淺談企業知識產權檔案管理

方照燃

摘要：文章介紹了企業知識產權檔案的含義和知識產權檔案在企業發展中的作用，描述了近年來我國對企業知識產權檔案的管理高度重視喜人現狀，但部分企業仍存在檔案保存不完整與流失嚴重等問題，筆者建議企業應提高知識產權檔案保護意識，完善檔案管理制度，以期更好實現知識產權檔案管理。

關鍵詞：企業 知識產權檔案 管理

1 企業知識產權檔案的含義及作用

企業知識產權檔案是企業各單位在生產經營和科研開發等活動中形成的有關專利、商標、版權、商業秘密等方面的具有查考保存價值的法律性文件，它是企業知識產權的真實記錄和重要載體，按照其內容可以劃分為：專利檔案、商標檔案、版權檔案和商業秘密檔案。企業知識產權的重要作用主要歸納為如下兩點：①為企業研發新產品提供依據和參考。知識產權檔案是企業自主創新成果的集中反映，對企業科技創新具有重要作用。科技創新的特點在于對現有基礎的繼承上尋求突破，這種突破是經過不斷積累而實現的，檔案便是記錄這些積累活動的重要載體，企業要實現科技創新必然離不開對檔案信息的借鑒，豐富的科技信息有助于科研人員激活思路，實現創新。②為維護企業的知識產權提供重要憑證。在企業日常的生產經營活動中，不僅會遭遇自主知識產權被侵犯的情況，也會遇到被其他企業控告侵犯他人知識產權的法律難題。這時，完整齊全的知識產權檔案就能發揮其具有的原始憑證作用，維護企業知識產權不受侵犯。如果缺乏有效地檔案資料證明企業對知識產權的所有權，那么企業在遭遇侵權后就無法運用法律手段來挽回企業聲譽及利益。

2 我國企業知識產權檔案管理現狀及問題

2.1 知識產權檔案管理日益受到政府及企業的重視。隨著市場競爭加劇，企業知識產權侵權案例不勝枚舉，為創建一個公平和諧的市場競爭環境，我國相繼出臺了《專利法》、《商標法》、《著作權法》、《反不正當競爭法》等一系列知識產權法律法規，與之相關的知識產權檔案管理工作也日益受到黨和國家高度重視。為實現現代化企業制度對企業檔案工作的要求，國家檔案局、國家經貿計委于2002年9月1日聯合印發了《企業檔案管理規定》，其中第十條要求“企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。”2009年3月10日，國家檔案局、國家知識產權局聯合發布了《關于加強知識產權檔案管理的意見》，這是我國迄今為止第一部關于知識產權檔案管理方面的法律性文件，這充分說明加強對知識產權檔案的管理已成為新的經濟環境下企業檔案工作的重要內容。

2.2 部分企業對自主知識產權檔案的保護意識薄弱。①企業領導知識產權意識淡薄。很多企業的領導都未能深刻認識到知識產權檔案在企業生產經營中的地位和作用，對于知識產權檔案保護工作所面臨的形勢估計不夠，他們往往更加重視企業的生產規模、產品的市場占有率等有形資產，忽略了比企業規模、資金、生產效率更為重要的知識產權檔案的保護。②科研工作者不注重技術資料的收集。許多科研工作者在研發新產品時，沒有采取良好的措施保護即時產生的文字、圖表、數據等資料，待科研成果出爐后，很多原始資料已不知去向。再者，一些科研人員在完成某項工作時，不是先行呈報上級以著手專利申請工作，而是急于發表論文，公開成果，這樣更容易讓心懷不軌的競爭者搶先申請專利，給企業造成無法估量的損失。③檔案人員不重視知識產權檔案的管理。由于缺乏對檔案工作的正確認識，許多企業的檔案管理機制都不健全，檔案工作大多歸口辦公室兼職管理，這些兼職檔案員既缺乏扎實的檔案基礎知識，對知識產權的保護也認識不足，因而在提供檔案服務時就會無意中侵犯到知識產權人受法律保護的權利[1]。更有甚者，在收集企業知識產權檔案時敷衍了事，缺乏與科研部門的溝通，不及時催交應歸檔的材料，對上交的材料也不認真整理、鑒定，隨意堆放，這樣極易造成泄密，引發知識產權糾紛。

2.3 企業知識產權檔案流失嚴重。①管理不當造成的流失。由于許多企業檔案工作機制尚不健全，對科研檔案的收集、整理、利用等檔案管理程序缺乏必要的規范和制度約束[2]，使得知識產權檔案的完整與安全得不到保障，加之缺乏有效的系統監管機制，大量科研資料散落在各職能部門，一旦發生人事變動，企業管理層面易出現斷層，造成企業獨有的核心知識產權技術和研發信息的流失。②人事變動造成的流失。隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，行業之間的競爭日趨激烈，在高額薪資的誘惑下，企業內的技術人員流動性增大，一些職工在離職或是退休時，或有意或無意的，未將在職期間負責的公司的重要技術信息、關鍵數據等重要檔案資料全盤交出，有的甚至將這些屬于企業知識產權的資料私自帶走，以謀私利，造成企業知識產權檔案的流失。據國內知名網站“商密衛士——中國商業秘密保護網”對2010年12月31日前收集到的全國商業秘密侵權進行的統計分析顯示，企業內部人員是商業秘密侵權案件的主要因素，占全部侵權案例的78.25%。如此高的內部人員導致的商業秘密侵權案件比例，也說明企業在防止內部人員竊密方面存在較大的漏洞。③技術工作者造成的流失。許多技術工作者缺乏存檔和保密意識，只重視技術研究，忽視資料的積累，待檔案部門催交歸檔資料時，隨意整理一些手邊的資料移交檔案部門，移交的資料既不完整，又缺乏連續性。另外，一些工作者在向社會公眾展示科研成果時，過于詳細地描述該項成果的研發技術，有的甚至把核心技術、技術訣竅泄露出去，被有心人得了便宜，造成企業無形資產無意中落入他人口袋。

3 加強企業知識產權檔案管理的幾點建議

3.1 樹立企業知識產權檔案保護意識，實現檔案統一管理。①企業管理層要有知識產權檔案保護意識。首先，公司領導要深入學習知識產權相關法律知識，提高檔案保護意識，充分利用知識產權檔案給企業創造經濟效益；其次，管理者需定期組織企業員工進行知識產權法律知識培訓，使知識產權保護理念深入人心；再者，有條件的企業應設立專門的知識產權檔案保護部門，與公司檔案室成隸屬關系，聘請專職人員管理企業知識產權檔案；最后，制定相應的獎懲制度，將知識產權檔案的保護納入員工績效考核范圍，與員工簽訂保密協議，運用強制性手段保護企業知識產權檔案。②企業各部門需加強資料歸檔意識，注重知識的系統整理。由于企業發展規模和歷史不同，企業知識產權保護的重點也不同[3]。企業應根據自身發展特點，劃分知識產權保護側重點，系統的進行檔案的收集。檔案的收集與整理不單是檔案部門的責任，企業員工都必須明確“企業知識產權不容侵犯”這個原則，堅決將企業利益置于個人利益之上，各部門尤其是研發部應認真收集、積累企業在開發新產品過程中形成的知識產權檔案，經過系統整理后及時向檔案部門移交。同時，科研工作者還必須正確區分職務工作與非職務工作的界限，員工在本職工作中完成的專利申請、或者屬于職務發明的專利申請，其知識產權成果是屬于企業所有的[4]。任何人不得將歸屬于企業知識產權范疇的成果據為己有，私自將其從事生產經營等活動，這既觸犯了法律，也為道德所不容。③檔案部門和檔案人員的知識產權保護意識亟待提升。首先，檔案人員應主動學習《專利法》、《著作權法》、《商標法》、《反不正當競爭法》等與企業發展密切相關的知識產權法律法規，了解和掌握知識產權檔案的形成特點，明確其歸檔范圍；再者，檔案部門在工作中要堅決克服保密意識淡薄和麻痹大意的錯誤思想，結合檔案管理專業知識與知識產權法律知識，制定有別于其他檔案的管理制度，在嚴格遵守保密的原則下，劃分知識產權檔案的公開利用范圍，積極促進知識產權檔案的開發利用工作，為企業賺取最優效益。

3.2 完善企業檔案工作制度，減少知識產權的流失。①建立分級負責、集中統一管理的檔案制度。企業應按具體情況，建立分級負責、集中統一管理的知識產權檔案制度。首先，檔案部門制定企業知識產權檔案管理制度，劃分歸檔范圍，公布歸檔流程及要求，對各部門的資料整理進行監督指導，將不符合歸檔要求的文件資料退回，勒令相關部門在規定期限內補交；其次，各部門尤其是研發部對自己承擔的科研項目負責，積極配合檔案部門的監督指導，將涉及全部科研信息的技術資料定期歸檔，并附上詳細的歸檔說明書，交待歸檔文件的數量、涉及內容等，檔案人員與移交人員在第三方監督下進行檔案移交，避免檔案在移交過程中遺失或被非法竊取。②建立行政問責制，減少檔案人為流失。企業應制定《知識產權保密協議》，無論是企業正式員工，還是實習生、短時工，在職期間都必須與企業簽訂保密協議，確定彼此的義務和責任，寫明制約條款，減少因人員流動造成的檔案流失。同時，企業還應制定相應的獎勵制度，獎勵知識產權檔案工作表現優秀的部門或個人，促使員工更自覺的維護企業知識產權檔案的完整與安全。再者，在知識產權檔案的管理上實行分權制，杜絕一人獨大，避免因員工突發意外而造成檔案的流失。

參考文獻：

[1]羅軍.將檔案工作納入現代企業知識產權管理中[J].檔案學通訊，2005（5）：78-79.

[2]劉延麗.企業在實施專利戰略中應重視專利檔案的管理和利用[J].機電兵船檔案，2008（5）：23-24.

[3]陳曉霞.要正確處理科技檔案保密與利用的關系[J].蘭臺世界，2004（5）：31.

[4]郭紅顏，楊培鷹，王毓慧.企業知識產權檔案定義釋義[J].山西檔案，2006（6）：19-21.