“跨學科、跨領域、跨機構”科研項目電子文件歸檔探析

吳春明

摘要：本文在分析跨學科、跨領域、跨機構科研項目電子文件歸檔存在問題和原因的基礎上，提出電子文件歸檔的策略，為新形勢下“三跨”科研項目電子文件歸檔提供具有可操作性的歸檔措施。

關鍵詞：科研項目電子文件歸檔

隨著科研活動日益社會化、信息化，科研項目呈現出向跨學科、跨領域、跨機構（簡稱“三跨”）的趨勢發展。與傳統科研項目檔案相比，“三跨”科研項目檔案具有含金量大、產生的源頭多、時間跨度長、空間跨度大、涉及的人員復雜、及時歸檔和同步利用的矛盾格外突出等特點。做好相關電子文件歸檔，是保障項目檔案完整性的需要，是解決歸檔與同步利用及資源共享矛盾的需要，也是今后產研轉化的需要。傳統科研檔案歸檔時間、歸檔流程和歸檔方法已難以滿足實際需求，需要我們探索新的歸檔方法和流程。

一、“三跨”科研項目電子文件歸檔存在的問題

“三跨”科研項目電子文件歸檔包括對原生電子文件（內容、相關元數據）和再生電子文件（包括數字化紙質文件）的歸檔。與傳統科研組織形式的科研項目比，“三跨”科研項目具有周期長、參與機構多、地域分散、學科和領域跨度廣等特點，其電子文件歸檔存在以下三個問題：

（一）項目電子文件保管分散

“三跨”科研項目涉及的學科、機構、領域、人員多，這些不同源頭而又圍繞同一項科研活動產生的檔案構成了“三跨”科研項目的全部檔案。對中國科學院“三跨”項目進行調研發現：20個項目涉及20個依托單位、57個參加單位、12個地區和43個學科[1]。同時，從項目的申請、立項、科研過程、項目結束到獎項申請，涉及的人員多，包括項目（課題）負責人和參加人、專家咨詢人員、項目管理人員和財務管理人員等，導致項目電子文件源頭多，保管分散，如項目申請文件、立項文件、合同文件、階段驗收文件、結題驗收文件等項目管理性文件保存在項目主管部門、依托單位和各參加單位的管理部門；設計文件、實驗記錄、技術報告等科研過程文件則保存在各參加單位項目組中；關鍵技術配方、工藝參數等則保存在不同參加單位的科研人員手中。

（二）項目電子文件歸檔率低、完整性差

完整性包括兩個層面的含義：一是項目形成的電子文件和其他形式的相關文件（非電子文件）數量齊全；二是每一份電子文件的內容與元數據信息完整?！叭纭笨蒲许椖康碾娮游募w檔率普遍很低、完整性差，處于嚴重的流失狀態。有的僅僅打印成紙質文件進行歸檔，但其中大量電子文件根本無法以紙質文件的形式脫機保存；有的根本沒有進行電子文件歸檔，任其散失在各處；有些項目雖然移交了電子數據，但相關的元數據并沒有一并歸檔。在對中國科學院20個“三跨”科研項目的調研表明電子文件的歸檔率普遍偏低?！叭纭表椖恐芷谳^長，一般需要3-5年，其產生的科研項目電子文件分散保存于各參加機構的不同人員的個人計算機和其他科研設備中，很容易造成電子文件的散失。同時，有的科研人員認為這是自己的研究成果，不愿意交出相關檔案；還有的認為科研結果的相關檔案上交即可，相關過程檔案不用歸檔等；有的仍然以紙質文件歸檔的方式對電子文件進行歸檔。造成的結果是：有的科研項目只有立項批文，沒有立項合同；有的科研課題只有申請材料，而沒有成果鑒定材料；有的缺少技術配方、工藝參數、關鍵數據等核心文件；有的缺少科研過程中產生的實驗數據、測試技術等過程性文件；有的僅僅把電子文件的內容歸檔，而缺少相關的反映文件背景的元數據。科研項目電子文件這種歸檔狀況使科研檔案的完整性大打折扣，也對當前和今后的利用、產研轉化及長期保存帶來不利影響。

（三）項目電子文件可讀性差

電子文件的可讀性是其存在和保存價值的基礎。電子文件類型和格式的多樣性、對軟硬件及運行環境的依賴，給保障其可讀性帶來了挑戰?！叭纭笨蒲许椖侩娮游募N類復雜、格式多樣，既有文本文件、數據文件，也有圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音（或音頻）文件、程序（命令）文件，還有多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等，而每一種類型均具有許多格式，有的甚至多達幾十種、近百種，個人或機構獨自定義的個性化格式也很常見。每種格式的電子文件特點和元數據都不一致。有的多種格式并存歸檔，有的直接轉化成紙質文件進行歸檔，有的僅僅歸檔電子文件內容而沒歸檔相關的元數據等，這些都導致項目電子文件可讀性極差。

二、“三跨”科研項目電子文件歸檔存在問題原因分析

“三跨”科研項目電子文件歸檔存在以上問題有其特有的原因，具體來說包括以下三個方面：

（一）缺乏針對“三跨”科研項目的頂層設計和電子文件歸檔管理通用軟件

“三跨”科研項目由于涉及的單位多，相關單位各有自己的電子文件系統，科研過程中還用到專用的設備，產生的電子文件在各自的系統中流轉，相關的運行環境、依賴的軟件、文件的格式各不相同。相關項目在項目之初對電子文件的歸檔制度、歸檔時間、歸檔流程、歸檔方法和電子文件歸檔管理通用軟件等的頂層設計考慮不足，甚至沒有考慮，往往項目結束了，相關的電子文件還分散在不同的系統，甚至存儲于個人電腦中。對于涉及數個甚至數十個單位、研究周期長的“三跨”科研項目來說，一旦沒做好頂層設計，就無法做好相關電子文件的歸檔工作。

（二）缺乏針對“三跨”科研項目具體可操作的歸檔流程和過程監管

“三跨”科研項目電子文件的歸檔流程應該實現從文件設計、生成、流轉到館藏檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。這一流程應該跟“三跨”科研項目流程相符，能夠實現實時歸檔、定期歸檔和同步利用，保證每一階段、每個環節的電子文件都及時歸檔，這樣既保障電子文件的相關特性，又能滿足項目人員頻繁利用和共享資源的需求；同時，這一流程應該操作簡便，能讓相關人員很容易掌握相關技能并實施歸檔?！峨娮游募w檔與管理規范》（中華人民共和國國家標準GB/ T18894-2002）和國家檔案局發布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）對電子文件歸檔有一定的描述，但沒有具體針對“三跨”科研項目這樣電子文件情況復雜的具體可操作的歸檔流程和過程管理。目前有的電子文件歸檔流程更多的是針對比較規范的文書電子文件，無法滿足“三跨”科研項目的需求。沒有相應的流程，無法對電子文件進行全程管理，無法把握好相關環節，很容易造成電子文件的失控，使得電子文件的真實性、完整性、有效性得不到保障，甚至造成電子文件的散失。endprint

（三）缺乏對“三跨”科研項目電子文件歸檔的制度保證

“三跨”科研項目各參與機構和人員在任務設定時更多的是針對項目研究，重視項目成果，而在檔案職責方面設定很少，只是作為一個附加的職責，沒有把歸檔工作列入崗位職責，檔案工作做得好與壞對工作業績、職務晉升和項目獎項申請沒影響，這很容易造成相關人員對歸檔工作不夠重視，甚至根本不重視；同時，這是一個因特定任務臨時組建的團隊，并不隸屬于某一個單位，項目完成，團隊即解散，對相關人員的約束力不夠；另外，各單位雖有針對本單位相關的科研項目歸檔制度，但是缺乏針對“三跨”科研項目的制度保證，獎勵（懲處）力度不夠。除了制度方面，相關人員檔案意識薄弱。很多人是兼職檔案員，缺乏系統的檔案專業知識，對“三跨”科研項目檔案的價值及其對國家科學發展所起的作用沒有足夠的認識；一些科研人員認為這是自己研究出來的，應該是屬于自己的財產，應該保護其產權；還有一些科研人員出于同行競爭評職稱、評獎等利益驅動的需要，怕上交后泄露核心材料，不愿意把相關檔案移交給科研管理部門或檔案館，就算因為規定而不得不移交，也僅僅移交非關鍵材料，而把原始核心材料留在自己手里。

三、做好“三跨”科研項目電子文件歸檔的措施

針對“三跨”科研項目電子文件存在的問題和原因，筆者認為做好相關歸檔工作有以下措施：

（一）頂層設計，標準先行

做好頂端設計可以使“三跨”科研項目電子文件歸檔工作標準化，并利于日后數據的對接和交換。第一，相關系統設計、歸檔制度和辦法及相關元數據標準應以國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）和《科學技術研究檔案管理暫行規定》（1987-3-20日）及《電子文件元數據標準》等通用標準為基礎。第二，應結合“三跨”科研項目的特點和依托單位的實際情況，確定歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求、歸檔流程等。第三，應充分利用依托單位現有的OA系統設計相應的電子文件歸檔管理通用系統（模塊），這樣能夠節約系統開發時間成本和費用，更重要的是能夠更好地對在OA系統中產生的“三跨”科研項目電子文件進行歸檔。這一系統（模塊）應該能滿足對“三跨”科研項目中產生的一些常見的電子文件（包括元數據）進行歸檔；而對一些特殊格式的文件，則應該能轉化為通用型電子文件在系統中進行歸檔；無法轉換的則將文件與軟件一同打包保存。第四，在進行設計時，應兼顧跟檔案館電子文件接收系統的對接。如中國科學院的“三跨”項目，可以依托現有的ARP系統，根據項目的特點，對系統進行改造，使之能夠滿足對項目電子文件內容及元數據的歸檔，并將電子文件預歸檔等流程環節嵌入進去；同時，考慮跟中國科學院檔案館接收進館相關系統的對接，避免系統依據標準不一致，日后無法接收進館。

（二）將過程管理嵌入到項目流程中

隨著項目的展開，電子文件不斷在各業務流程中生成，且逐漸增多，應將過程管理嵌入到項目流程（項目立項-項目研究-中期檢查-項目結題-獎項申報-產研轉化）中。首先，應充分利用“集中統一管理制度”、“三納入、四同步”制度，將過程管理納入項目流程的各個環節，依靠行政干預，做到有章可循。其次，依據“檔案部門對建檔工作的監督、指導、審查制度”、“課題負責人歸檔責任制”加大指導力度，明確項目主管部門、依托單位、各參加單位的歸檔職責，嚴格標準，規范管理，確保項目檔案工作與項目進程同步，確保文件材料的質量，確保檔案的完整、安全保管和有效利用。第三，依照“歸檔分工制度”，建立“檔案館人員-檔案室人員-項目兼職檔案員”工作鏈，相關人員在項目實施過程中各司其職、緊密協作并及時溝通，把控好項目中的每一環節，將發現的問題反饋至相應環節的責任人。

（三）采用邏輯歸檔和物理歸檔相結合的歸檔方式，建立歸檔流程

“三跨”科研項目由于周期長、產生電子文件的源頭多，等到項目完成后再進行歸檔容易導致項目檔案不完整和相關電子文件的元數據缺失，可以采用邏輯歸檔和物理歸檔相結合的歸檔方式，建立適合于“三跨”科研項目的歸檔流程（見圖1歸檔流程圖）。所謂邏輯歸檔，是指將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。[2]在“三跨”科研項目開展過程中，電子文件一經生成定稿即進行邏輯歸檔。邏輯歸檔也是一個預歸檔的過程，能夠解決歸檔與利用的矛盾。所謂物理歸檔，是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。[3]物理歸檔時檔案部門不強求原機構刪除機構系統內已經移交的電子文件，其歸檔方式與傳統的紙質檔案歸檔類似，其優點是減輕電子文件形成機構的文件管理負擔，電子文件的安全和利用得到加強。邏輯歸檔和物理歸檔相結合的歸檔方式既有利于保持電子文件的完整性和真實性，又可以保持電子文件的長期可讀性，也方便項目相關人員對檔案信息的頻繁查考利用和資源共享，解決了歸檔與利用之間的矛盾。

（四）加強宣傳、增強相關人員的檔案意識

檔案部門要不斷進行宣傳，增強相關人員的檔案意識，從“要我歸檔”變成“我要歸檔”，積極主動的做好科研項目材料的積累和歸檔工作。首先，要強調“三跨”項目投資金額巨大，相關檔案含金量高，關系到國家科技發展的歷史記錄和日后的產研轉化；其次，要強調電子文件及時歸檔的重要性，是信息時代資源共享的重要基礎；第三，宣傳科研項目檔案是國家科技資源儲備的一種重要形式，是自己作為科研人員進行科研活動產生的成果，屬于國家所有，而不是個人所有；第四，歸檔能更好地保護知識產權，而不是使知識產權受到侵犯。

綜上所述，對“三跨”科研項目檔案情況的調研結果為我們敲響了“三跨”科研項目電子文件歸檔的警鐘。信息技術日新月異，人們對信息利用服務的要求也越來越高。無論從“三跨”科研項目的大投入、檔案的高含金量，還是從資源共享利用和今后的產研轉化來看，做好相關電子文件的歸檔工作都迫在眉睫。如果不抓住時機，盡快建立健全“三跨”科研項目電子文件的管理體系，改進歸檔流程、歸檔方法，提高歸檔效率和歸檔質量，那么，對我國科研歷史的記錄和國家科技的強大將造成無法彌補的重大損失。

注釋：

①中國科學院院政研會行政管理分會檔案工作研究組對創新三期重大項目檔案情況調研結果

作者單位：中國科學院檔案館endprint