利用檔案部門優勢開展政府信息公開工作

王靜

摘要：隨著“政府信息公開條例”的頒布與實施，使檔案館進一步走入公眾的視線，作為檔案人如何能抓住機遇，推動檔案工作的發展，做好公開信息的利用工作，使之真正成為服務民生的一項重要措施，是對我們的挑戰和需要進一步深思的問題。筆者通過對現有文件的學習和多年來對兩項工作實踐的摸索，提出幾點不成熟看法，供同行參考。

關鍵詞：政府信息公開檔案館檔案工作

《中華人民共和國政府信息公開條例》于2007年1月17日國務院第165次常務會議審議通過，溫家寶總理簽署第492號國務院令予以公布，自2008年5月1日起施行，到2014年已經過去六年了。在這六年之中，包括檔案館、圖書館和綜合行政服務中心在內的各個公開信息查閱場所都接收了大量的公開信息，檔案館如何利用現有的資源優勢，真正把餞行黨的群眾路線落實到實處，開展好政府公開信息的查閱工作，使檔案和信息公開這兩項工作可以相輔相成、互相促進，是檔案工作者需要思考的問題。筆者通過對現有文件的學習和多年來對兩項工作實踐的摸索，提出幾點不成熟看法，供同行參考。

一、利用檔案部門完善的制度和規范化體系優勢開展政府公開信息的接收和整理工作

政府公開信息和檔案在接收、整理等環節是截然不同的。政府公開信息是為了保障人民群眾的知情權，促進依法行政，提高政府工作的透明度，充分發揮政府的服務作用。對屬于主動公開的政府信息，除法律法規另有規定外，要求該信息自形成或者變更之日起20個工作日內必須予以公開，即在信息生成下月10日前移交檔案館等主動公開查閱場所，注重信息的時效性。而檔案依照《檔案法》的規定：形成滿十年的國家所有檔案移交檔案館保存。檔案從形成之日到國家所有綜合性檔案館的時候，很多信息已經超過其使用期限，失去其時效性，主要側重其憑證和參考價值。目前，檔案館作為政府信息公開查閱場所，彌補了以往檔案館提供利用的都是年代久遠，甚至是“過時”文件的不足，檔案館應抓住這次機會，使利用工作再上新臺階。

但是，政府信息公開工作還是一個新生事物，“政府信息公開條例”在信息的整理、鑒定等很多方面沒有做出具體的規定。與之相比，檔案工作從建國之初，就在如何開展整理、編目、檢索、利用等方面進行了不斷探索，現在已經形成了一套比較完備的工作體系與程序，特別是近幾年，各檔案館對原有的工作環節進一步規范，均形成了檔案館工作制度匯編。我們開展公開信息的整理、編目、鑒定等工作就可以借鑒這些比較成熟的工作程序。

（一）政府公開信息的整理工作

公開信息的整理關系到利用的效率，如果整理工作做得不到位，勢必會給利用工作造成阻礙。以平谷區為例，共有59家需要移交公開信息的行政單位，每家產生了公開信息的單位都要在每月10日前移交一次紙質的公開信息，移交數量之大、次數之頻繁是檔案館之前沒有遇到過的，而且移交后立刻就要為公眾提供服務，如何整理可實現高效便捷為公眾提供服務，實現“條例”便民的原則。筆者認為，可以借鑒檔案的年度分類法，采取按年度，大流水分類法，即將所接收的公開信息每年編制一個大流水號。在文件上角標出“2008—1、2008—2……”以此類推，一直到一個年度結束，下一年度重新編號，文件上寫出“2009—1，2009—2……”。統一裝盒管理，并在裝具的脊背上注明所裝信息的年度與編號。檔案館在接收了各單位上報的公開信息后，立即將信息的編號、內容、責任者等情況輸入數據庫進行管理。這樣做，可以在信息接收后，立刻就能準確地為利用者提供查閱服務。而如果采取一個單位裝一個盒子的話，要留出相應的空位，檔案館不清楚每一家單位產生的公開信息量大小（每個單位每個月產生的信息量會不盡相同），勢必會造成空間和成本的浪費。

（二）政府公開信息的鑒定工作

政府公開信息包括本行政機關在履行職責過程中產生的各種信息，比如本機關制定發布的公文；也包括本機關在履行職責過程中從其他機關、公民、法人或者其他組織那里獲取的信息，比如行政機關為了行政管理的需要，要求企事業單位或者個人提供的有關信息，囊括了行政機關的全部職能。除了法定不能公開的政府信息以外，其他政府信息全部應當公開。這就決定了政府公開信息的數量一定會很大，有可能會超過同年移交進館的檔案。如此大量的文件在三個場所同時保管，會花費大量人力物力，因此，定期開展政府公開信息的鑒定工作是十分必要的。

筆者認為，應以十年為一個保管期限，將十年中的政府公開信息按照上述的整理方法，統一整理后排列上架，進行集中管理。但信息一旦形成滿十年，不應再對其進行逐件鑒定，就可以進行集中銷毀。因為行政機關形成公文的有效性一般不會超過十年，在這十年中大部分信息已經失效，即使有一小部分依然在發揮作用，這時也會作為檔案移交進館了，因為時效如此之長的文件一定作為永久檔案保存。公眾依然可以利用館藏檔案為其服務。

二、利用檔案宣傳方面的優勢開展工作

目前檔案部門越來越重視宣傳工作，呈現出“廣播中有聲、電視中有影”，從幕后到臺前，從業內到全社會，逐漸融入到社會各個層面之中的良好狀態。與之相比政府公開信息在我國還是一個新生事物，行政機關提高辦事效率，提供優質服務，在政府信息公開過程中向公民、法人和組織提供盡可能的方便，體現了服務型政府的積極作為。據統計，我國目前80%的公共信息都控制在政府手中，這些信息對經濟社會活動、人民群眾的生產生活有著非常重要的參考價值和指導作用。但是公眾對此還不是十分了解，特別是比較偏遠的山區農村的老百姓更是一無所知。

首先是通過檔案館查檔大廳這個窗口，宣傳公開信息查閱工作。隨著檔案宣傳工作的逐步深入，大部分公眾對檔案館保存著哪些對其有利用價值的檔案有了一定的了解。據統計，各地區的綜合檔案館，每年個人利用的人次都要比因公利用的人次要多，有時甚至會超過幾倍。以平谷區檔案館為例，2013年全年利用人次16500，卷次是18408卷，其中個人利用人次達15950人、13459卷，個人利用占到全部利用的90%以上。這是由于新農村建設，對農村進行大面積的村容村貌的改造，而且很多利用者在查閱過自家的房產檔案后，還想知道政府對新農村建設補償問題及各種規定。在“條例”公布前，檔案館只能為其提供線索，不能提供具體服務。現在，政府各職能部門在履行行政管理職責過程中形成相關的信息，除了法定不能公開的政府信息以外，其他政府信息全部應當公開，特別是關系到民生的信息。移交至檔案館政府公開信息查閱場所，為公眾提供服務。公眾在查閱檔案的同時就可以利用有關的政策法規性文件，成為其解決問題的依據。

其次是利用全市聯動的“檔案館”活動這個平臺，宣傳政府公開信息查閱工作。從2009年開始，北京市檔案局每年舉辦全市16個區縣檔案館聯動的“檔案館日”活動，邀請社會各界人士到檔案館參觀，打破“庫房禁地”這一說法，消除“檔案”在公眾心目中的神秘感。在介紹利用手續過程中，為參觀者詳細介紹政府信息公開工作的意義與利用方式。通過這種方法，擴大了宣傳面。

三、利用檔案部門人力和物力資源優勢開展公開信息的利用工作

（一）利用檔案部門目前現有工作人員優勢

接待查檔利用工作是檔案館對外提供服務的窗口，是彰顯檔案館功能的重要組成部分。在此工作崗位上的工作人員，都是在檔案館工作多年，比較熟悉館藏和檔案工作各個環節的老同志。通過數據庫的檢索、實體案卷的查閱，就可以通過檔案證明為百姓解決工作生活中的困難。檔案館工作人員要利用在檔案工作中積累的檢索和查閱經驗，了解各行政單位的具體職能，進一步熟悉移交的公開信息，在為公眾提供檔案利用服務過程中，主動提供政府公開信息的利用服務。

（二）利用查閱者的資源優勢

到檔案館利用檔案的公眾群體與到圖書館閱覽的公眾群體的利用需求是截然不同的，前者是因為遇到各種困難或問題，而后者純屬娛樂消遣或學術研究；前者對政府公開信息的利用是非常有針對性地，而后者到圖書館對公開信息的利用需求就會很低。因此檔案館要抓住利用者的心理特點，針對不同的利用需求，對政府公開信息的利用進行有效提示，使公眾對政府公開信息工作盡快認識，真正發揮公開信息的作用。

（三）利用檔案館物力資源優勢

檔案館有豐厚的物質資源——檔案，可以作為政府公開信息必要的補充，使利用者可全方位、多角度的在檔案館尋找到自己有用的信息。而且檔案館具有比較先進的查詢網絡體系，可以進行網上預約、電話代查等項服務。各檔案館的查閱大廳也都配有供利用者使用的電腦、觸摸屏、飲水機等設備，使利用者可以在較為舒適的環境中查找所需要的信息。

總之，隨著“政府信息公開條例”的頒布與實施，檔案館進一步走入公眾的視線，作為檔案人如何能抓住機遇，推動檔案工作的發展，做好公開信息的利用工作，使之真正成為服務民生的一項重要措施，是對我們的挑戰和需要進一步深思的問題。

作者單位：北京市平谷區檔案館