淺談如何改善中學檔案管理工作

王巧霞

【摘 要】在一所學校中，管理工作尤為重要，而重中之重則為檔案管理工作。對此研究也成為界內所關注的熱點。對于怎樣提高學校中的工作效率以及對教育進行升級改革，中學檔案管理工作也是作為一大重點，然而這更在中學管理和教學水平標準上起著標志性作用。隨著社會的變革，技術發展的突飛猛進，中學檔案管理工作也正順應著發展的腳步不斷向前，這也使社會對于中學檔案管理工作有了更高的要求。那么我們應當如何應對、管理中學檔案管理工作，如何發現并解決中學檔案管理工作中的問題呢。筆者結合自身的工作經驗對如何改善中學檔案管理工作這一話題進行淺談。

【關鍵詞】中學；檔案管理；發現問題；改善工作

檔案是對工作經歷經驗等的一個記錄，但更是對工作的一個寫照。在記錄檔案的過程中，將中學在每個階段的工作與活動的情況予以記錄。學校通過檔案管理，把在教學、教研、科研管理等各項活動中形成的大量資料予以收集、整理、歸類、存檔，形成學校記錄發展歷程的重要信息資源。筆者結合多年的工作經驗及對當下眾多中學檔案管理的現狀，發現存在的一些弊端，通過對這些現象正面、理性的剖析，得出一些結論。

一、中學檔案管理工作的現狀

1.學校領導對檔案管理工作缺乏應有的重視

領導重視學校檔案管理工作能夠起到非常重要的作用。我國法律有明確的規定：如果一個學校中的檔案管理工作想要得到改善，學校的領導就必須對其加以重視。我國法律中也有明確的規定：學校檔案指的是從事教學、黨政管理、教研等各項活動中形成的有查考利用價值的各種圖表、文字、聲像等不同種類的歷史記錄，它包括教學檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案等等。

2.中學檔案管理人員專業化程度低

實際上，在我國中學專職檔案管理的人員并不多，所以在眾多中學檔案管理工作的人員中多數還是屬于兼職的。而且在對檔案管理人員的培訓上并不重視，其在對文書檔案、教學檔案、科技檔案等檔案的匯集整理、保管利用方面并不能熟練進行。在中學檔案管理工作方面，計算機的應用不但可以增加工作效率，還能夠開展各種個性化的服務。

3.學校檔案管理工作的規章制度不健全

作為學校方面，應當結合國家法律及自身發展情況，制定一系列有關中學檔案管理工作的規章制度。為檔案管理工作的進行及更好的進行提供標準，以使得有章可循。因此在對檔案附加價值的判斷及利用上并不能發揮其應有的作用。

4.現代化程度低

社會不斷革新，科技也在起著日新月異的變化。世界開始朝著信息化多樣化發展。而信息作為當下全球最為珍貴的財富，在各個方面都是尤為重要的。所以作為以教育為主的學校，在檔案管理方便更是要跟隨時代潮流，與社會共同發展。大多數中學的檔案儲存場所為剛剛建校時所創立，在當時年代中應用的保管箱、木頭箱等都是十分不規范的，對保管儲存起到了破壞性的作用。少數現代化的學校會應用計算機、縮微、光盤、多媒體等技術，但是這對于大多數的中學檔案管理工作而言還是有一定距離的。

二、中學檔案管理工作中的誤區

1.重硬件建設，輕軟件建設

在中學談到加強檔案管理工作，首先從硬件設施投入入手，認為加大了在硬件方面的投入，就徹底改變了檔案管理工作的面貌，對檔案管理工作水平提高沒有清醒的認識。檔案管理要真正達到高水平，其關鍵還是在于檔案管理人員的能力及素質上。可能有些人會認為只是儲存工作，沒有必要耗費資金聘請專職專業的檔案管理人員，而且許多專職的檔案管理人員其職稱并不高。作為學校，其重視往往會集中于對學生的教育方便，所以在工作人員培訓方便更多的是會集中于教師人員的培訓及學術交流上，從而忽視了對檔案管理人員的培訓，這樣一來，檔案管理人員進行學術交流、學習討論的機會便少之又少了。

2.重制度建設，輕檔案管理意識培養

眾多學校平時會忽視對檔案管理方面的要求，但在某個時期為接受上級檢查或評比，會暫時對檔案管理工作引起重視。而對于檔案管理中最為主要的，也是最基礎的則是對工作信息的匯總收集。但在學校中懂得關于檔案管理知識的人并不多，所以也就導致了學校中很多重要的信息資料并不能被儲存、丟失資料。在檔案管理工作上，僅有一套制度是遠遠不足的，最為關鍵的是在學校內的全體職工及工作人員能夠擁有一個正確的檔案管理認識，提高對檔案管理工作的重視度。要認清檔案的重要性，檔案是財富的積累，是經驗的總結。

3.重行政文件的存檔，輕教學資料的歸檔

在中學檔案管理工作中，行政文件信息是非常重要的，但對比來說，教學文件的歸檔更為重要。教學過程中形成大量的資料，這些資料多數沉積在教研室和教師的手中，時間一長往往被丟棄。

三、做好中學檔案管理工作的途徑

結合上文的分析，我們可以知道，中學檔案管理工作是一項積累財富、總結經驗的重要工作。因此對于每一所學校來說，都應當結合校內發展情況，處理好檔案管理工作。而我，作為一名中學檔案管理人員，結合自身多年的工作經驗，總結出在工作中應注意的幾點：

1.建立健全學校檔案管理部門和制度

校內應當建立獨立檔案管理場所，便于檔案的分類、匯總、儲存、利用等工作。對本校的工作信息予以保管并利用。工作中嚴格遵守校內規章制度以及國家憲法中的規定。并根據檔案管理工作的發展情況，優化校內檔案管理工作相關的規章制度。對工作方法予以規范統一、在管理工作中融入科學技術，使檔案能夠充分發揮其本身應有的作用，對校內的教學、管理等工作提供經驗。增強檔案管理工作人員的安全意識，保證不泄露、不損壞、安全保管、放變利用等。

2.創造條件逐步實現檔案管理的

檔案管理工作的現代化則是要從根本上改變工作方法，要從手工管理轉換為計算機管理。計算機管理較手工管理而言，優勢頗多，在中學檔案管理中，信息量繁雜眾多，類別也是多種多樣，若是以手工管理在進行分類匯集儲存的話，不但工作量大，消耗的時間長，對于檔案管理工作人員而言就是一件十分頭疼的工作。所以，學校方便應當想方設法匯集各種優勢為檔案管理工作制造條件，更早的使學習管理工作早日步入現代化。

3.花大力氣培養高素質人才

對于一個中學檔案管理人員而言，需要的不見僅僅是專業的能力及技術，還應當具備政治素養、道德品質、能夠掌握本單位檔案管理工作的歷史及發展情況。以便能夠開拓視野。積累經驗，蓄勢待發。

4.將檔案工作納入學校自身形象

作為精神領袖的校園，在日常管理、教學工作中都滲透著學校的教學理念、自身形象及價值觀、世界觀等。作為校園管理中的重點檔案管理工作，并非要將工作僅限于檔案管理中，而是要擴展到學校的發展。學校檔案與學校形象在某方面是有著千絲萬縷的聯系。學校如何樹立一個樂觀積極的形象、擁有一個怎樣的價值觀世界觀與學校中檔案管理工作時密可不分的。

四、結論

在日新月異的21世紀，在科技、知識等各方面飛速發展的今天，對于中學檔案管理工作有了更高的要求。檔案管理工作不僅僅是工作信息的累積，更是對無形財富的記錄、對寶貴經驗的積累。檔案管理工作也應當發揮其應有的作用，致力于學校乃至教育事業、新的時代要求新的面貌。學校管理工作應當奮力向前，追隨時代潮流，共同進步。

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