學(xué)校檔案管理工作研究

王先珍

【摘 要】學(xué)校檔案質(zhì)量管理是學(xué)校教育管理的一個(gè)重要組成部分，良好的檔案質(zhì)量管理方法能有效地促進(jìn)教育管理向前發(fā)展。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，對(duì)于進(jìn)一步深化學(xué)校教育改革，開(kāi)展教學(xué)教研，提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，培養(yǎng)全科和基層全面發(fā)展的優(yōu)秀人才，都具有積極的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；檔案管理；檔案質(zhì)量

一、學(xué)校檔案管理概述

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。學(xué)校檔案管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）教育性。通過(guò)檔案管理工作分析學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中的變化，及時(shí)引導(dǎo)學(xué)生揚(yáng)長(zhǎng)避短，克服不足，促使師生積極努力，奮發(fā)向上實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)。

（2）業(yè)務(wù)性。通過(guò)對(duì)檔案的記載，采取有效措施保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展。

（3）參與性。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，如各學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)人、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。充分調(diào)動(dòng)了各部門(mén)、各崗位人員相互配合、積極協(xié)作，對(duì)發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神起到了積極作用。

（4）控制性。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。

（5）研究性。通過(guò)對(duì)檔案中數(shù)據(jù)記載和分析，為探索、總結(jié)和研究教育活動(dòng)提供了有效的依據(jù)和資料。對(duì)改進(jìn)教育教學(xué)方法，提高教育教學(xué)水平起到了非常重要的作用。

二、學(xué)校檔案的收集整理

（一）收集內(nèi)容

從性質(zhì)來(lái)看有兩個(gè)方面：一是上級(jí)來(lái)文；二是本校產(chǎn)生的文件資料。本校產(chǎn)生的資料，一是反映學(xué)校整體情況，二是反映學(xué)校成員個(gè)人情況，三是反映學(xué)校教學(xué)情況。

（二）收集方法

事前收集學(xué)校的各種活動(dòng)，上報(bào)材料，事先做好收集歸檔工作準(zhǔn)備，必要時(shí)復(fù)制多份，以備歸檔利用。平時(shí)收集制定學(xué)校各種立卷材料類(lèi)目表，在日常工作中形成的凡是能當(dāng)做檔案資料用的材料要及時(shí)收集、整理、加強(qiáng)檢查，年度收集，每個(gè)學(xué)年度集中收集各種資料，并做好資料的查找、補(bǔ)漏、核實(shí)等工作。從檔案的以上收集來(lái)看，存在著如下困難：一是檔案管理工作沒(méi)有充分得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，有些單位領(lǐng)導(dǎo)甚至覺(jué)得檔案管理就是把一些檔案和文字類(lèi)材料憑證管好就行了，不需要太多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此，缺乏對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。二是對(duì)檔案管理的硬件、軟件配備不齊全；平時(shí)不注意文件資料的收集，制度不完善，到檔案利用時(shí)才知道檔案的重要性，以及影響檔案材料的質(zhì)量。

（三）檔案整理

1.分類(lèi)

按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式的不同進(jìn)行分類(lèi)，按年度問(wèn)題分類(lèi)，分為文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案。

（1）文書(shū)檔案：文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類(lèi)管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書(shū)檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來(lái)的具有完整體式和處理程序的信息材料。學(xué)校文書(shū)檔案分為黨群、行政、總務(wù)類(lèi)。

黨群類(lèi)：是上級(jí)黨委、團(tuán)委針對(duì)本單位的批復(fù)決定等，本校黨、團(tuán)計(jì)劃總結(jié)。

行政類(lèi)：上級(jí)主管機(jī)關(guān)針對(duì)本單位的通知、決定、本校行政會(huì)記錄。

總務(wù)類(lèi)：本校固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表，基建圖紙。

（2）教學(xué)檔案：教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，以文字、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料總稱(chēng)。教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理的重要組成部分。教學(xué)檔案管理的好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是反映學(xué)校教育發(fā)展與改革的歷史進(jìn)程的主要依據(jù)之一。學(xué)校教學(xué)檔案分為教學(xué)、學(xué)籍、學(xué)績(jī)、其它類(lèi)。

教學(xué)類(lèi)：校歷、班務(wù)日志、教學(xué)計(jì)劃。

學(xué)績(jī)類(lèi)：各科成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、運(yùn)動(dòng)會(huì)秩序冊(cè)。

學(xué)籍類(lèi)：學(xué)生花名冊(cè)、錄取簡(jiǎn)明登記表。

其它類(lèi)：攝制教學(xué)工作的錄像帶、教學(xué)課件。

（3）會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。學(xué)校會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、賬簿、憑證類(lèi)。

報(bào)表類(lèi)：季度、年度報(bào)表。

賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬。

憑證類(lèi)：記賬憑證。

2.立卷

按照材料的自然形成規(guī)律，保證材料之間的歷史聯(lián)系，按照材料的價(jià)值，正確劃定保管期限。卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)材料的排列要系統(tǒng)化，以反映材料之間的聯(lián)系，便于利用和保管，具體可按時(shí)間、問(wèn)題、作者、重要程度等排列，也可靈活掌握，結(jié)合適用。編目上架。編制卷內(nèi)目錄，案卷目錄和標(biāo)題是揭示卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線(xiàn)索。

三、學(xué)校檔案的保管與質(zhì)量管理的要求

檔案的價(jià)值是保管的依據(jù)。檔案的參考，作用等的大小來(lái)鑒定檔案的存放價(jià)值。但檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切的關(guān)系。學(xué)校的文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制移交清冊(cè)，在學(xué)校機(jī)關(guān)綜合檔案存放，以先文書(shū)后教學(xué)再會(huì)計(jì)的順序給檔案柜統(tǒng)一編號(hào)。10年以上的永久檔案移交上級(jí)檔案館統(tǒng)一保管，本校保存移交清冊(cè)，對(duì)再無(wú)保存價(jià)值的檔案造冊(cè)銷(xiāo)毀，領(lǐng)導(dǎo)簽字后方能銷(xiāo)毀。檔案的利用。為了解決不斷增長(zhǎng)的大量檔案與利用者對(duì)檔案特定需要之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案的作用，必須編制各種檢索性目錄，如檔案目錄，分類(lèi)目錄等。建立檔案借閱登記，利用效果登記簿，并認(rèn)真填寫(xiě)，搞好檔案的保密工作。在做好以上工作的同時(shí)，我們需要持續(xù)提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，并完善各項(xiàng)檔案管理設(shè)施。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)水平的高低直接決定著單位的檔案質(zhì)量。為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，首先，必須要清醒的認(rèn)識(shí)到自己的檔案管理水平直接影響著單位檔案質(zhì)量，因此，在平時(shí)要注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，通過(guò)單位培訓(xùn)和自學(xué)等手段提高自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，通過(guò)與同行的交流和互相學(xué)習(xí)來(lái)加強(qiáng)對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的處理能力。其次，要把檔案利用的價(jià)值作為檔案工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，要通過(guò)檔案的質(zhì)量管理來(lái)更好地為學(xué)校教育教學(xué)和科研服務(wù)。然后，檔案管理人員需要時(shí)常將向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報(bào)，并通過(guò)檔案分析提出一些對(duì)學(xué)校當(dāng)前教育教學(xué)中存在的問(wèn)題解決方法，讓領(lǐng)導(dǎo)從思想上認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，從而從行動(dòng)上對(duì)檔案管理工作給予理解和支持。最后，良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。從事檔案管理工作的人員必須具備良好的政治思想素質(zhì)。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。

四、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問(wèn)題的步驟

現(xiàn)階段，檔案管理工作確實(shí)有很多不如人意的方面。主要表現(xiàn)在有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠、檔案管理設(shè)施不足、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高、資料的收集、整理；檔案制度不完善等。如何切實(shí)解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問(wèn)題要從如下方面開(kāi)展好工作。

（1）分析現(xiàn)狀，查找問(wèn)題。檔案管理人員要自覺(jué)樹(shù)立檔案質(zhì)量管理意識(shí)，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研等各環(huán)節(jié)都要不定期進(jìn)行檢查和自查。分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問(wèn)題的主要原因，及時(shí)找出影響和制約檔案質(zhì)量的因素。

（2）制定計(jì)劃，組織實(shí)施。對(duì)于在檢查和自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，都要從第一步開(kāi)始，結(jié)合本單位實(shí)際情況，及時(shí)制定改進(jìn)計(jì)劃，并切實(shí)將計(jì)劃貫徹落實(shí)，不讓同樣的錯(cuò)誤再次出現(xiàn)。

（3）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)。把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類(lèi)似的問(wèn)題。

檔案的質(zhì)量管理是具有綜合性、復(fù)雜性的管理工作，從主觀(guān)和客觀(guān)上單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要樹(shù)立質(zhì)量第一的思想意識(shí)，嚴(yán)把檔案質(zhì)量的管理關(guān)，使檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生其最大化的社會(huì)效益，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用的真正價(jià)值。

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