淺談學校檔案的個性化建設

顧麗佳

（上海市龍漕中學，上海 200235）

淺談學校檔案的個性化建設

顧麗佳

（上海市龍漕中學，上海 200235）

學校檔案的個性化建設是為順應學校個性化建設的發展需要而提出的，本文從學校檔案個性化建設的含義、內容、制約因素以及如何實現學校檔案個性化建設幾個方面提出了個人的認識及見解。

學校檔案；個性化建設；工作

個性就是個別性，是一個事物區別于其他事物的特質。學校的個性化建設，事關學校的生存發展，是“學校辦學主體刻意追求之下，學校的某一方面工作特別優于其他學校的獨特品質”，直接影響學校吸引生源，學校品質和知名度的提升。因此，突出辦學特色、走內涵發展之路日益成為各學校辦學和校園文化建設的重要目標之一。伴隨著學校個性化建設不斷深入，學校檔案的個性化建設也應成為檔案管理部門的一個重要課題。

一、學校檔案個性化的含義

學校檔案個性化是指將學校在長期發展中區別于其他學校，體現自身獨特的辦學定位和理念，而形成的能體現學校獨特“個性”的資料，廣泛收集，整理，從而形成有別于其他學校，能反映本校教育教學特征的新的檔案全宗的檔案工作。學校檔案的個性化建設，要求學校檔案管理部門不能

僅僅千篇一律地只按照檔案歸檔目錄來收集整理學校檔案，而是除原須歸檔資料之外，要挖掘學校特色，進一步收集、整理反映本校辦學特點的材料，進而形成檔案，是對學校檔案部門提出的更高的要求。

二、學校檔案個性化的內容

1.個性化辦學成果檔案。個性化辦學成果檔案是學校個性化建設實踐過程中形成的真實記錄，包括工作計劃、實施方案、年度總結、論文、工作報告等，載體形式多樣，文字材料、設計圖紙、聲像材料、獎狀證書等。

2.重大活動檔案。學校重大活動檔案是指發生在校內的，涉及政治、經濟、科學、文化、衛生、體育等多方面，具有重要影響、規模較大的活動中直接形成的，具有保存價值的多種載體和形式的歷史記錄。重大活動主要包括：市區級領導來校參觀視察活動、學校國際交流活動、校際合作、學校召開重大會議、舉辦重大慶典和紀念活動、學校的重點建設工程項目，在學校范圍內發生的重大事故、突發公共衛生和社會安全事件的處置情況，涉及全校的重大專項工作等。

三、制約學校檔案個性化建設的因素

1.檔案意識薄弱是制約學校檔案個性化建設的主要因素。檔案意識是指人們對于檔案的性質和價值的認識，以及對檔案工作地位和作用的認識，屬于意識形態范疇，具有能動性。它通過學校領導、行政工作人員、教師以及檔案工作人員共同表現出來。由于檔案管理工作對學校的教育成果、科研成果和經濟效益影響的間接性，導致長期以來，學校檔案工作很難在真正意義上，得到學校領導的重視，進而使檔案管理工作長期處于從屬地位。學校領導的檔案形成和保存意識不強，各部門工作人員的檔案意識會更加薄弱，那檔案部門要收集更好、更全、更新的資料來促進個性化建設簡直是紙上談兵。

2.缺乏穩定和高素質的檔案管理人員隊伍。檔案工作是一項需要很強的工作耐心、細心和長期穩定性的工作，本身比較枯燥又不易出成績的特性，導致這個崗位對高素質年輕人才缺乏吸引力，極易造成人才流失。如果檔案工作人員沒有對學校的校史、辦學理念、特色有較為完整深刻的認識，是無法收集到完整反映學校各方面工作情況的材料形成檔案的。調查證明，頻繁更換檔案工作人員的單位，縱觀其檔案，會發現有很多“斷層”（內容缺失），正如“書到用時方恨少”，而檔案材料沒有及時歸檔，再要補齊就不是那么容易的了，這些就是沒有穩定的檔案管理隊伍的代價。

3.檔案基礎設施陳舊、管理方式落后。目前，很多學校的檔案室基礎設施陳舊，管理方式落后，還主要以手工為主，檔案材料也以紙質為主，即使使用了計算機，也只是簡單的目錄錄入，沒有辦法進行全文檢索，更不要說購買使用專業的檔案管理軟件了。這樣的管理狀況，嚴重降低檔案的利用服務效率。

四、如何實現學校檔案的個性化

伴隨著學校個性化建設的不斷深入，學校檔案的個性化建設已經成為學校發展的一種需求，是學校個性化建設的一部分。然而，目前大多基礎教育學校的檔案管理還停留在比較原始的階段，僅僅按照檔案管理文件上要求的歸檔目錄進行材料收集和整理是常態。學校檔案管理人員也存在兼職較多、自身專業素養不高的問題。針對這樣的情況，本文從個人的認識角度，對如何實現學校檔案的個性化建設談一些建議和想法。

1.加大宣傳，引起領導重視，獲得工作支持。學校領導對于檔案工作的重視與支持，極大影響著一個學校檔案管理的質量。因此，學校檔案部門要主動匯報本校檔案工作現狀和本校檔案個性化建設思路。盡力獲得學校領導對于檔案工作的理解與支持，領導的檔案管理意識提高，就會起到一種示范效應，促進各部門負責人對檔案收集工作的重視與支持，從而愿意將部門內突顯學校特色的材料整理移交檔案部門，促進學校檔案個性化建設。

2.深入調研，用“發現”的眼光，尋找學校特色。如今的檔案收集工作，僅僅根據學校的歸檔目錄機械化地收集材料，已經無法滿足學校和社會利用的需要。學校和社會對于學校檔案的利用需求，要求檔案人員緊跟學校發展步伐，重視辦學傳統，理解辦學思想，深入調查研究，注重收集能夠突顯辦學理念，體現辦學精華的檔案材料。例如，我校的心理和德育是特色。我校心理老師從2003年起為每一位入校學生都建立了心理檔案，記錄其從入校開始到畢業的心理健康情況。原本心理檔案并未列入學校歸檔目錄，但學生的心理健康檔案清晰、完整、獨立。我校檔案部門將之作為特色，專門設立一個檔案類目，使歷屆學生心理檔案都有處可尋。我校的中華傳統美德教育也是一大特色，每周德育故事，背誦三字經，打二十四式太極是我校學生的必修課，檔案部門抓住這一特色不僅將基礎的文字材料、照片材料，還將有關的影像光盤都收集齊全。實踐證明，這樣的材料經過整理編撰，利用率非常高。檔案工作者要做到像“記者”一樣，用“發現”的眼光，關心學校的一切重大事件，并安排各種不同部門特殊材料的歸檔時間。遇到學校重大活動，活動結束就及時收集活動組織部門的第一手材料，以免部門工作人員因檔案意識薄弱，丟棄重要歸檔材料。學校重要科研項目，及時了解科研進度，一旦結項，立刻向項目負責人收集從立項通知到結項報告的整套科研材料。學校的重大建設項目形成的基建檔案，竣工就歸檔。類似這些比較特殊的材料，都需要檔案人員用心關注，及時收集才能保證這些檔案的完整性。

3.加大投入，軟硬件“兩手抓”，提高利用效率。學校檔案部門應及時向學校領導宣傳先進的檔案管理設備和技術，以獲得學校對檔案軟硬件設施的投入。學校應定期更新和添置必要的檔案設備，尤其要順應學校檔案現代化管理工作的需求，配備檔案管理專業軟件，使學校檔案真的實現電子化管理和紙質管理并用，改善檔案管理條件，提高管理和利用效率。檔案設施的投入工作如果能夠得到長期堅持，每年的投入并不大。因此，學校應每年留出一部分經費，投入到檔案工作的“硬件”上，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研和管理工作服務。

總之，學校檔案個性化建設能體現學校的特色和整體水平，是各校認識、把握和延續學校個性化建設發展規律的重要依據。把握好檔案管理的“新、舊、特”，最大限度地收集新資料，挖掘老資料，搜集特色材料，力求做到內容豐富，形式多樣，載體全面，全方位揭示學校個性化的內涵，努力形成“人無我有，人有我精”的學校檔案。只有這樣，才能使檔案真正成為學校的一筆寶貴財富，也能更好地發揮檔案工作的價值，為學校各項工作的持續發展和打造學校品牌服務。

[1]孫佳麗.論檔案特色及強化原則[J].黑龍江檔案，2006，（1）.

[2]王慧玲.學校檔案管理思考[J].科技信息，2008.

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