高校圖書館盤存系統的研究

劉俊

摘 要：隨著社會主義現代化進程的不斷發展與社會生產力的不斷提高，近年來，我國的教育事業高速發展，且為我國的經濟、政治、文化領域的發展提供了大批的優秀人才。高校圖書館作為我國教育事業中的重要組成部分，對于促進我國教育事業的發展具有重要意義。本文對高校圖書館的館藏現狀進行了分析，并對高校圖書館的盤存系統進行了具體研究。

關鍵詞：高校；圖書館；盤存系統；研究分析

近年來，我國高校為社會生產的各個領域提供了大量高質量的人才，有效地推動了我國國民經濟發展。存盤系統作為改革開放以來我國企業和事業單位實施財產清查的主要手段，有效地促進了我國企業和事業單位的發展。本文對現階段我國圖書館館藏現狀進行了研究，并對將存盤系統應用于高校圖書管理中的優勢進行了闡述，進而對高校圖書館的存盤系統進行具體分析。

一、圖書館館藏現狀

改革開放以來，隨著我國教育事業的蓬勃發展，各個高校以合并的形式豐富自身的教育資源并提高自身的教育水平，從而為我國社會提供了優秀的人才。但由于現階段我國高校的教育體系仍不完善，高校在合并的過程中出現了校區分布不均、生源配置不合理等較為棘手的問題，高校圖書管理工作進展困難作為高校合并過程中的主要問題，長期以來阻礙著我國高校學生的全面發展。由于各個高校的圖書館具有不同的館藏系統，其對書籍的著錄標準和著錄水平也具有較大的差異性，這不僅加大了高校合并后學生對書籍的查找難度，同時也為高校圖書館的管理工作帶來了較大的困難。與此同時，由于各高校圖書館自建館以來所積累的館藏數據的錄入錯誤已達到了相當的規模，相關的歷史遺留問題并未得到良好解決，大幅度地加大了我國高校圖書館館藏數據錄入以及圖書館管理工作的難度。下文就檢索館藏、館藏數量和圖書數據等方面，對目前我國高校圖書館的館藏現狀進行具體分析。

1.檢索館藏數量不符合實際

檢索館藏數量與實際的館藏數量不符是現階段我國高校圖書館面臨的主要問題。由于書籍在入館以后，相關管理人員并未對其進行定期清查，因此圖書館的檢索館藏與實際館藏在數量上存在著較大的差異。一方面，長期以來管理人員并未對相關書籍進行管理分類，導致相關書籍的數據雖然仍保留在圖書檢索系統中，但讀者卻無法在實際的圖書館藏中找到所需要的書籍，這不僅對讀者的閱讀造成了較大的不便，同時也是對圖書館服務質量提升的較大挑戰。另一方面，檢索館藏數量與實際館藏數量不符導致財務部門在進行高校圖書資產清查時，無法正確把握相關數據的準確性，這在加大了相關圖書補充工作難度的同時，也對高校圖書館今后的建設方向造成了較大的誤導。

2.館藏地點與實際不符

隨著高校的不斷發展，部分學校的圖書館已開始設立分館，而包括各個分館在內的各高校圖書館又包括了諸多圖書管理和流通部門。較差部門的協調性增加了圖書館亂庫情況的發生幾率，導致讀者并不能根據檢索系統中所顯示的書籍信息準確找到所需要的書籍。

3.缺乏全面的館藏數據

作為近年來高校圖書館發展中的核心問題，缺乏全面的館藏數據不僅影響了圖書管理工作的效率，同時也加大了讀者查找書籍的難度。由于目前我國高校圖書檢索系統中的館藏數據與實際館藏數據存在著較大的偏差，導致圖書的查全率和查準率嚴重下降。同時，全面的館藏數據的缺乏也導致了圖書重復訂購情況的發生，對高校圖書館造成了較大的經濟負擔。

二、圖書館盤存系統的優越性

所謂盤存系統，是指企業或事業單位對其所擁有的現金和實物進行實地盤點，并通過對其銀行存款和交易項目進行核對，從而確定企事業單位財產實存數的一種會計管理方法。

1.動態性與開放性

在傳統的存盤系統中，數據一直是處于關閉狀態下的。如超市的存盤系統要求在不存在商品買入的情況下，其商品售出的數據也始終保持著關閉狀態；而對于企業的財務盤存系統而言，在資金未流入的情況下，也不存在資金流出的情況。究其原因主要有二：首先，該類盤存系統的核查對象為相關產品的總數據或一定時期內企業財務總的收支情況；其次，超市或財務盤存系統的操作時間較短，少則幾分鐘，多則幾天，而系統在進行盤存結束后則會將相關數據進行自動關閉。

與傳統的盤存系統不同，圖書館盤存系統不僅要求相關程序對圖書數量進行清點，同時又要求對不完整書籍的數據進行修改。因此，基于圖書管理背景下的盤存系統所涉及到的是圖書館中的每一冊書籍，圖書盤存系統需要實時記錄圖書的借出、歸還以及書籍的填充和數據修改情況，針對同一書籍在不同時間所處的狀態或不同書籍在同一時間的歸類、整理工作情況進行具體分析，從而為讀者提供更便利的閱讀條件，同時也使得圖書的管理和入庫工作得以有效進行。

2.多功能性

由于圖書館盤存系統不僅要對書籍的數量進行清點，同時也需要對書籍的書目數據進行檢查、修改和更新，因此盤存系統又具有多功能性。將盤存系統應用于圖書館的書籍檢索和管理系統中，一方面提高了圖書檢索的準確性和查正性；另一方面，圖書管理人員可以應用盤存系統對每一冊書籍的相關數據進行檢查與核對，并修改與實際館藏情況不符的書目數據，進而完成系統數據的修改和重建。

3.可間斷性

傳統的數據盤存系統在執行程序時通常是不可間斷的，只有在相關數據的盤存工作結束后，才能開展相關的基礎工作。相較于傳統的數據盤存系統，在操作圖書館盤存系統時，與圖書管理和檢索相關的工作仍能繼續進行，受盤存系統實時性的影響，即便發生了突發事件（停電、設備檢修）導致了盤存系統的暫停使用，也不會影響高校圖書管理工作的正常進行。因此，圖書盤存系統以其可間斷的性質為我國高校圖書的管理工作提供了穩定而準確的數據來源，加快了我國高校圖書館建設的進程。

三、盤存系統簡述

1.盤存系統模塊分類

為了更好地將盤存系統應用到高校圖書館的建設工作中，需要對基于圖書管理背景下的盤存系統進行具體設計。圖書館盤存系統根據模塊功能可以劃分為盤存設置、運行盤存、盤存審核以及工作量總計和盤存歷史等五個方面。

2.系統模塊的具體分析

（1）盤存設置。盤存設置是指對每次選定書庫的相關參數進行具體設置，從而為盤存系統的實施做好充分的準備工作。①盤存時間與相關參數關系。盤存時間即對圖書進行盤存的起始時間，在對盤存時間進行選定后，系統則開始自動分析應有資產數M、實際資產數N、盤存損耗數A以及書籍借閱量B等相關的書庫數據，其具體關系可以表示為M=N+A+B。由于M表示的是盤存系統統計后該書庫應有的相關數據，而N則是實際館藏數據，因此，在進行系統操作前，實際資產數N=0，所以在進行書庫的盤存工作之前，A（盤存損耗）=M（應有數據）-B（書籍借閱量）。同時，因為盤存時間所記錄的是每次盤存工作的起始時間，因此為了方便以后的書籍查詢工作，在對其設定后，其會作為獨立的數據存儲到系統的歷史數據中，并隨時準備工系統調用。②盤存負責人與操作人員。所謂盤存負責人是指對相應的盤存工作進行管理的人員。盤存負責人可以組織相關的工作人員對相關的書庫進行具體盤存，并對工作人員的盤存工作進行實時監督和管理，從而提高書庫盤存的工作效率。盤存操作人員即盤存系統的實施人員。首先，實施盤存操作系統首先要具備盤存系統操作人員的資格，才能對圖書的管理工作和檢索工作進行定期盤存檢查。其次，由于操作人員的不固定性，不同書庫盤存系統的操作人員也不盡相同，因此，在進行操作人員選擇時，應該以盤存系統的實時操作能力作為考核標準，從而實現盤存系統管理圖書的高效性。

（2）運行盤存。運行盤存系統是指在完成書庫中所有數據參數的設置的基礎上，以條碼掃描的方式對相應書庫中的書籍進行清點的過程。盤存系統的具體運行原理為：首先，在未購進新書的情況下，圖書館的應有資產數據M始終保持不變，每當利用條碼掃描儀掃描一冊書籍后，實際資產數則增加一條書籍記錄，盤存耗損則減少一條記錄，具體表現為M=（N+1）+（A-1）+B；其次，由于盤存系統具有較強的實時性和動態性，當由讀者返還書籍時（假定數量為1），已借閱書籍則減少一條盤存記錄，而當圖書館向外借出書籍時，若書籍已進行條碼掃描，則實際資產數N應該減少一條記錄，已借閱書籍應增加一項紀錄，表示為M=（N-1）+（A+1）+B，若該書籍未進行條碼掃描，實際資產數則不便，已借閱書籍應增加一項紀錄，盤存耗損應減少一項紀錄，即M=N+（A+1）+（B-1）。由此可知，運行盤存的過程可以良好地體現出盤存系統的實時性，從而維持應有資產數與實際資產數、借閱書籍數和盤存耗損之間的平衡。

（3）盤存審核。盤存審核主要是對運行過程中盤存系統中的數據進行核實，從而確保盤存數據的準確性并提高盤存系統運作效率的重要途徑。其具體的審核方法為在系統中設置盤存審核項目，并等到盤存掃描工作結束后，使系統進入審核狀態，通過相關人員對信息的進一步確認和審核，進而將相關書庫的所有數據進行存檔。

（4）工作量總計。工作量統計作為高校圖書館盤存工作的重要組成部分，對于明確盤存系統各個操作人員的任務具有重要作用，有利于實現系統操作人員的合理配置。一方面，對系統的工作量進行統計便于管理人員查看系統操作人員的工作狀況，方便了圖書的管理工作；另一方面，對盤存地點、時間以及盤存數量的相關統計，可以為圖書館的建設工作提供可靠地數據信息，從而有效地推動圖書館建設工作進程。

（5）盤存歷史。盤存歷史即系統中對已經進行盤存書籍的具體操作記錄。有效記錄和保存書庫數據的，可以使相關圖書管理人員詳細了解圖書館中書籍的各項信息具備，有效地實現圖書資源的有效配置。

本文對我國高校圖書館的館藏現狀進行了具體分析，結合盤存系統的動態性與開放性、多功能性和可間斷性等特點，對高校圖書館的盤存系統進行了具體研究。可見，未來加強盤存系統在高校圖書館建設中的應用對于促進我國高校教育事業發展具有重要的歷史作用和現實意義。

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