對高校檔案管理現狀的思考

程彥葳

高校檔案是高校的歷史載體，是高校的教學總結，真實客觀地記錄了學校發展的歷程，是學校重要的信息資源，隨著改革開放和市場經濟的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設工作的重要內容，對學校具有重要的推進作用。加強高校檔案管理工作，對促進教育、教學、教研活動，推動學校自身形象建設，有著重大意義。但目前高校檔案管理工作還存在著一些問題，需要各高校認真思考解決。

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）學校對檔案工作重視不夠，檔案工作薄弱

有些高校決策層對檔案管理工作認識不足、重視不夠，檔案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校檔案管理機構不健全，經費投入有限，檔案工作人員數量嚴重不足，各級管理層面上的檔案意識薄弱，歸檔工作缺乏細致的規章和嚴謹的程序流程，沒有形成檔案管理工作的科學體系和順暢機制，致使檔案工作處于被動應付，檔案管理僅僅停留在簡單保存的粗放狀態，檔案工作人員地位不高而責任不輕、工作繁重，嚴重影響了檔案工作的開展，無法進一步發揮檔案工作各項功能。所建檔案亦缺乏系統性和完整性，相對于教學科研等工作十分薄弱。

（二）檔案工作場所條件局限，制約檔案工作發展

目前在很多學校檔案工作的經費投入所占比例過少，檔案辦公條件不適應工作需要，很多高校沒有實行庫房、辦公、查閱三分開，由于場所和人員有限，各類檔案往往混雜一室，未能分類、專門化管理，檔案規范性管理目標不明確，導致檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規范化程度不高。檔案現代化及檔案保護設施配備不全，缺少掃描儀、復印機等硬件，甚至不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防盜、防火等條件要求。落后的工作條件、檔案管理手段，嚴重制約學校檔案管理工作的發展，亟待改善。

（三）檔案工作技術落后，檔案信息化建設任重道遠

雖然大部分高校的檔案管理部門配置了計算機，但計算機遠未實現遠程查詢服務等功能，有的僅僅用來打印人事檔案目錄、進行文件存儲，并未真正實現檔案管理的信息化，不能快捷檢索、調取并有效利用檔案信息，檔案管理很多操作還是采取人工進行，提供檔案實體利用的手段為主，以網絡為依托，進行檔案信息傳輸的不多，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統，嚴重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案利用率不高，不能完全適應人們的利用需要，檔案的利用現狀與社會利用需求不相適應，與國家要求的檔案管理信息化差距甚遠。

（四）檔案工作人員職業素質偏低，跟不上時代要求

一般學校沒有專業的檔案工作人員，有的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備，缺乏系統培訓， 職業素質普遍偏低，思想觀念比較陳舊，工作缺乏創新精神。檔案人員缺少與外界的交流，安于現狀，未能積極主動地開展多種形式的利用服務，且因待遇不高、工作枯燥等原因很多檔案工作人員積極性不高，工作服務缺少活力，工作效率和服務質量受到影響，檔案的作用得不到充分的發揮，造成檔案資源的浪費和工作時間的極大浪費。

二、改進高校檔案管理工作的對策思考

（一）提高認識，加強檔案工作領導和制度規范

高校領導應以教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》為指導，轉變思想，加強對檔案管理工作重要性的認識，加強對檔案工作的領導，提高檔案管理的地位。達到建立檔案館要求的高校應建立檔案館，其他未達到建館條件的也要專門設立綜合檔案室。學校領導應經常過問檔案工作，采取強有力的措施，幫助解決檔案工作中的各種實際問題；健全和完善檔案管理的規章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉遞等方面的流程管理和制度細則，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使檔案的管理工作走向規范化和制度化軌道。實行責任制，層層落實檔案工作責任，使高校檔案工作健康發展，跟上學校快速發展的步伐，促進教育事業發展。

（二）加大投入，為檔案工作提供良好的硬件保障

硬件建設是提高檔案管理水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。高校應加大對檔案工作的投入力度，給予檔案工作必要的正常的工作場所，嚴格按照相關規定增添必要的設備，從硬件建設上提供有力保障，特別是要做到九防和三室分開，確保檔案材料保管安全、利用方便，這既可以保證檔案管理的安全性、科學化，同時又是對檔案工作人員人身安全的保障。

（三）加快信息化建設，提升檔案利用價值

加快檔案工作的現代化、信息化建設，實現檔案電子化，采用更為先進的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯網建設，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給校內和社會有關部門，提高使用利用率，提高服務水平，最大限度發揮檔案信息的價值。此外，高校應加強對檔案工作的宣傳，重視人事檔案等信息資源的開發和利用，可以根據時代發展需要，豐富檔案信息，拓寬服務領域。如高校學生檔案目前承載的信息量仍是計劃經濟體制下設置的，缺少個性特征，與用人單位的期望相差甚遠。可以著重增加三方面的內容：增加信用檔案、體現學生各方面能力的材料、建立心理檔案。增加富有時代精神和時代需求的檔案內容，可以為用人單位提供有效的信息，增強人們的檔案意識，幫助人們樹立利用檔案的觀念，提升檔案利用的社會和經濟價值，適應時代需求。

（四）加強人員培訓，提高檔案管理隊伍素質

檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質、職業道德修養和科學文化素質。高校要選拔具有高度的政治責任感、職業道德水平和政策水平的人員從事檔案工作，工作人員要能夠愛崗敬業、忠于職守、熱情服務、嚴格保密。高校要積極引進具備以上政治素質同時具備專業的檔案管理和計算機網絡管理知識的復合型人才，提高檔案管理人員的基本素質，使其能勝任信息化時代下的檔案管理工作。要加強對檔案管理人員的培訓，運用利用現代先進技術設備，加強檔案工作的科學管理，提高檔案工作的管理水平、服務質量和服務效果。同時注意提高檔案工作人員的福利待遇，加強勞動保護，提高其工作積極性，保持檔案工作的人員相對穩定，使檔案工作人員能夠默默奉獻、嚴謹務實地做好檔案工作。

總之，高校檔案工作是學校的重要基礎工作之一，全面加強高校檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，充分發揮檔案價值，是高校檔案管理發展的必然趨勢，是高校檔案工作應努力發展的方向。

（作者單位：東北大學秦皇島分校）endprint