我國高校檔案網站建設研究綜述*

陳忠海 馬雙雙

（鄭州大學信息管理學院，河南鄭州，450001）

高校檔案網站是高校檔案機構在互聯網上建立的站點，它是以主頁的方式發布各類檔案信息并提供檔案利用服務的電子文檔集合［1］。高校檔案網站是高校檔案機構的一個對外服務門戶。隨著高校網站的迅速發展，高校檔案網站的數量不斷增加，網站建設質量也得到一定的提升。學者們總結了我國高校檔案網站的發展現狀與不足，提出了解決各種問題的建議。筆者對2003年—2013年檔案學界對我國高校檔案網站建設研究的成果進行總結和評論。

1 資料統計分析

本文選擇“中國知網”和“萬方數據庫”的《中國期刊全文數據庫》《中國博士學位論文全文數據庫》和《中國優秀碩士學位論文全文數據庫》等數據庫，以“主題”為檢索項，以“高校檔案網站”和“高校檔案網站建設”為關鍵詞，將檢索時間定為2003年—2013年，共檢索到相關文獻74篇。其發表年度，如下表所示。

可以看出，2007年之前的期刊載文量極少，這是由于網絡信息技術剛剛興起，高校檔案網站的建設還處于起步階段。自2007年之后，載文量逐年上升，這說明高校檔案網站建設逐漸引起了學者們的重視并成為學術研究的熱點。

對74篇文獻分析得知，學者們主要將研究的重點放在了中外高校檔案網站建設的對比、我國高校檔案網站建設的現狀、發展中存在的問題以及解決的建議等幾個方面。

2 高校檔案網站建設研究的主要內容

2.1 國內外高校檔案網站建設的對比

上個世紀90年代，美國、加拿大、澳大利亞、歐盟各國檔案館紛紛建立了自己的網站，檔案網站迅速在各地破土而出生根發芽。我國檔案網站的建設相對于歐美等國來說起步稍晚［2］。國內學者對國外高校檔案網站建設情況的研究不多。在有限的文章中，學者們主要是將國外著名大學，如哈佛大學與國內大學作出比較研究。此類文章針對外國高校檔案網站進行了調研、對比和總結，指出我國高校檔案網站建設存在的差距和不足，進而歸納出對我國高校檔案網站建設具有的啟發借鑒意義［3］。

2003年—2013年高校檔案網站建設期刊論文年度分布

羅寶勇從哈佛大學檔案網站的設計、內容建設和功能定位三方面進行了分析。第一，檔案網站設計科學。網頁設計美觀、導航欄目設置合理；第二，檔案網站信息內容豐富。信息內容全面、更新周期快、整合程度高；第三，檔案網站的宣傳、檢索查詢、服務利用、交流互助和公共服務功能齊全。同時，還指出了該網站存在的如網站語言版本較少的缺點［4］。

羅寶勇、喬建總結出哈佛檔案網站建設的特色:以用戶為中心的服務型功能定位；富有人文特色的檔案信息內容建構；方便快捷的人性化檢索工具設計［5］。

邊文婧、褚巍偉從內容、檢索工具和形式三個方面將國外高校檔案網站發展水平比較成熟的哈佛大學與國內發展水平相對較高的北京大學進行了對比，總結出差距［6］。

通過對比，學者們針對我國高校檔案網站建設提出了一些建議。羅寶勇、喬建認為：第一，觀念創新，樹立以用戶為中心的信息服務理念；第二，內容重構，加強高校檔案網站信息資源整合力度，實現檔案專業性和文化性的良好融合；第三，技術創新，構建功能齊全的信息檢索工具［7］。邊文婧、褚巍偉指出：第一，樹立正確的功能定位；第二，豐富網站信息容量；第三，優化檢索工具；第四，增強與用戶的交流功能［8］。

2.2 我國高校檔案網站建設的現狀

鐘其炎指出，全國高校檔案網站發展不平衡，主要體現在兩個方面：第一個是不同層次的高校檔案網站發展不平衡。重點高校檔案網站質量明顯優于普通本專科院校；第二，地區發展不平衡。我國東部及沿海地區，高校的整體辦學實力要比中西部地區強［9］。

2.3 我國高校檔案網站建設出現的問題

2.3.1 網站定位模糊

王榕、曹玲對112所“211工程”高校作出調研，將其運營模式概括為六種類型：檔案網站獨立運營、檔案網站嵌入到圖書館網站中、檔案網站與校史館網站結合、檔案館校史館博物館三合一、檔案網嵌入到校園網建設、檔案網嵌入到學工網。其中，第三種模式是高校采取最多的模式，達32所。不同的運營模式采取不同的服務和利用方式［10］。

2.3.2 語言版本單一

賈惠娟、劉澤君指出，在44所“985工程”高校的檔案網站中，只有6所高校的檔案館網站設置有英文版，有4所大學的檔案館網站不允許校外用戶訪問［11］。

2.3.3 網站數字化水平不高

翟麗娜對國內檔案數字化、自動化和網絡化建設起步早、做得較好的30所高校調查分析后指出，一方面，大多數高校只提供了包含全宗數量種類的簡單館藏介紹，有關檔案目錄及匯編信息等二次、三次文獻的信息查詢卻很少，說明高校的館藏檔案網絡數字化水平不高；另一方面，對本校特色館藏的介紹，也僅是簡單文字的堆砌和圖片的羅列，很少有音頻、視頻方式的滲入［12］。

2.3.4 檢索方式較為單一

檢索服務應該包含兩個方面的內容：第一，提供檢索網站檔案信息的檢索系統和途徑；第二，提供某種檢索系統和方法的文字、圖像、音視頻介紹。目前，各個高校檔案網站普遍存在檢索方式較為單一，沒有詳細的檢索途徑介紹或者介紹過于簡單模糊。

2.3.5 網站資源整合度低

朱煥芝，陸尚偉認為，從整體上看，高校檔案網站都各自為政，沒有形成行業網。全國沒有一個統一平臺來整合全國高校的檔案網站，造成建設內容比較分散、標準各設、無法形成統一性的檔案信息資源［13］。秦美峰認為，我國各高校檔案信息資源整合水平存在以下幾個問題：第一，網站水平差距大，信息交流少；第二，可整合的檔案資源較為單一；第三，重資源宣傳，輕資源利用；第四，深層次的資源少，服務功能滯后［14］。

2.3.6 主管領導重視不夠

伍小花、王學昌根據調研指出，廣西共有各類高校67所，建立檔案網站的有5所，僅占廣西高校數量的7.46%［15］。遼寧省僅有26所高校建立了檔案網站，占統計總數的35%。“985工程”、“211工程”大學建站率為75%，一般院校為51%，專科院校為 14%，高職院校為12%［16］。金凡、姬申建指出，在河南省31所本科高校中，僅有8個院校建立了檔案館網站，占總數的25.8%［17］。

2.3.7 重建設輕維護

鐘其炎指出，大部分高校對網站重建設輕維護的具體表現為：第一，信息資源內容單一，信息更新緩慢或停滯不前；第二，信息遺漏與失真嚴重；第三，網頁錯誤、系統錯誤出現頻繁［18］。

3 解決高校檔案網站建設存在問題的相關建議

3.1 做好高校檔案網站建設定位

唐祖軍認為，高校檔案網站的服務定位包括服務目標人群定位、服務功能定位、服務形象定位。目標人群定位要從社會需求調查結果，檔案信息的利用需求和調查研究、統計分析結果，高校庫藏檔案的成分、機構、館藏特色最終確定已有的和潛在的服務目標人群；功能定位包括展示和互動功能。展示功能要實現用戶查詢、文化宣傳、知識傳播、信息發布、案例展示等，互動功能行政服務、互動交流、對外鏈接功能。形象定位包含服務型與指導性、知識型與趣味性、嚴肅性與活潑性相結合，以人為本［19］。

3.2 由“展示型”“宣傳型”向“服務型”轉變

3.2.1 豐富網站內容

謝紅、謝海洋、周曉蘭認為，網站建設的推進，應該注重除了新聞動態、通知公告，歸檔范圍說明等“必修課”外，還要重視查詢服務、檢索功能等提升服務水平的“選修課”，如學籍查詢、畢業生信息查詢、畢業生檔案去向查詢功能等［20］。

3.2.2 增強與用戶的交流互動

蘇曉蓓、王建梅提出，檔案網站作為一個與外界交流的平臺，應多與用戶交流互動，如郵件發送、在線答疑、論壇互動、信息反饋等［21］。

3.2.3 大力開發檔案信息資源

賈惠娟、劉澤君根據英國國家檔案館網站上的“網上購物（shop online）”（可供用戶在線查余額和購買在線文件閱覽、圖片庫閱覽、記錄復制、網上書店等）的功能得到靈感，大膽提出將檔案信息資源開發成電子商品，運用大眾傳媒技術推廣，支付寶作為第三方監管形式適當收費，滿足不同用戶的個性化服務，所得收入還可以投入檔案館網站的管理與維護的消費支出［22］。

（1）豐富網站的信息資源

龍麗旭、童莊慧提出：首先，加快檔案信息資源數據庫建設，豐富網站檔案信息資源的內容；其次，拓展館藏資源的保存形式；再次，根據不同高校的特點建設特色館藏資源；最后進行及時的網站信息資源動態更新來豐富網站資源［23］。

（2）提供多途徑的檢索方式

網站檢索是網站建設的核心功能。建立優質的檢索工具和檢索方式能夠吸引更多的用戶，達到宣傳和服務的雙重目的。根據調查顯示，當用戶登錄一個新的網站時，如果在一開始不能很快地尋找到他所需要的信息，則50%的用戶將會立刻離開網站，其中，60%將不再光顧這個網站［24］。

（3）提升資源的整合度

資源整合度，在一定程度上可以反映一個網站建設水平的高低。秦美峰認為，要豐富檔案網站資源，就需要構建全文數據庫。開發館藏，并對檔案分級數字化，珍貴有價值類的資源優先數字化，進而構建文件級目錄數據庫、現行文件目錄數據庫、全宗目錄數據庫、全文數據庫，實現全文上網。另外，她還提出了開辟共享平臺，定期開展交流合作等建議［25］。

（4）提高檔案工作者的素質

孟憲秋認為，領導者的重視是高校檔案人員合理配置的首要前提，高水平的檔案人才是重要保證。現代化的檔案人才不僅是有廣泛的知識面，通曉檔案學、管理學等知識，而且是學習信息知識的搜集、組織、加工以及計算機和網站技術的復合型人才［26］。

3.3 注重隱私保護和后期的管理與維護

高校檔案網站建設中要處理好安全性、隱私性和開放性的關系。其中，安全性是前提，隱私性是基礎，開放性是目的。網站環境的安全是用戶使用網站資源的保障，因此要運用相關技術保證其物理安全、系統安全以及防火墻安全等網絡環境的正常運行，在此基礎上才能談開放性和保密性。華中師范大學檔案館網站在“訪客留言”欄目中，設置隱私保護功能，妥善處理了開放與保密的關系，進一步強化了網站服務至上的建設理念［27］。

范家如認為，做好高校檔案網站的管理與維護要做到以下幾個方面：第一，網站內容的及時定期維護與更新；第二，建立動態數據庫系統支持在線更新；第三，適時檢查無效或斷開的鏈接，提高URL使用效率，優化網頁；第四，做好網站文件備份；第五，重視網站服務與回饋工作［28］。

4我國高校檔案網站建設研究的特點、存在的問題與建議

4.1研究的特點

4.1.1 研究主體多為高校專任教師和本科生、碩士研究生

通過對所搜集到的74篇論文的作者和單位進行數字統計和分析，得出高校檔案網站建設的各研究主體所占比例如下：高校專任教師和本科生、碩士研究生占54.5%，高校檔案工作者占45.5%。數據表明，高校專任教師和本科生、碩士研究生是高校檔案網站建設研究的主體。在統計作者的過程中，有一個很明顯的現象值得一提：2009年以前，高校專任教師和本科生、碩士研究生占整個研究者的70.6%，高校檔案工作者僅占29.4%。這說明，高校檔案工作者參與相關研究的隊伍在不斷擴大，研究成果日益增多。

4.1.2 研究內容緊密結合高校檔案網站建設實際

學者們能夠從本地區或本校檔案網站建設的實際出發，以檔案館網站調研為主要研究方法，以事實和數據為依據，總結出不同地區、不同高校檔案網站建設的現狀和問題，提出相關建議。如謝紅、謝海洋、周曉蘭對河北省范圍內的99所高校檔案館（室）網站進行持續關注和數據提取，確立相應的網站評價指標，為河北省高校檔案網站良性發展提出了建議。劉婧以華中師范大學檔案館網站建設為例，總結出建設高校服務性檔案網站的對策等等。

4.2存在的問題及建議

10余年來，我國高校檔案網站建設研究取得了豐富的成果，得到了高校檔案工作者的認同。但研究中也存在一定的問題，值得今后關注和克服。

4.2.1 高校檔案工作者對各個高校檔案網站建設實際經驗的總結不足，理論升華欠缺

高校檔案網站建設的主體是高校檔案工作者，高校檔案網站建設中碰到的實際困難和問題需要他們來解決，取得的經驗也需要他們加以提煉和升華。但出于工作繁忙，眼界不寬，學術積累不足等原因，他們既對本校檔案網站建設缺乏總結，更難以對同類型高校檔案網站建設進行比較研究，包括建立評價指標體系的根據、方法和實施的途徑，同類型高校檔案網站建設的具體比較等等。這些方面的高層次研究成果大多是由高校專任教師和本科生、碩士研究生們來完成的。這說明高校檔案工作者還需要開闊眼界，不斷提高自身的理論素養和科研選題的能力與水平。

4.2.2 比較研究的范圍狹小，對內部資源整合的研究欠缺

整體上講，中外高校檔案網站建設的比較不夠充分。同時，缺乏與國內公共檔案館、企業檔案館、科研事業單位檔案館檔案網站建設的比較，更缺乏與公共圖書館，尤其是高校圖書館網站建設的比較研究。這使得高校檔案網站建設的研究顯得思路不寬，范圍狹小，研究成果具有一定的局限性。高校檔案網站的資源建設是基礎，資源的內部整合是關鍵，它比外部對高校系統檔案資源整合的要求更為迫切。沒有有效的內部資源整合，外部整合就失去了前提和條件。高校檔案網站資源建設對內應當整合什么，如何整合，以及是否存在著一定的整合模式，這是當前研究有所欠缺的地方，也是今后應當重點加強的一個研究領域。

4.2.3 分層、分類的研究欠缺

高校的分層和分類是客觀存在的，比如有“985工程”院校、“211工程”院校、普通本科院校、高職高專院校等。高校檔案網站建設是各個高校網站建設這個大系統中的一個子系統，不可能獨立存在和建設發展。如果脫離本校網站建設單獨談論檔案網站建設，就會陷入孤立研究的窘境，因而，將子系統和大系統作出關聯性研究至關重要。一般而言，不同層次院校的定位不同，規模不一，社會影響力存在差異，學者們將高校及其檔案網站建設分層、分類研究和教育主管部門將高校及其檔案網站建設分層、分類指導是十分必要的。

*本文系鄭州大學研究生教育基金項目“基于服務平臺建設的信息資源整合與開發利用的評價研究”（項目編號：14YJS066）成果之一。

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