科學化管理醫院檔案，促進綜合發展

張衛蘋

摘 要：隨著經濟社會的迅猛發展，各種現代化管理手段日益完善，醫院檔案科學化管理成為醫院綜合發展的重要組成部分，是現代醫院與醫學界發展的關鍵環節。醫院的建設和發展正處在一個重要時期，醫院檔案管理也面臨著許多新的問題。本文就醫院檔案管理的諸多問題做出了相應的分析，可供醫學研究者和醫院管理者參考。

關鍵詞：醫院檔案管理，科學化，綜合發展。

醫院檔案管理對醫院發展、醫學研究乃至醫療領域有著極其重要的作用，是現代醫學進步和發展的關鍵因素。醫院檔案形成于醫院的醫療、教學、研究、藥品管理、衛生管理、行政管理以及各項其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫院檔案不僅涉及到本院的歷史發展，更關系到某個地區廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，加強醫院檔案的科學化管理在醫院管理中有著極其重要的意義。

一、科學化檔案管理的作用

（一）科學化檔案管理在醫院管理中起著關鍵作用。一個醫院是否按照現代化醫院管理模式管理，一個醫院醫學水平的高低，科學化的檔案管理都是一個重要的衡量指標。一個醫療水平高深的醫院必然有一個相當科學的檔案管理系統，它在醫院管理中起著關鍵作用。

（二）科學化檔案管理有利于醫院的綜合發展。在醫院的發展問題上，科學化的檔案管理有利于院領導班子做出科學的、長遠的、準確的決策，為醫院現代化管理打下堅實基礎；有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，對調整各項醫療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據；有利于醫院的各種設備設施的管理，通過對其使用性能、使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。

（三）科學化檔案管理是醫院通過各種形式對醫療數據收集、匯總、加工、儲存、分析的過程?？茖W化檔案管理能夠形成科學的、有效的、準確的醫療數據，為學術研究提供科學數據，因此科學化檔案管理成為管理中的重要環節。

二、現行檔案管理存在的問題

（一）檔案重視程度不高導致檔案利用率較低

在基層的醫院管理工作中，多數的工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈的"重業務，輕檔案"的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識。從而忽略了檔案的科學化管理，導致了醫院發展中許多數據缺乏連續性和歷史資料的完整性，使檔案信息資源開發不足，造成檔案利用效果不高。

（二）檔案管理人員專業素質偏低

在現行醫院管理中，普遍存在工作人員理論水平、專業素質、文化程度偏低的問題，而且醫院只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，沒有培養檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其業務培養納入醫院發展計劃和要求，認為對檔案管理人員的培訓對于提高業務收入影響不大，甚至會加大支出。從而導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢，不能有效地為醫院的發展提供準確、全面、有效的檔案信息資料。

（三）檔案管理制度不健全

在多數醫院檔案管理中制度不健全，導致檔案收集效率偏低，缺乏信息資源整體統一性。比如醫院的檔案管理工作中如果沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，就會導致很多有價值的資料、數據都丟失，失去檔案工作的完整性，并且對于同一類別數據不能有效分類和充分利用，影響甚至阻礙醫學研究。

（四）檔案管理設備落后，跟不上時代的要求

隨著現代科技與經濟的發展，很多醫院的檔案管理設施設備仍然落后，甚至老化，停留于手工收集、檢索水平上，在這個計算機網絡普及的時代，許多醫院不重視在硬件方面的投入，使其數據不能最大限度的提取有用價值，并且還存在著房屋不足，設備陳舊，資金短缺等這樣那樣的問題，嚴重阻礙了醫院檔案的科學化管理。

三、檔案管理需科學化

（一）科學配備現代化管理設備，提高管理效率

科學化檔案管理，是與現代化科學與技術接軌的管理方式。隨著現代化設備和技術的發展，檔案管理使用現代化設備必不可少。需改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。

針對當今我國各級各類醫院中，抗菌素的使用普遍存在問題，如抗菌藥物使用率偏高、無指征和預防用藥過多、手術患者預防用藥指征過寬時間過長、聯合用藥依據不足、圍手術期用藥欠規范等濫用抗菌素現象等，我們開展了對某醫院從2012年12月-2014年5月所有出院患者以及外科手術患者的病案信息，針對抗菌藥物使用情況進行統計，關注住院及外科手術患者及住院患者抗菌藥物的使用率，利用科學的《病案信息統計與管理系統》和《抗菌藥物使用情況系統》以及EXCEI進行統計分析，以回顧性調查方法對病例進行篩選并登記，項目包括科室、性別、年齡、使用抗菌藥物的名稱，抗菌藥物的使用金額、各科室使用抗菌藥物的使用率、全院抗菌藥物平均使用率、主管醫生以及手術患者的手術名稱、切口分類、麻醉誘導期及手術后用藥類型、天數及聯合用藥情況進行分析，系統統計結果，發現住院患者以及手術患者使用抗菌藥物存在著：手術患者抗菌藥物應用指征掌握不嚴，對濫用抗生素危害認識不足，抗菌藥物應用選藥不合理，抗菌藥物用藥時機、療程不當等問題。以上的數據分析與得出的結論都來源于醫院的病案信息，檔案信息的開發利用，方便快捷地為住院患者以及手術中抗菌素使用問題的調研提供了準確詳實的數據，為分析住院以及手術患者抗菌藥物使用的規律與特征，加強抗生素使用環節質量控制提供了重要的參考依據。

（二）科學分配檔案管理人員，提高工作效率

科學分配檔案管理人員，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，使檔案的收集、保管、統計、檢索、利用和編研工作萬無一失。在現代的網絡時代，檔案在從紙質時代向電子時代轉換的過程中，檔案管理人員還應具備電子計算機網絡應用技術，對電子檔案進行科學有效的分析整理，對不同類的數據信息進行分類，對同一類的數字信息進行排序，從而可以有效分析每一序列的數據反映出的問題和結論，從而為醫院的科學發展提供可靠依據，為綜合發展提供技術支持。endprint

（三）科學檔案管理方法，提高檔案利用率

創新管理模式，實現科學發展。醫院應改變以往的模式，設立專門的檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，克服檔案管理中的分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫院的檔案管理系統化完整化，全面涵蓋醫院的發展歷史。檔案管理應由實體管理向信息管理轉變，注重檔案管理的各個環節，運用現代化技術手段，加大資源開發力度，從而切實提高檔案管理效率和管理水平。

在上述課題研究中，利用對病案信息的分析，對抗菌藥物的管理和控制抗菌藥物合理應用上發揮了積極作用。住院患者2014年1-5月比2013年1-5月住院患者增加了1087人次，比上一年度增長了11.3%；外科手術患者較前一年增長了13.2%；抗菌藥物使用金額降低了30%；住院及手術患者中抗菌藥物費用平均降低210元。就這一數據結果表明：在病案信息中對抗菌藥物的管理上用數字來說明問題，有理有據，大大增加了管理力度，提高了合理使用抗菌藥物的執行力，規范了抗菌藥物的使用，遏制了抗菌素的濫用現象。同時，對于患者而言，降低了醫療費用，使醫保、新農合資金最大限度發揮作用，節省了醫療資金，用有限的醫療資金為更多的患者解除病痛，增加了社會效益。

四、科學化地進行檔案管理，促進醫院發展

在現代的科學發展下，醫院檔案科學化已經成為了醫院檔案管理的發展趨勢?？茖W化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。檔案科學化管理能為醫院的發展提供強有力的技術支持。

在上述提到的調研中，該醫院針對手術中抗菌素使用存在的各種問題，制訂了《某醫院抗菌藥物臨床應用專項整治活動實施方案》、《某醫院抗菌藥物臨床應用分級管理制度》、《某醫院抗菌藥物臨床應用控制標準》等一系列用藥標準和整改措施，在制定這些管理制度和措施中提供了大量的數字信息，并通過這些信息規定出各臨床科室使用抗菌藥物的目標值，完成情況每月進行通報。經過近一年的大力整改，該院住院患者以及手術患者在抗菌藥物使用問題上有了明顯改善。住院患者的抗菌素使用率降低了20%，住院患者使用抗菌藥物的時間降低了5.6天；手術I類切口患者預防使用抗菌藥物比例降低70%；預防使用抗菌藥物降低了46%。術后使用抗菌藥物的時間降低了2.0天；抗菌藥物費用占藥物總費下降了21.0%。

醫院病案信息資源豐富，其實檔案信息的開發利用對于醫院的意義不僅限于此，還是醫院醫、教、研進行案例教學的重要教材。在醫療質量、醫院管理、監督檢查工作中提供可靠的依據。在醫療、社會服務、學科建設、行政管理以及醫院發展決策及經濟核算運行等方面的作用日益顯著，在醫藥衛生領域里有著不可估量的作用。醫療數字統計信息不斷細化，醫院的管理、經濟運行情況及發展方向都離不開醫療信息。

病案信息的開發和利用還有著很大的挖掘空間，醫院應高度重視這項工作，盡可能多的挖掘出病案信息的服務功能，為醫療衛生事業的發展貢獻力量。

（作者單位：徐水縣衛生局）endprint