高校信息化管理ERP與GRP應用選擇研究

□文/祁成軍 謝澤舉 秦鴻冰

（長江師范學院 重慶）

現(xiàn)代社會已經(jīng)進入信息化時代，計算機技術(shù)的發(fā)展極大地推進了人類社會的進步，也加快了社會現(xiàn)代化進程，高等院校在我國信息化發(fā)展中，人員素質(zhì)普遍較高，計算機的應用相對成熟且水平高，普遍依托于校園網(wǎng)絡建立了OA系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等辦公自動化系統(tǒng)，極大地方便了廣大教師和學生，為教育現(xiàn)代化發(fā)展奠定了基礎。但其在發(fā)展中也逐漸顯露出管理信息化自成體系的弊端，需要一個集成化的系統(tǒng)來保證高效運行。

一、高等院校管理信息化建設現(xiàn)狀分析

目前我國信息化建設水平，除一些知名高等院校發(fā)展較高外，其他普通高校發(fā)展水平參差不齊，許多學校本來由幾所不同的學校合并而來，面積增大的同時，也出現(xiàn)了好幾個校園。為加強管理，在內(nèi)部也開發(fā)出了校內(nèi)教學管理、學生管理、人事管理、財務管理、資產(chǎn)管理、圖書管理等各類管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)大都還是各部門自主建設，沒有實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一開發(fā)”標準，沒設立統(tǒng)一標準信息編碼、數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)接口。客觀上造成各部門間的數(shù)據(jù)信息難以共享和交換，形成各部門之間的“信息孤島”。雖然有些院校也建立了對外的網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，但也僅局限于基本財務信息的查詢，與其他部門之間的數(shù)據(jù)交換仍然通過紙張憑證來完成，還沒有建成一個跨多部門的綜合管理與監(jiān)督的系統(tǒng)。

就財務管理而言，許多院校現(xiàn)行的財務管理軟件系統(tǒng)主要包括賬務管理、學生收費管理、銀行票據(jù)管理、工資管理、財務信息查詢等子系統(tǒng)，主要以賬務管理為核心，用電腦處理日常例行的數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)要求提供相應的報表，可以說是較為簡單的軟件模擬人工會計的過程。一般情況下，其處理模式是固定的，難于支持財務決策、規(guī)劃和分析活動，不能為高層決策提供依據(jù)。各子系統(tǒng)之間往往也形成“信息孤島”，工資系統(tǒng)、個人扣稅系統(tǒng)、公積金系統(tǒng)等都是各自為政，數(shù)據(jù)不能有效傳遞，也不能直接提供給賬務系統(tǒng)，差錯量和工作量都很大，遠不能達到財務管理信息化的要求。

二、ERP與GRP在高校應用的提出

ERP是企業(yè)資源計劃的縮寫。它是一種集物流管理、人力資源管理、財務管理以及信息管理于一身的可以對企業(yè)業(yè)務全流程進行管理和監(jiān)控的管理軟件。目前ERP在我國應用已趨于成熟，在許多大中型企業(yè)都有應用，有比較好的應用前景。

GRP是指建立在現(xiàn)在通信技術(shù)之上，以優(yōu)化政府管理和服務，合理配置政府資源為目標的管理系統(tǒng)。政府管理和服務的優(yōu)化決定于政務流程的優(yōu)化程度，政府資源的合理配置來源于政務信息的共享程度和政務資源的整合程度。GRP的兩個最為重要的思想為政務流程管理和信息集成。要打破各級政府和部門對資源的壟斷和封閉，強化政府資源的不斷開發(fā)、更新和維護，使政府資源真正服務于社會，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。但GRP在我國現(xiàn)在處于研究和發(fā)展階段，行政事業(yè)單位應用的例子不多，成熟的很少。

高等學校教育在經(jīng)過近十幾年的發(fā)展后，數(shù)量大為增加。隨著各高等院校規(guī)模的不斷擴大和改革的不斷深化，財政資金、社會資金的投入增長，在財務管理上面臨著辦學資金流量猛增、財務預算兩級管理改革和資金來源渠道多樣化的趨勢；在學生管理上，各高校擴招引來大量學生入校，學費、貸款、欠費管理等面臨管理難點；人事管理上，隨著教師隊伍的壯大，出現(xiàn)了流動大、進出頻繁、績效工資、三險一金的匯繳、工資頻繁調(diào)整等復雜情況；其他還有科研經(jīng)費管理等方方面面。在目前校園信息化建設已有較好基礎的條件下，如何科學規(guī)范地利用好各方資源，充分用好辦學資金，有效防范財務風險，提高辦學效益，成為各高等院校管理面臨的重要課題。因此，管理信息化建設也就是使用ERP或GRP管理成為高等院校“數(shù)字化”校園建設重要組成部分，它不僅能推動高校管理體制的改革，也有利于資金與資產(chǎn)的科學規(guī)范管理和資源優(yōu)化配置，提高高校管理的水平和質(zhì)量。

三、高等院校ERP或GRP信息管理系統(tǒng)需求分析

1、高等院校信息化管理中的功能性需求

（1）高校信息化管理系統(tǒng)要求能夠跨平臺運行、能夠支持多種硬件平臺、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，以便學校可以根據(jù)學校的規(guī)模、經(jīng)費的投入、學費收入等業(yè)務需要和后勤集團等經(jīng)營性單位的經(jīng)營能力選擇最佳平臺，并且在現(xiàn)有校園網(wǎng)的基礎上順利實現(xiàn)不同應用水平階段的平滑過渡。

（2）必須滿足多種應用集成的需要:許多院校目前信息化狀況都有所不同，有些需要從頭做起，有些已經(jīng)具備比較完善的信息系統(tǒng)設施，比如財務系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、代扣代繳個稅系統(tǒng)、公積金系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)等，使用這些系統(tǒng)的人員早已經(jīng)能熟練應用，因此從節(jié)約已有投資和不影響業(yè)務使用出發(fā)，要求ERP或GRP系統(tǒng)都要能夠與這些已經(jīng)存在的基礎設施進行集成，并保證學校內(nèi)部和校區(qū)之間的數(shù)據(jù)交換與傳輸。

（3）能夠支持智能化信息處理和決策:隨著高校對于統(tǒng)計分析、決策支持等要求的逐漸增強，信息管理基本實現(xiàn)業(yè)務智能，主要采用各種統(tǒng)計分析的手段，根據(jù)事先定義的各項統(tǒng)計分析和決策支持指標獲得分析的結(jié)果，并以圖形、表格等多種方式展現(xiàn)給不同層級的決策者。要求ERP或GRP系統(tǒng)在業(yè)務處理方面盡可能實現(xiàn)智能化。

2、高等院校信息化管理中的安全性需求。我國的高等院校目前都屬于事業(yè)單位，一部分經(jīng)費屬于財政撥款，學生的學費收入也納入財政預算，實行先繳后撥。但撥入的資金都通過國庫集中支付的財政一體化信息系統(tǒng)中專線進行，實行物理隔離，安全性不存在問題，其他系統(tǒng)的安全性要求不高，在現(xiàn)有的校園網(wǎng)基礎上就可保證。從安全性而言，GRP系統(tǒng)比ERP系統(tǒng)具有更高的安全性要求。由于GRP系統(tǒng)涉及到的數(shù)據(jù)大部分為我國政務、財政、金融等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，因此要求更高的安全性。我國電子政務建設指導意見中明確指出:政務內(nèi)網(wǎng)和政務外網(wǎng)之間物理隔離，政務外網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間邏輯隔離。ERP系統(tǒng)相對而言，往往需要在用戶管理、權(quán)限分配、系統(tǒng)日志和審計等方面做出一定的要求，一般不會出現(xiàn)需要進行物理隔離的情形，同時在標準體系建立、信任體系建立、安全保證體系等方面的要求較弱。這也就意味著上GRP系統(tǒng)比上ERP系統(tǒng)在安全性投入上要大得多，許多部門的計算機都要增加雙備份，操作難度加大的同時也增加了工作量。

3、高等院校信息化管理中的易用性需求。在易用性方面，GRP系統(tǒng)要求比ERP系統(tǒng)要高。主要原因在于系統(tǒng)的用戶信息化水平。與ERP系統(tǒng)相比，GRP系統(tǒng)主要應用于政府及行政事業(yè)單位，系統(tǒng)涉及到的用戶普遍信息化水平較低，針對政府工作人員的計算機信息技術(shù)的培訓相對較少，部分地方政府工作人員很少使用或者甚至沒有使用過計算機，因此GRP系統(tǒng)的使用和業(yè)務處理也就無從談起了。雖然高等院校的人員素質(zhì)普遍較高，計算機的普及及應用也熟練，但畢竟業(yè)務沒有企業(yè)復雜，操作要求還是以簡單點為主合適，對推廣也有益。在之前企業(yè)使用ERP時有這樣的說法:“不用ERP是等死，用了ERP是找死”，就說明了ERP的難操作性。但GRP的難操作程度一點不比ERP簡單。相反，因為培訓不到位，GRP更容易出現(xiàn)半途而廢的情況。因此對于GRP系統(tǒng)提供商也提出了較高的要求，如何真正使GRP系統(tǒng)易用并真正在政府領(lǐng)域成為可用的系統(tǒng)，值得每一個GRP系統(tǒng)提供商深入地進行思考。

四、高等院校信息化管理選擇ERP與GRP結(jié)論

綜上分析，ERP與GRP在高校信息化管理使用中各有優(yōu)勢。首先ERP在資產(chǎn)、成本、庫存、客戶的關(guān)系處理中比GRP要占優(yōu)勢，對高校這樣一個大型的事業(yè)單位而言，因為存在著一定的經(jīng)營行為，在辦學中還要考量平均成本，以便節(jié)約資金。同時高校又有著其特殊性，必須在科研上投入更多的資金，激勵教師員工在教學的同時投入更多精力去搞科研，達到科研立校。這些特殊性又不同于政府的其他事業(yè)單位，有些方面和企業(yè)的性質(zhì)有點類似；其次在安全性上，表面上GRP比ERP要求要高，在實際的運行中，高校的很大一部分收入是財政撥款，必須要有安全性保障，實際這部分資金在財政一體化信息系統(tǒng)中是單獨物理隔離運行，安全性一點都不存在問題。而GRP在建立之時，許多地方都要求內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)分離，甚至進行物理隔離，勢必投入巨大，在高校大興土木進行基礎建設之時，無異雪上加霜，將影響其他投入；再次，ERP比GRP在成熟應用上更勝一籌，有比較好的應用先例，可以少走彎路，雖然GRP的優(yōu)勢在于它的操作方面略顯簡易，但相對于高校，人員素質(zhì)普遍較高，對ERP系統(tǒng)略加培訓，會很快掌握，上手不存在問題。由此分析可得出結(jié)論:高校信息化管理建議采用ERP系統(tǒng)。

［1］孫林.關(guān)于高校信息化建設的思考［J］.科技信息，2012.12.

［2］伏秋平.對高校信息化建設的若干思考［J］.教育信息化，2006.10.

［3］楊興凱.基于GRP的電子政務應用模式研究［J］.中國信息界，2010.11.