淺談電力工程財務管理中存在的問題及解決措施

邢文靜

摘要：本文針對電力工程財務管理中存在的工程財務檔案資料歸集提交不及時、管理相對分散、利用率不高等現狀，探討基于電力項目管理的工程財務檔案管理信息化建設模式，通過開發應用電力工程財務檔案管理系統，實現對電力工程財務檔案從文件資料的收集、分類、保管、鑒定、統計到編研開發利用的全流程管理，進一步提升電力工程財務竣工決算編制的規范性和及時性，從而提高電力工程財務管理集約化、標準化和規范化水平。

關鍵詞：電力工程 財務檔案 信息化

隨著電力工程建設的日益擴大，電力工程在財務竣工決算編制過程中出現了諸多問題，主要表現在以下幾個方面：文件收集不全，不符合成套性的要求、文件內容存在失真現象、工程文件歸檔范圍混亂、保管條件不符合要求、工程檔案信息資源的開發利用有待于進一步加強、財務工程竣工決算工作被動延時，間接影響竣工決算報表編制質量和效率等等。電力工程檔案管理亟需利用現代的信息化手段，更快速地對檔案進行檢索，實現以工程文件、檔案為依據對工程財務竣工決算編制過程進行有效支撐。

一、建立電力工程財務檔案管理信息系統，實現財務竣工決算編制規范化

（一）總體規劃。針對竣工決算相關資料進行規范化的統籌管理，以電力工程財務檔案管理信息化建設目標為依據，充分考慮建設環境，以全面支撐工程財務檔案管理系統深化應用為核心，充實完善工程財務檔案管理需求，統一規范工程財務檔案管理標準，從工程財務資料檔案的收集、管理與查詢三個方面提高對工程財務檔案數據的管理效益，兼顧一定的監督與提醒機制，促進集成工程財務檔案外延業務系統，著力打造信息共享、業務協同、運行高效的電力工程財務檔案信息系統，實現電力工程財務竣工決算編制的規范性和及時性，從而提高電力工程財務管理集約化、標準化和規范化水平。

（二）管理目標。電力工程財務檔案管理信息化，是在建立和完善電力工程文件、檔案管理與項目管理相結合的管理模式，不斷完善電力工程財務檔案管理組織體系和制度體系的基礎上，利用信息化手段，統一制定電力工程財務檔案管理工作規范，建立流程、統一系統基礎信息，在線實現電力工程財務檔案全過程管理，包括對工程文件、檔案的實體管理，管理流程主要有收集、整理、保管、鑒定、統計工作；在線實現對工程文件、檔案內容信息的挖掘、分析和利用，實現以工程文件、檔案等知識資產為載體的高質量和高服務，全面提升電力工程竣工決算編制的及時性和規范性，確保電力工程項目管理沿著高質量、高效益的良性方向發展。

（三）具體做法。

1.創新完善工程財務檔案管理模式，提升信息化水平。電力工程財務檔案管理組織體系和健全的工程財務檔案管理制度體系具有根本性、全局性、穩定性和長期性的特性，是財務管理工作的根基，也是工程財務檔案管理信息化建設的依據和基礎。結合管理提升活動和信息化建設要求，重點加強現有工程財務檔案管理制度的修編完善，進一步建章立制、查漏補缺，規范工程檔案管理工作流程，創新完善工程財務檔案管理模式，提升工程財務檔案管理信息化建設和應用水平。

2.制定工程財務檔案信息標準，提高精益化管理水平。根據制定的工程財務檔案信息標準，將相關信息標準植入信息系統，設定檔案編碼、分類規則，自動建立檔案資料索引并結合靈活的自定義組合查詢功能，首先需要制定工程財務檔案信息編碼和分級管理標準。工程項目建設過程中，財務審核基建相關部門提交的工程財務相關資料無誤后，處理日常的付款業務，并將相關資料進行分類管理，便于審計與查閱。該流程環節中，工程財務檔案管理系統通過外部導入、在線OCR分析掃描原始憑證等手段對日常業務中產生的資料按工程項目進行統籌管理，并按照工程竣工結算資料、決算資料兩大基類，建立多級分類的集中存儲與管理。系統對從項目立項到竣工驗收各階段的財務檔案資料進行分類管理，同時根據每個分類制定編碼規則，提高歸檔管理以及查詢效率。分類遵循立項、勘察、設計、施工、監理、監測、竣工驗收等階段進行分類歸檔。

3.固化工程財務檔案管理流程標準，明確工作職責。通過工程財務檔案工作流功能，能有效地保證檔案資料的準確性、及時性、完整性，明確檔案資料提供方與接受方之間的責任；理順工程財務檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用；項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。電網建設工程尤其是大中型基建時間跨度大，要想提高工程財務檔案管理水平就必須實行規范化管理，強化責任意識，即要求工程財務檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到工程財務檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。工程竣工決算階段，財務資產部以《竣工決算編制與審核資料清單》為依據，審核基建相關部門提交結算資料的完整性與有效性，在保證所提交的結算資料無誤的情況下，以其為依據按工程項目進行竣工決算編制，并將相關結算資料進行分類管理，便于日后的審計與查閱。

工程財務檔案管理系統主要通過以下功能實現工程財務檔案的管理與利用：通過清單維護記錄功能，記錄工程財務檔案資料清單的維護信息，記錄各工程項目清單的發送、接受時間及相關責任人等信息，明確工程財務檔案資料提供方與接受方之間的責任。通過清單自動生成功能，利用已錄入的結算資料數據與信息自動生成對應工程項目的工程財務檔案資料清單，并進行導出與打印，提高工程財務檔案資料清單的處理效率。通過結算資料管理功能，按工程項目錄入財務資產部所需的工程竣工結算資料信息，導入各種類型的竣工結算電子資料并進行分類管理，實時查看與維護對應工程項目的《竣工決算編制與審計資料清單》，明確每個工程項目結算資料的收集情況。通過自動提醒功能，按照各類型檔案文件設定的收集日期，自動提醒用戶向指定部門與責任人提前催繳對應結算資料。通過竣工決算資料管理功能，按工程項目錄入竣工決算報告與資料的基本信息，導入各種類型的竣工決算電子附件并進行分類管理。通過工程財務檔案查詢功能，按工程項目、資料類型、文件類型、收集時間等多種維度的組合查詢條件，查詢與審閱系統內所有文檔信息及電子文件內容，大大提高了工程財務檔案資料的檢索效率。endprint

4.制定待辦處理提醒機制，提高工作流審批效率。建立健全工程財務檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程財務檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程財務檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。通過靈活的消息提醒機制保證工程財務檔案資料收集的時效性，從而提高工程項目管理流程中財務處理環節的效率。

5.實現數據多維查閱功能，提高工程財務檔案管理工作效率。確保數據的重復使用，有利于發揮和提升工程財務檔案參閱價值。通過工程財務檔案資料的借閱、移交功能，記錄檔案資料在傳閱、移交過程中的詳細信息，為工程財務檔案資料的安全管理提供有效的管理手段。

在工程財務管理工作中往往會需要或產生大量的業務相關的多媒體資料、電子附件等非結構化數據，如合同、工程結算資料、紙質賬單、發票等，工程財務檔案管理系統通過多維度的非結構化數據存儲與管理，實現了工程財務檔案資料從摘要、標題、內容等各種信息內容中進行全文檢索的功能，并通過工程財務檔案查詢功能，實現按工程項目、資料類型（結算或決算）或其他口徑查詢與審閱相關文檔信息及電子文件內容的應用，如：按工程項目與文件名稱組合查詢出多個工程項目下的“物資結算報告”，某個時間段收集的資料列表及歸屬工程等，大大提高了工程財務檔案的利用效率。

6.設計固化工程財務檔案編研方案，提高工程財務檔案分析利用價值。將適當的文件在適當時機提供給適當的業務活動。利用工程項目文件、工程財務檔案過程進行跟蹤服務，及時挖掘客戶利用需求，設計并在系統中固化編研方案；完善反饋制度，建立健全評估體系，加強對工程財務檔案信息使用人員、檔案工作人員反饋信息的收集分析，提高工程財務檔案分析利用價值。

二、電力工程財務檔案管理信息系統的應用成效

通過電力工程財務檔案管理信息系統，改變了電力工程資料零散、分部門存儲的管理機制，實現了所需工程材料及數據的共享，所有工程材料都信息化分類存儲到系統中，可供直接調閱、打印等日常需要，避免了跨部門借閱材料帶來的不便，而且保證了所有原始憑證的安全性。依托電力工程財務檔案管理信息系統從工程項目發生財務支出開始，將工程管理相關批復文件、合同全部收集錄入工程財務檔案管理信息系統，科學管理工程財務資料，實現按時提醒、及時收集、規范管理、高效查詢等功能，滿足了財務部門及時準確編制財務竣工決算工作需要，工程竣工決算編制周期縮短一半以上。

在信息化廣泛應用的今天，工程財務檔案資源對各個單位工程財務管理的作用會越來越重要，貢獻越來越突出。電力工程財務檔案管理系統基于項目管理的工程財務檔案管理模式，探索提供一種工程財務檔案管理與工程項目管理同步進行、互相支持、互相促進的新的管理理念。通過建立工程財務檔案管理信息系統，實現工程財務竣工決算報告編制的規范性和及時性，全面提升了工程財務管理水平。S

參考文獻：

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