基于RFID技術的檔案文獻智能管理系統優勢分析

唐相平

RFID（無線射頻識別技術）是一種非接觸式的射頻識別方式，是自動識別技術在無線電技術方面的具體應用與發展，它通過非接觸和非線性可見的方式傳送標識資料，以達到物體身份識別的目的。其基本思想是，通過采用一些先進的技術手段實現人們對各類物體在不同狀態（移動、靜止或惡劣環境）下的自動識別和管理。經過十幾年的發展，RFID技術不斷成熟，已在各行各業得到了廣泛的不同程度的應用，在檔案管理上的應用已成為大勢所趨。近年來，許多發達國家的檔案管理早已大規模采用基于RFID技術的檔案文獻智能管理系統，且每年以30%以上的速度增加。

1 系統原理

1.1 設計原則。檔案文獻智能管理系統就是利用RFID技術，專門針對現有檔案文獻管理方式落后、檔案文獻管理人員工作量大等情況，在進行設計時，遵循如下幾個原則。

1.1.1 實用性和易用性。檔案文獻智能管理系統始終貫徹面向應用，注重實效的方針，堅持以實際需求為核心，注重數據流的自動處理和分析。

1.1.2 先進性和成熟性。檔案文獻智能管理系統采用先進的概念和方法，憑借一體化的RFID產品鏈，提供一套成熟、可行、低成本的RFID應用方案。

1.1.3 開放性和標準性。檔案文獻智能管理系統整體使用標準化的通訊方式，并將軟件接口及協議公開，允許其他應用軟件的接入、調整、使用，從而使系統具有開放性。

1.1.4 可靠性和穩定性。檔案文獻智能管理系統從方案結構、技術措施、設備性能、系統管理、技術支持以及維修能力等方面著手，達到最大的平均無故障時間。

1.2 運行原理。檔案文獻智能管理系統是基于RFID技術，應用無線射頻，以非接觸、無視覺、可靠性高的方式傳遞特定識別信息的網絡系統。簡而言之，就是在一定距離內，只需要通過識讀器讀取實物電子標簽上的數據，并根據需求進行相應的處理。

檔案文獻智能管理系統以RFID中間件為媒介，將先進的RFID技術和檔案文獻管理方法有機結合，為檔案文獻管理提供了十分有效的技術手段，有效地提高了檔案文獻管理的效率、簡化了檔案文獻管理的流程、降低檔案文獻管理人員的勞動強度，并在提供更加便利快捷的檔案文獻借還、查詢等服務的同時做到對讀者信息和借閱檔案文獻的雙重（數據庫和檔案文獻標簽芯片）記錄。

1.3 系統拓撲圖。下圖是檔案文獻智能管理系統的拓撲圖。圖中上面兩個箭頭表示聯網方式，下面兩個箭頭表示離線方式。

從上圖可知，檔案文獻智能管理系統中檔案管理人員工作站和自助借還機是和數據庫服務器處于聯網模式，一旦斷網這些設備將停止服務；移動式盤點車和便攜式點檢儀采用離線方式工作，通過數據庫自動同步的方式與數據庫服務器交換信息；安全檢測門則是一個獨立工作的設備，它檢測通過安檢門的檔案文獻所貼的電子標簽中的安全標識位。一旦發現安全標識位無效，就會觸發語音和聲光報警信號。

2 技術優勢

從上世紀八十年代直至目前，國內檔案文獻自動化管理系統普遍采用“安全磁條+條形碼”的技術手段，以安全磁條作為檔案文獻的安全保證，以條形碼作為檔案文獻的身份證，來解決檔案文獻管理中的一些問題。但是，經過多年來的使用，我們發現條形碼技術還存在幾個方面的缺陷。一是由于條碼識別采用的是平面光學原理，光學讀頭在一個空間平面內一次只能讀取一個條碼，讀取效率較低下。二是條碼抗污染和耐久性差，常因為折損和污染，導致條碼讀取過程存在無法識別的情況。三是一般一維條形碼的容量是50Bytes，二維條形碼最大的容量也只有2字符至3000字符，由于條形碼的結構原理決定了其本身所承載的信息容量是有限的，所表示的信息內容單一。更因為單一的信息無法和已有的信息系統高度集成，無法形成靈活的信息處理。四是條形碼所表示的信息容易被復制和仿造，數據缺乏安全性。

與條形碼技術相比，基于RFID技術的檔案文獻智能管理設備集中了“條形碼”的優點，同時安全可靠，效率高，在未來相當長的一段時間內，滿足檔案文獻管理的發展要求。

2.1 快速處理。從長期的工作實踐經驗可知，掃描一個條形碼需要5秒鐘～7秒鐘，掃描5冊帶條碼的檔案文獻所需的時間要25秒鐘～35秒鐘。工作人員第一步是將檔案文獻打開，第二步是將條碼對準光束，第三步是等待掃描儀將數據讀取后傳輸至計算機，然后多次重復上面的動作。這樣操作不僅時間較長，還會導致檔案文獻的破損、褶皺等問題。與之相比，掃描一個RFID標簽的時間不到1秒鐘，工作人員只需不斷地將檔案文獻放在工作站讀取器上或自助借閱臺上即可。

2.2 多信息同時處理。在工作中，條形碼系統一次只能處理一個條碼，多個條碼信息的處理需要增加額外的程序或者多次重復處理。與之相比，RFID系統則可以通過其強大的防沖突功能來區分或識別在系統附近存在的標簽信息，具有同時讀取多個資料信息的功能，一般至少可以同時讀取20個RFID標簽的信息，而且最多需要1秒鐘，減少了處理數據傳輸所用的時間。

2.3 識別和防竊雙重功能。以前的條形碼技術只能用來識別資料信息，還需要另外的標簽如磁條等，來實現檔案文獻的防竊保護。而一個RFID標簽既可以實現檔案文獻的資料識別，又具有檔案文獻防竊保護功能，貼在檔案文獻上的RFID標簽都有安全編碼，可以防止檔案文獻的丟失。

2.4 實現動態數據存儲。經過授權后，RFID標簽上的數據可以隨時寫入或改寫，在正常操作時數據由軟件或硬件鎖定，以防數據丟失。這則是以往的條形碼技術所不具備的。

2.5 高效率盤庫。與傳統的盤庫所需幾周或數月時間相比，RFID技術只需幾個小時，減少了資源及時間的浪費。

3 應用優勢

隨著計算機及網絡技術的發展和廣泛應用，許多重復性工作已經由計算機來處理與控制。檔案文獻智能管理系統將RFID無線射頻識別技術和計算機技術緊密結合，可工作于各種惡劣環境，可識別高速運動中的物體，可同時識別多個物體，能夠極大地提高檔案文獻的管理與服務水平，實現對檔案文獻的更有效、更及時的管理和控制。RFID無線射頻識別技術的應用，將給現代檔案管理帶來一次劃時代的革命。

3.1 提高檔案文獻管理工作效率。與之前的檔案文獻管理系統相比，檔案文獻智能管理系統是一種更高、更先進的管理模式。它通過先進的技術，簡化人工作業，節約時間和成本，促使人力資源合理配置，幫助管理人員由低層次服務轉變為高層次服務，實現對檔案文獻的精確、輕松管理。

3.2 提升檔案文獻管理服務水平，提高服務質量。檔案文獻智能管理系統基于先進的RFID技術，高度智能化，不僅減少了人為環節以及因工作人員個人情緒所帶來的服務問題，為廣大讀者提供一個更文明、更人性化的服務環境，同時還可以滿足讀者更多、更個性化的定制服務。以自主借還為例，它的實現，一方面可以讓讀者體驗到高科技帶來的全新感受，更加方便快捷；另一方面還避免了多個讀者排隊等候，節約了他們的時間。而且，自主借還可以實現隨時隨地還書服務，使服務時間延長為包括晚上及節假日的所有時間。此外，由于RFID安全門誤報率很低，避免了讀者與管理人員之間發生爭執，融洽了相互之間的關系。

3.3 增加檔案工作者職業幸福程度。在以往的工作中檔案管理人員大多陷于諸如上架、順架等日常瑣碎的重復勞動之中。通過使用檔案文獻智能管理系統，簡單繁瑣工作大大減少，體力勞動強度也減輕很多。他們得以從以往的簡單的重復勞動中解放出來，可以有更多的時間為讀者提供更高層次的服務，而且從中獲得更高的精神愉悅感，進而提升自己的幸福程度。

（作者單位：河南省圖書館 來稿日期：2014-04-15）