淺談關(guān)于加強(qiáng)地勘單位人事檔案管理的重要性

摘要：在日常的工作和生活中，人事檔案扮演著十分重要的角色。它記載著一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，也是對(duì)工作經(jīng)歷的記錄。本文通過(guò)分析人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值、個(gè)人價(jià)值和單位價(jià)值等，對(duì)人事檔案在管理中存在的主要問(wèn)題及解決措施幾方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理措施

在地勘單位企業(yè)化管理的今天，人力資源管理在企業(yè)管理過(guò)程中都有著舉足輕重的地位，而人事檔案管理作為人力資源管理的基礎(chǔ)，也必然會(huì)更加受到重視。在日常工作管理中，我們可以根據(jù)人事檔案的作用分為以下兩個(gè)方面：對(duì)員工個(gè)人而言，人事檔案管理部門(mén)是為員工提供婚姻狀況證明；家庭情況證明；個(gè)人經(jīng)歷證明，提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)。對(duì)單位集體而言，檔案是作為員工職稱(chēng)評(píng)定、確定退休年齡、根據(jù)從事特殊性崗位的年限推算提前退休年齡、繳納員工“五險(xiǎn)一金”、工資調(diào)整及確定、出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等的重要依據(jù)。

1 人事檔案管理的價(jià)值

1.1 人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值 人事檔案的社會(huì)價(jià)值，主要是由其自身的社會(huì)屬性決定的。其中人事檔案是人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，也是記錄人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考文獻(xiàn)，因此無(wú)論是在什么樣的條件下，都要我們認(rèn)識(shí)人事管理活動(dòng)，以此形成相關(guān)的人事資料，就需要我們收集、整理、歸檔和報(bào)關(guān)等人事檔案管理工作，人事檔案具有一定的存在和利用價(jià)值，是最全最專(zhuān)業(yè)的文檔類(lèi)資料。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案既是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的一個(gè)重要憑證，也是招工、提綱和工作調(diào)動(dòng)等等人事管理工作中的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在人事管理組織中占據(jù)很大的地位。但是，在歷史特定的條件下，人事檔案的價(jià)值作用曾被過(guò)分的扭曲和夸大，其中重檔案輕現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)成為當(dāng)今人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，使得很多人對(duì)人事檔案有一定的偏見(jiàn)。但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)逐漸步入信息化的時(shí)代，使得信息已經(jīng)成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也成為一項(xiàng)重要的戰(zhàn)略意義和社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的認(rèn)識(shí)檔案有著更為廣闊的價(jià)值空間。其中，市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)等等，都需要真實(shí)、科學(xué)地人員信息為依據(jù)，而能夠更好地支撐和連接起來(lái)。而這些信息的獲取和利用，都離不開(kāi)人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，為了能夠充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，就需要我們正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，保證其得到更好地發(fā)揮。

1.2 人事檔案管理的單位價(jià)值 人事檔案管理的單位價(jià)值主要是在人事管理活動(dòng)中所形成的，主要是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)進(jìn)行記述的，也是對(duì)個(gè)人在單位的表現(xiàn)進(jìn)行記錄的，也是對(duì)個(gè)人在單位各方面的最原始記錄。其中人事檔案的重要意義主要表現(xiàn)為：人事檔案是制定和實(shí)施單位人才戰(zhàn)略、制定單位發(fā)展規(guī)劃、干部選拔任用、職稱(chēng)評(píng)定晉級(jí)等工作的重要依據(jù)和重要憑證，人事檔案是建立一個(gè)完善的干部信息庫(kù)，能夠成為日后對(duì)干部人事工作的決策提供重要的且準(zhǔn)確的信息。

1.3 人事檔案管理的個(gè)性價(jià)值 人事檔案都是以自己特有的方式記載著個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡，具有很強(qiáng)的時(shí)代特征和重要的史料價(jià)值。因此在進(jìn)行人事檔案管理的相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我們?cè)诟鱾€(gè)方面都需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，尤其是對(duì)個(gè)人各個(gè)方面的管理工作要重視起來(lái)，這樣才能更好地滿足現(xiàn)代人事工作的需求。

2 目前人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理政出多門(mén) 現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)變時(shí)期，管理模式基本上也都是延續(xù)的傳統(tǒng)舊體制，但是逐漸有著突破舊體制的趨勢(shì)。因此，人事檔案總體上是單位以及部門(mén)的管理，分別由黨委組織部門(mén)以及政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心等等單位負(fù)責(zé)的。其中，人事檔案的多頭管理既是傳統(tǒng)“人走檔隨”的管理模式的反映，也是約束人才流動(dòng)的障礙之一，因此在一定程度上影響著人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近些年來(lái)，隨著大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和認(rèn)識(shí)代理制度的逐步推行，很多部門(mén)拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，導(dǎo)致檔案管理權(quán)限存在一定的矛盾沖突。

2.2 人事檔案的嚴(yán)肅性還有待于加強(qiáng) 檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個(gè)詞匯就有著極大的威懾力，而目前，人事檔案管理中有如：“工齡越來(lái)越早，年齡越來(lái)越小，文憑越來(lái)越高，資格越來(lái)越老”等現(xiàn)象卻變得不足為奇，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷等問(wèn)題，這些現(xiàn)象都極大地破壞了檔案的嚴(yán)肅性。

3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的主要措施

3.1 人事檔案管理必須規(guī)范化 建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)劃管理的有力措施和可靠保證。此外，還需要各單位建立相應(yīng)的檔案管理制度，將檔案資料的產(chǎn)生從收集到歸檔都要統(tǒng)一進(jìn)行的日常保管及歸檔，要建立健全嚴(yán)格規(guī)范制度，制定一套嚴(yán)格的制度，這樣才能避免檔案的丟失和改動(dòng)，以此保證在進(jìn)行日常檔案工作考核等方面要有嚴(yán)格的手續(xù)，做到檔案接收、查閱的時(shí)候有登記等，有效地制約人為對(duì)檔案泄密等因素，對(duì)檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題，實(shí)行責(zé)任追究制，保證檔案管理規(guī)范的有序進(jìn)行。

3.2 檔案管理必須現(xiàn)代化與信息化 在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，我們可以運(yùn)用先進(jìn)的管理方法、科技手段等，提高人事檔案工作的效率和水平。在進(jìn)行人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化實(shí)行過(guò)程中，如何提高效率是我們需要關(guān)注的。首先就是檔案管理實(shí)行現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的管理，是人事檔案服務(wù)制度改革和發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日益增加的客觀需求。這樣就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的傳輸人事信息，以此提高人事信息管理的及時(shí)性。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，因此要合理利用各種資源，最大限度地發(fā)揮人事服務(wù)作用，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。為了使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案原件的前提下查閱干部檔案，還要保證查閱的速度以及檔案保密和安全工作，就需要我們加強(qiáng)檔案管理的制度，更要提高檔案管理工作的效率。這就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，整理好后輸入到計(jì)算機(jī)，通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)的處理，將文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)變成日后需要的數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)現(xiàn)代化來(lái)查閱相關(guān)的內(nèi)容。可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高校的人才檔案信息服務(wù)，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既能方便查閱者，又能大大提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并能更好地提高檔案的利用率。

3.3 改善設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理的基礎(chǔ) 現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門(mén)要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅(jiān)固的防火、防潮專(zhuān)用庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。其次是根據(jù)單位資金實(shí)力，合理配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開(kāi)展提供及時(shí)，準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。

總之，先進(jìn)的管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，現(xiàn)代的管理技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，科學(xué)的管理機(jī)制是加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化的保障；檔案管理現(xiàn)代化、信息化是檔案工作管理上的進(jìn)步，必將給檔案工作的利用效率帶來(lái)巨大的管理意義。

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作者簡(jiǎn)介：關(guān)杰（1963-），女，遼寧沈陽(yáng)人，滿族，職員，政工師，研究方向：人力資源管理。

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