更優質的服務。

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作者單位：北京電影學院