紹興市晶宇進出口有限公司單證流程設計

張煜寧+羅俊

摘要：改革開放二十余年來，我國經濟發展迅速，在世界經濟舞臺上扮演著越來越重要的角色。特別是我國加入世貿組織后，中國經濟進一步國際化，與國際經濟逐漸融為一體。外向型企業要在競爭激烈的國際市場中贏得一席地位，就必須轉向國際化經營，積極參與國際分工和國際競爭。我國對外貿領域的改革不斷擴大和深化，外貿公司真正的危機來了:人才流失進入高峰，企業盈利水平不斷下降，人民幣的升值。外貿公司幾乎都是在夾縫中求生，而外貿單證是對外貿易業務的重要組成部分，面對這個現狀，筆者結合外貿專業知識和畢業實習崗位經驗對紹興市晶宇進出口有限公司單證流程進行設計，探索了適合公司發展的流程，總結了本人對單證工作的淺薄認識與心得。

關鍵詞：單證 報關 裝箱單 流程 時間

1 公司及其單證崗位概述

1.1 公司企業文化介紹。紹興市晶宇進出口有限公司是一家經國家商務部批準的進出口公司，是一家集貿易與生產于一體的私營企業，創辦于2007年6月。雖然這是一家年輕的公司，但是擁有一支經驗豐富的專業隊伍，可以為客戶提供最為滿意的產品。

公司享有自營進出口權，產品遠銷歐、美、亞等國家及地區。公司主要經營：各式全棉，滌綸，亞麻、苧麻等印花、染色、繡花布等。公司與各生產商保持良好的合作關系，能為客戶提供較為優惠的產品價格。公司奉行“誠信、節儉、開拓、創新”八字方針，以市場為導向，以誠信取市場。公司將一直奉行質量第一的服務宗旨，價格公平，信譽至上。

由于各公司外貿經營模式不同，筆者就針對紹興市晶宇進出口有限公司的運營模式，對該公司的單證流程進行詳細論述。

1.2 公司單證崗位概述。單證就是在進出口業務中應用的單據和證書，買賣雙方憑借這些單據和證書來處理貨物的商檢、運輸、保險、報關、交付、結匯等，單證是結算的基本工具，也是履行合同的必要手段。而單證員的工作貫穿于企業的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了出口企業內部各部門之間的協調配合外，還必須與檢驗機構、保險公司、交通運輸部門、海關、銀行以及其他有關部門發生聯系，環環相扣，互為影響，也互為條件。

2 單證操作流程設計

2.1 租船訂艙：制作托運委托書，向貨代公司訂艙位，告訴貨代公司貨物地址，貨好時間。由業務員或跟單員提供數據，看是訂小柜、平柜還是高柜或者直接托運。

2.2 商檢：交貨期前一兩個星期辦理商檢。

2.3 發貨通知：這個環節關系到出貨的及時和準時問題，同時牽扯到船期和客人可以準時收到貨物。貨代訂好艙后傳真來的進倉單告訴倉庫或工廠，安排好出貨時間。司機過來托柜，裝完箱后等具體裝箱數據，用來做報關資料。

2.4 報關：報關時提供給貨代全套資料，包括：核銷單，報關委托書，報關單，蓋章的空白A4紙。截關當日或前，告知報關數據，如海關十位數編碼，裝箱單數據，商業發票數據，報關要素等等，寄出的資料必須向貨代確認是否收到。

2.5 確認提單：貨代會傳一份格式提單讓你確認提單。如果是T/T，那一般確認好件數，毛重，體積，就沒有很大問題。如果是L/C，必須要按照L/C上的條款來確認，如收貨人，船名航次，是FOB還是CIF，是整箱還是拼箱。提單一般是開船后才能出來。如果電放則需要制作一份電放保函給貨代，讓其制作電放提單。提單分為電放提單以及正本提單。

2.6 保險：如果是CIF方式走貨的話需要做保險。保險是以報關時的發票為基準的，加上重要的船名航次、保險金額、保險時間。

2.7 原產地證書：原產地證書分為一般原產地證C.O和普惠制產地證FORM A。一般原產地證可以通過貿促會或商檢局申請：普惠制產地證則只能向商檢局申請。原產地證書是發達國家對發展中國家的一種優惠政策。并非全部單證都要做原產地證書。做原產地證書，必須向商檢局或貿促會提交包括原產地證書的申請表格、原產地證書表格、裝箱單、商業發票、提單復印件在內的單據資料。

2.8 拿單：船開后2～3天內，貨代會列出清關費、文件費、操縱費等用度清單，逐項支付后，把水單發給貨代。貨代核實到賬款項后向其拿正本提單。按常規來講，應該指派專人親自到貨代公司提單，或者直接向貨代公司發出寄單委托書，令其將提單寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名后通過傳真發給貨代，并將貨代傳真回來的提單副本存檔保管。

2.9 議付單據：議付單據系一套涵蓋了原產地證書、提單正本、保險資料，以及明確標示發票號、柜號、封條號的發票裝箱單的出貨資料。通過電郵向客戶發送提單正本的復印件催款，所有款項到位后寄議付單據。

2.10 開票資料：出貨后從貨代公司取出作為向工廠出具票據時的對照單海關預錄單，以確保工廠開的票與報關資料一致。

2.11 退單：報關后一個月，跟貨代催要報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退稅聯退還給你。退稅時除了要出具這些單據，還應該出具銀行的核銷水單。

2.12 業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

2.13 文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。需要筆者做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里，同時還需要輸入出口發票。

3 流程中的注意點及單據的時間要求

3.1 流程中的注意點

3.1.1 在租船訂艙時，筆者會放松警惕，常犯錯誤為：FREIGHT COLLECT寫成FREIGHT PREPAID；一些不從上海港走的貨寫成了SHANGHAI。

3.1.2 商檢比較簡單，但值得注意的就是要及時的向廠方商檢員催商檢憑條，并及時將商檢憑條轉給貨代在報關前。

3.1.3 報關時具體要求，因為筆者主要做這塊，所以比較熟悉，也知道注意點，報關單據包括裝箱單、發票、核銷單、報關單、報關委托書。

裝箱單、發票、報關單、報關數據是自己做的，這些都有的內容（發票號，日期，買方公司名稱，起運港和目的地，嘜頭，貨描，數量）要保持一致，發票要注意報關的金額一定不要錯，這些做好，認真檢查完畢，都要傳遞給貨代公司的操作員的。

核銷單是一式三聯，要蓋五個章，兩個公章，三個條形章帶公司名稱和在外管局的編碼，蓋在對應的地方。

報關單一般不填內容，最底欄申報單位那蓋報關專用章；最好多寄給貨代公司幾份確保打印時無誤，要不然就有得重寄，更費時費力。嚴重時因為這個趕不上船，就不好交代了。

報關委托書是委托別人報關時用的，一式三聯，每張都得蓋章，右上方和左下方有日期的地方各蓋一個公章加法人章，內容可填可不填。

空白A4一般寄6張，一般在右下角蓋上公司中英文章和法人的章即可，是用來給貨代打印商業發票、箱單等等。其中也已包含多寄的。

以上單據都是一般情況下需要的，特殊情況特殊對待。所有單據準備齊全了寄給貨代或指定地點。寄件之前一定要再審一遍看看所有單據是否都齊了，要蓋的章是否都蓋了。

3.1.4 一般提單貨代公司都是按照你的托書的數據進行填寫，只要認真仔細的核對，一般就沒問題了。

3.1.5 原產地證書是很容易犯錯誤的，人為的因素比較大，所以自身的核對很重要。曾經就有一次疏忽，被商檢局的人把字母給打錯了，當時筆者沒有查出來，后來還特地去改了一次。

3.1.6 開票資料是要和工廠打交道的，所以必須寫清楚，也必須和工廠交代清楚，寫明公司抬頭，第一次開發票必須給工廠稅務登記證的復印件和法人身份證復印件，否則犯錯誤是十有八九。

3.1.7 退核銷單一般在出貨一個月之后跟貨代催要，一般情況下，都是付款買核銷單，一開始的時候這個環節總是疏忽，雖然這是個只需一個電話就可以解決的事情，殊不知就是經常忘記。

3.2 各種單據時間要求

各種單據的簽發日期應符合邏輯性和國際慣例,通常提單日期是確定各單據日期的關鍵，匯票日期應晚于提單、發票等其他單據，但不能晚于L/C的效期。各單據日期關系如下：

發票日期應在各單據日期之首；提單日不能超過L/C規定的裝運期也不得早于L/C的最早裝運期；保單的簽發日應早于或等于提單日期（一般早于提單2天），不能早于發票；箱單應等于或遲于發票日期，但必須在提單日之前；產地證不早于發票日期，不遲于提單日；商檢證日期不晚于提單日期，但也不能過分早于提單日；受益人證明：等于或晚于提單日；裝船通知：等于或晚于提單日后三天內。

參考文獻：

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