組織內(nèi)部信息資源一體化管理研究

常鋒劍++黃永勤++郭艷君

［摘要］針對組織內(nèi)部圖書、情報、檔案等諸多類型的信息分管而給信息資源開發(fā)利用帶來諸多不便的問題，提出了在組織內(nèi)部實行信息資源一體化管理并設(shè)立集諸類信息資源管理為一體的信息中心這一對策，介紹了一體化管理對組織的意義并重點論述了信息中心的決策支持功能，最后對信息資源一體化管理的實施條件進(jìn)行了闡述說明。

［關(guān)鍵詞］信息資源一體化管理；決策支持功能；組織內(nèi)部

1信息資源一體化管理概述

1.1 信息資源一體化管理研究與實踐概況

理論研究上，學(xué)界雖然對信息資源一體化管理的具體模式存在爭議，但是與面向社會的公共信息相比，學(xué)界普遍認(rèn)同應(yīng)該優(yōu)先實現(xiàn)組織內(nèi)部的信息資源一體化管理［1］。國際上信息資源一體化管理的理論研究和實踐起源于上世紀(jì)60年代中期，我國相同領(lǐng)域的初步研究起始于上世紀(jì)80年代中期，而國內(nèi)的研究熱潮從本世紀(jì)初開始一直持續(xù)至今，研究視角從初期的圖書、情報或圖書、檔案一體化管理逐步走向圖書、情報、檔案乃至更大范圍內(nèi)信息資源的一體化管理。綜觀國內(nèi)核心期刊上發(fā)表的相關(guān)研究文獻(xiàn)，筆者發(fā)現(xiàn)已有研究幾乎全部集中在信息資源一體化基礎(chǔ)理論上，研究也多是對一般意義上的信息資源一體化進(jìn)行探討。專注于在組織內(nèi)部推行信息資源一體化管理并研究其對組織影響的研究文獻(xiàn)還比較欠缺。

實踐層面上，我國組織內(nèi)部信息資源一體化管理還處于起始階段，實行內(nèi)部信息資源一體化的組織不多，并且已經(jīng)實現(xiàn)了的一體化管理的層次也不高，沒能充分發(fā)揮信息資源一體化管理的積極作用。因此，本文著眼于信息資源一體化管理在組織中的應(yīng)用的積極意義和操作要求。本文所指代的組織主要包括政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、非營利機(jī)構(gòu)等。而考慮到具體實踐情況，主要是指大型組織。

1.2 信息資源一體化管理的含義

信息資源一體化管理即在尊重圖書、檔案等各類信息各自特點的前提下，建立一個集各類信息資源開發(fā)、利用為一體的信息資源服務(wù)體系，使各類資源能夠有效兼容、優(yōu)勢互補(bǔ)，并使其規(guī)模化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，為用戶提供一站式、集成化的信息服務(wù)。換言之，信息資源一體化管理要求：一不否認(rèn)各類信息的特點，不混為一談；二盡可能找出它們的契合點，加以整合、方便利用［2］。

組織為實現(xiàn)內(nèi)部信息資源一體化管理的有效措施是設(shè)立信息中心，信息中心對各類信息進(jìn)行既分散又集中的管理。

（1）“分散”管理，一是指各類信息資源管理時尊重自身的管理原則。例如，圖書仍然按照《中國圖書館分類法》分類，有序存放在書庫的書架上并進(jìn)行開架式管理；檔案依然按照全宗原則分類并實現(xiàn)閉架式管理。二是指各類型實體資源的存放要實現(xiàn)物理隔離，避免資源類型混淆給其他工作帶來不便。如圖書室有構(gòu)建館藏的需要，而檔案室的檔案保存一定期限后需要移交相應(yīng)的檔案館，圖書、檔案等實體資源的混淆保存的方式既不利于圖書室館藏的構(gòu)建，也不利于檔案室日后的檔案移交工作。可以說，此處的“分散”主要指的是信息資源載體的分散管理。

（2）“集中”管理是指各類資源被認(rèn)定為一個統(tǒng)一的整體，不因外在類型差別而割裂信息之間的聯(lián)系。為達(dá)到統(tǒng)一管理的目的，各類信息在建設(shè)各自的數(shù)據(jù)庫時，數(shù)據(jù)要能互相兼容，并建立一個涵蓋各庫每條信息的目錄數(shù)據(jù)庫以方便檢索。系統(tǒng)允許用戶既可分庫檢索信息，又可統(tǒng)一檢索，一次查找所有資源庫里的相關(guān)資源，并能按用戶需求的特定的排序方式輸出。而此處的“集中”主要是指信息資源內(nèi)容的集中管理。

2組織內(nèi)部信息資源一體化管理的意義

2.1 有利于組織整合信息資源，改善信息服務(wù)質(zhì)量

在圖書、檔案等不同類型的信息資源完全分開管理的情況下，信息管理員只對自己負(fù)責(zé)的一類信息展開組織、檢索、整理工作。圍繞某個主題的信息檢索僅從一類資源中找到的信息往往是不完善的，而為了較高的查全率，需求者必須到各個分管部門查找可供利用的所有信息類型。如圖1所示，用戶的信息需求必須按照其載體類型分解為圖書信息需求、檔案信息需求、網(wǎng)絡(luò)信息需求等，接著分別檢索各類信息庫，得出相應(yīng)結(jié)果，并把這些零散的信息進(jìn)行匯總得到“相關(guān)信息集合A”。而在一體化管理中，用戶只需要通過統(tǒng)一檢索，便可得到一站式的信息服務(wù)。如圖2所示，用戶只需要對集成信息庫檢索一次就可以得到“相關(guān)信息集合B”，集合A和集合B相比較，A是由用戶自己匯總各類信息檢索結(jié)果手工完成的，而B是由系統(tǒng)自動完成的。前者提供的信息服務(wù)是零散的，需要用戶匯總；而后者提供的信息服務(wù)相對比較集成，在必要的情況下用戶還可以求助信息中心工作人員對檢索到的信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工整理。一體化管理后，組織內(nèi)部的各種信息資源得到了有效整合，且提供的信息服務(wù)質(zhì)量也有所提高。圖1各類信息資源分開管理時滿足用戶信息需求的過程

2.2 有利于組織減少重復(fù)勞動，提高信息服務(wù)效益

各類型信息資源分管時，經(jīng)過多次檢索，才能滿足用戶所需的信息需求。而一體化運營中，一次檢索即能滿足需要。比較圖1和圖2，可以發(fā)現(xiàn)一體化后的信息服務(wù)過程比分管時少了“需求分解”和“結(jié)果匯集”這兩個步驟。且“檢索過程B”“結(jié)果輸出B”與“檢索結(jié)果A”“結(jié)果輸出A”相比都有原來的多次變?yōu)?次。這些精簡的過程多屬于低層次、重復(fù)性勞動，能節(jié)約大量的人財物成本。圖2信息資源一體化管理后滿足用戶信息需求的過程

2.3 有利于推動組織內(nèi)部信息資源的共建共享

信息具有社會屬性，理應(yīng)成為組織的公共財富，為組織成員所共享［3］。一體化管理是信息資源共建共享的基礎(chǔ)，而信息資源共建共享則是一體化管理的目的和歸宿［4］。信息中心通過集中管理并進(jìn)行有效的整合各部門收集到信息，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布公示，當(dāng)某部門需要其他部門的信息時，可自行在信息中心的發(fā)布資源庫中獲取。由此可見，信息資源一體化建設(shè)對于消除組織內(nèi)部信息資源重復(fù)建設(shè)和資源封鎖現(xiàn)象，強(qiáng)化各部門之間協(xié)同有著明顯的積極作用［5］。

2.4 有利于增強(qiáng)組織的決策的科學(xué)性與合理性

組織內(nèi)部信息資源一體化管理最大的意義并不是上述3方面，而是其決策支持功能。長期以來，組織在決策過程中獲取信息有兩種傾向：一是依賴組織內(nèi)部的信息，對外部信息的收集比較欠缺；二是直接外包給社會上的信息咨詢公司，但咨詢公司對組織內(nèi)部情況難以全面把握，提供的信息難免不盡其用。而信息中心卻能在保證信息收集全面的同時，有對信息進(jìn)行深度加工，較好地滿足了組織決策支持的需要。鑒于決策支持功能在本文中的重要地位，筆者將此部分單獨列出，詳細(xì)內(nèi)容參見第4部分。

3信息資源一體化管理的決策支持功能

3.1 決策支持服務(wù)概述

在科技、市場、需求信息快速變化的今天，組織在決策時需要考慮的因素更復(fù)雜，做出科學(xué)合理的決策也更困難。決策支持就是一項致力于為決策提供最大程度的全面、及時、科學(xué)參考信息的活動。確切地講，決策支持信息服務(wù)是指在組織中提供相關(guān)信息以幫助決策者就某個特定問題或需求形成某種決定，從而提高決策的科學(xué)性和規(guī)范性的活動［6］。

決策支持服務(wù)可根據(jù)其提供的信息分為兩層次，一是廣泛收集、未經(jīng)加工處理的低層次服務(wù)，二是憑借先進(jìn)技術(shù)和智力勞動對廣泛收集到的信息進(jìn)行篩選、分析、集成后形成針對某個特定問題的綜合參考咨詢服務(wù)。通常所指的決策支持服務(wù)是第二種高層次的服務(wù)［6］［7］］。

3.2 一體化管理能增強(qiáng)決策支持功能的原因探析

提供決策支持服務(wù)有兩個前提條件：一是占據(jù)大量與決策相關(guān)的信息，二是有高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)藛T對信息進(jìn)行整合。決策支持提供服務(wù)的過程就是把與決策問題相關(guān)的各種類型信息進(jìn)行由少到多的全面聚積和由多到少的深入加工的過程。首先，從占據(jù)信息資源方面講，信息中心對信息資源的占據(jù)時多維度的、全面的，掌握著組織內(nèi)部各類型信息、各部門產(chǎn)生的信息和對組織有用的外部信息。其次，從集成服務(wù)方面講，信息中心有高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)藛T，在占據(jù)大量信息有用的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對信息進(jìn)行篩選、加工、集成，能夠提供高質(zhì)量的決策支持服務(wù)。

3.3 決策支持信息服務(wù)流程

如圖3所示，在組織領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策時，首先把決策的問題與信息需求告知信息中心。信息中心以該問題為中心，檢索信息資源庫（主要包括圖書、檔案、已收集到的相關(guān)情報、購置的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)公開信息等），找出對決策制定有參考作用的內(nèi)外部信息。然后對檢索到的信息進(jìn)行篩選、分析、組織，最終形成一份針對該問題的高質(zhì)量參考咨詢報告。報告由信息中心交由組織決策層，為其做出更科學(xué)合理的決策提供支持。需要指出的是，在瞬息萬變的外部環(huán)境下，決策支持過程所用時間越少，決策建議越能及時有效。在決策的執(zhí)行過程中，有時難免因社會環(huán)境的變化而需重新修訂決策方案，這時必須重復(fù)決策支持的流程，這也是決策支持信息服務(wù)持久性的表現(xiàn)。圖3決策服務(wù)流程圖

3.4 信息中心在組織中的定位

鑒于信息中心在組織決策支持過程中的重要作用，有必要對信息中心進(jìn)行重新定位。傳統(tǒng)的圖書室、檔案室等是組織的附屬機(jī)構(gòu)，而由這些附屬機(jī)構(gòu)整合而來的信息中心發(fā)揮決策支持作用，毫無疑問應(yīng)該被視為組織的重要甚至核心部門。

組織高層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識并挖掘信息中心在決策、日常運行中信息支持作用，并為其能提供更多更高質(zhì)量的信息服務(wù)提供必要的人財物投入。在組織信息資源一體化管理中，建議設(shè)立CIO（信息主管）職位具體負(fù)責(zé)信息中心管理工作。CIO要由信息素養(yǎng)高、技術(shù)強(qiáng)、經(jīng)驗豐富的復(fù)合型信息人才擔(dān)任，直接對組織高層負(fù)責(zé)，以確保信息中心提供更好的信息服務(wù)并被最大限度地得到利用。

4組織內(nèi)部信息資源一體化的實施條件

4.1 充足的信息資源是基礎(chǔ)

信息資源一體化管理的目的是充分發(fā)揮各類信息資源的互補(bǔ)作用，而充足的可利用信息資源是基礎(chǔ)。沒有充足信息資源的信息一體化管理是無根之木、無源之水。因此，組織在積累并保存信息資源上要下大工夫，一方面對組織內(nèi)部產(chǎn)生的文書、檔案、資料等資源進(jìn)行系統(tǒng)、全面的保存，另一方面要及時從外界補(bǔ)充相關(guān)圖書、期刊等，有條件的組織還可以購買與自身密切相關(guān)的電子數(shù)據(jù)庫等，并積極從網(wǎng)絡(luò)公開資源等渠道收集對本組織有情報價值的信息。

4.2 領(lǐng)導(dǎo)的重視支持是關(guān)鍵

高效益的信息服務(wù)需要大量的人財物投入并對各種利益關(guān)系進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。如一體化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，原來檔案室、圖書室工作人員在新機(jī)構(gòu)的職位高低、利益分配等。這些問題單靠部門內(nèi)部自己協(xié)調(diào)是難以解決，必須依靠組織高層強(qiáng)有力的推動和充足的資金、技術(shù)的支持。此外，組織高層應(yīng)采取必要措施提升組織成員信息意識和信息素養(yǎng)，使組織成員養(yǎng)成良好的信息行為。

4.3 高素質(zhì)人才隊伍是核心

各類信息資源一體化管理是一個涉及多領(lǐng)域知識、多學(xué)科內(nèi)容的系統(tǒng)工程，需要多領(lǐng)域人才通力協(xié)作方能保證各類資源的最優(yōu)整合。首先，信息中心要做好相應(yīng)分工，具體環(huán)節(jié)的責(zé)任人做好自身專業(yè)素質(zhì)建設(shè)。其次，信息中心要做好團(tuán)隊建設(shè)，做到協(xié)同合作，知識結(jié)構(gòu)的平衡。在一體化管理中，信息中心人員不僅要熟練掌握本領(lǐng)域知識，而且能熟悉一般管理學(xué)、控制論、系統(tǒng)論等知識，方便交流協(xié)作并能從整體上把握系統(tǒng)特點便于維護(hù)，確保整個系統(tǒng)的正常運行。最后，信息中心必須打造一支高質(zhì)量的參考咨詢?nèi)瞬抨犖椋瑓⒖甲稍內(nèi)藛T是對檢索到的信息進(jìn)行再整合以提供高質(zhì)量集成信息服務(wù)的復(fù)合型人才，應(yīng)熟悉信息資源管理的各項工作并積極響應(yīng)用戶需求。

4.4 先進(jìn)的信息平臺是保障

確保一體化管理的順利實施，信息平臺的建設(shè)是必不可少的。硬件上，合理配置計算機(jī)設(shè)備、系統(tǒng)搭建網(wǎng)絡(luò)平臺、完善紙質(zhì)文件數(shù)字化設(shè)備等；軟件上，要求對整合平臺的投入和二次開發(fā)、原有數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與升級、數(shù)據(jù)倉庫整合、數(shù)據(jù)挖掘和聯(lián)機(jī)分析的工具支集支持、常用商業(yè)數(shù)據(jù)和正版軟件的購買與配置等。此外，管理機(jī)制上，完善文件備份機(jī)制、安全加密機(jī)制和人員操作流程也應(yīng)納入信息平臺建設(shè)的范疇中。總之，一個優(yōu)秀的信息平臺能保證電子資源的廣泛采集、快速存取、高效集成和最優(yōu)化共享，從而為決策服務(wù)提供重要保障。

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［收稿日期］2014-04-22

［作者簡介］常鋒劍（1992—），男，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系研究生；黃永勤（1991—），男，南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系研究生；郭艷君（1990—），女，四川大學(xué)公共管理學(xué)院圖書館學(xué)專業(yè)研究生。