辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

申詠秋

（廣州醫學院荔灣醫院，廣東 廣州510170）

文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。 一般是指辦公室保管的文件資料，比如會議記錄，發文原件，批件和存檔件。 文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文件轉化而成，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。 辦公室作為一個單位的重要組成部分,起著處理日常業務和傳達消息、協調溝通的作用，因而辦公室檔案文書管理工作是企事業單位日常管理工作的重要組成部分，與這個單位管理水平的高低有著緊密聯系。 因此只有不斷提高辦公室人員文書檔案管理水平，才能不斷提升辦公室文書檔案管理工作成效，為一個機構、一個單位長期穩定發展打下堅實基礎。

1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、 縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。 這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文檔工作一體化

文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。 文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作,文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。

1.3 文書檔案管理的綜合性

由于文書檔案管理工作是通過單位辦公部門的內設機構即文檔室進行的，其具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣要求提供大量的參考資料，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。新時期新形勢下，企事業單位飛速發展，但辦公室人員兼職文檔室人員的現象還十分普遍,因此，辦公室人員在加強文秘工作修養的同時，又必須具有文書檔案工作人員的專業理論、業務、紀律、 技能等方面的修養，才能成為一名合格的文書檔案管理工作者。

2 當前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理制度不規范

當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔； 或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于醫院管理。另外，目前很多醫院不重視醫院文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用， 將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范[1]。

2.2 醫院文書檔案管理人員專業素養有待提高

目前，由于很多企事業單位不重視文書檔案管理工作，導致該單位的檔案管理人員在專業素質、 理論水平和文化程度等方面參差不齊，遠遠不能滿足現代企事業發展的需求。 很多單位文書檔案管理人員基本素質有待提高，知識結構老化、新知識儲備不足、工作效率低下，嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。

3 辦公室人員做好文書檔案管理的對策

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。 由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。 要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

3.2 重視組織協調等多種能力的培養

文書檔案整理工作看似簡單、重復，枯燥、無趣，但其內容卻從一個側面反映單位各項業務的辦理過程， 乃至單位的成長與發展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗與培養著辦公室人員的協調能力；在對文書檔案材料認真、細致的整理與觀察中，辦公室人員逐漸形成對單位工作流程與辦事規范的更多認識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業務有了更為細致的了解。因此，做好文書管理工作，必須重視對辦公室人員綜合能力素質的培養。

3.3 強化“文檔一體化”意識

“文檔一體化” 的實質是把文書工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。其目的旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化[2]。文書工作是“文檔一體化”的基礎性工作，最重要的是辦公室人員必須具有較強的檔案意識，注重做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。 這就要求辦公室人員要把好文件材料的質量關。諸如紙張大小、文體、格式要做到規范化、標準化，不能五花八門，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。 另外，還得要求文件處理要及時、準確;收發文件要及時登記，發現缺少要及時查找。 特別是帳外材料，如領導講話、領導外出開會帶回的會議材料等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。

3.4 加強部門間協作，做好文書檔案收集工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于檔案的結構與質量，為提高檔案的質量，辦公室人員必須做到“三勤”[3]（即嘴勤、腳勤、腦勤。 嘴勤，即經常主動了解業務部門又開展了什么新的工作;腳勤，即要經常到業務部門走動走動，以獲取有關信息;腦勤，則要常常根據本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作。)加強與各部門的協調與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。 要著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現狀和未來發展，為開展實際工作和科學研究服務，具有證據和情報價值的信息資料，切實發揮辦公室文書檔案在雙文明建設中的參謀依據作用。

4 結束語

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作， 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

［1］匡紅.醫院文書檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2013(6).

［2］王威.適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].華章,2010(18).

［3］李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009（204）.