小型公司內部管理制度對內部溝通的影響

儀夢南 郭夏夢

摘要：按傳播學的劃分方法，溝通現象可以分為人際溝通、大眾溝通、組織溝通三大類，其中組織溝通主要是對企業組織溝通現象的研究。組織溝通可視為組織成員基于工作需要與其他成員互傳訊息、交換意見，借以建立共識、協調行動或滿足需求，進而達成組織目標的動態歷程。文章以北京某語言學校為研究對象，從實證角度分析小型公司內部組織結構、薪酬制度、激勵制度及內部溝通渠道等內部管理制度對組織內部溝通的影響。

關鍵詞：組織內部溝通；小型組織；內部管理制度

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2014）17-0031-01

在組織內部，溝通的流向可以是垂直的，也可以是水平的，垂直方向的溝通包括自上而下和自下而上的溝通，自上而下的溝通指管理者與下屬之間的溝通，自下而上的溝通指員工向管理層提供信息反饋、匯報工作進度和當前問題等內容的溝通。水平方向的溝通則指同一層級的成員之間，或任何等級相同的人員之間的溝通。

在小型企業組織中，由于人員、層級較少，相對大型企業組織，其內部溝通的渠道和效果更容易觀察，因此，本文以北京某語言學校其中一個分校區為研究對象，通過訪問和觀察，研究組織內部層級、薪酬、激勵制度、沖突管理制度等組織內部管理機制的設置對組織內部溝通的影響。

1被訪學校管理體制的特點

1.1組織結構扁平化

該語言學校是北京的一家專注外教一對一培訓中小學生外語口語的公司，公司性質決定了公司的規模小，員工數量少的特點。該公司由位于北京四個區的小型校區組成，每個的固定運營和行政員工共有20多人，另外，該公司的外教團隊也有20多名，為四個校區共用的資源。

從公司結構層級來看，縱向結構從上到下有老板、經理、主管、員工四個層級，橫向層級，員工一級分為市場部、銷售部、教務部、行政部，每個部門都有一個主管。公司的組織結構總的來說是扁平化結構。

1.2結果導向型的薪酬制度

與大多數公司一樣，本公司的薪酬制度也是結果導向型，員工的績效考核通過每日工作完成量和每日報表的方式記錄，而外教的薪酬則由其工作量完成情況，客戶滿意度和客戶續費率來記錄和評估。

通過采訪了解到，本組織的管理層認為，采取這樣的薪酬制度一方面保證了薪酬分配的公平性，另一方面也有利于激勵公司員工相互競爭，努力工作，有利于公司的人力資本收益最大化。薪酬制度和激勵制度相掛鉤，薪酬加獎勵，能為員工提供工作動力，促進組織目標的完成。

1.3以獎勵為主的激勵制度

本組織內的激勵制度是以物質獎勵和員工提拔為主，獎勵的標準則通過員工工作的完成量來看，例如員工銷售連續三個月達標就可以獎勵IPad或者獎金，滿一年達標則有加薪和提拔的機會。

1.4上下級、同級自由交流的溝通渠道

在公司內部，從經理到主管到員工，每個人都有自己的英文名，上下級和同級之間的稱呼都是對方的英文名，這與傳統公司的以職位相互稱呼的方式不同。本組織的管理者認為這樣的稱呼方式可以讓員工在處理與上級的關系的過程中放松心態。

由于本公司的面積小，因此上下級之間的辦公區域區分的并不明顯，在工作時間，上下級和員工之間共同方式以面談最為常見。此外，公司內部常用的溝通方式還有定期的員工例會、手機和內部網絡等方式。總的來說，由于員工數量少，溝通自由靈活，管理者積極主動等方面的因素，促進了組織內部溝通渠道的暢通。

1.5思想開放、重視溝通的管理者

本組織管理者意圖為員工營造一種和諧，較為輕松的工作環境，因此，管理者為防止自身的職位為員工造成壓力，通常會主動與員工談話，交流。這也就可以解釋在采訪過程中管理者表現的平易近人的原因。

2扁平化的組織結構對內部溝通渠道暢通性的影響

扁平化組織是現代企業組織結構形式之一，這種組織結構形式改變了原來層級組織結構中的企業上下級組織和領導者之間的縱向聯系方式，平級各單位之間的橫向聯系方式以及組織體與外部各方面的聯系方式等。扁平化組織的優點就是密切了上下級的關系，促進了縱向信息流動的速度，能夠有效降低管理費用。在扁平化組織中，管理者對被管理者的控制相對寬松，也容易提高被管理者的自主權和積極性。但扁平化組織中，管理者的權利較為分散，與下屬進行協調的負擔也相對較重。

但在規模較小的組織中，與下屬協調的負擔較大型公司的負擔較輕，由于下屬的數量有限，組織的管理者與下屬溝通相對暢通。因此，在小型公司中，扁平化的組織結構總的來說有利于組織內部溝通渠道的暢通，一方面，管理者的管理幅度并不會因為組織的扁平化而權力分散，另一方面，扁平化的組織結構有利于管理者與基層員工進行直接有效的溝通，例如該語言學校的校區負責人可以直接與各部門員工還有老師團隊進行溝通，反過來，如果小型公司中垂直結構層級較多反而會阻礙信息的傳達，不利于公司提升工作效率。

3組織內部制度對工作和溝通效率的影響

在小型扁平化的組織中，公平的薪酬制度和獎勵制度同樣重要。在本次研究的組織中，公司的績效考核制度主要是從員工的工作報表和工作完成情況來判斷，因此，每個員工的工作完成量是有目共睹的，這就保證了薪酬制度的公平性。另外，公司的獎勵政策也是較為頻繁的，例如有月度獎勵、年度獎勵還有員工提拔機會，工作出色的員工在拿到更多薪酬的同時也可以享受豐厚的獎勵，這有利于持續優秀員工的工作動力，同時也有利于激勵其他員工以優秀員工為榜樣提高工作效率。

從法約爾管理原則來看，這種小型公司的勞動分工就是讓員工從事特定的工作，另外統一命令和統一指揮的原則也在此種組織中有所體現，但在法約爾的管理原則中并沒有注意到人際關系和諧程度對工作效率的影響。而人際關系學派中，馬斯洛提出的需求層次理論中則提高了人們對自尊的需求層次，滿足自尊需求的表現就是得到相應報酬和獎金。在本次研究中的小型公司非常重視員工的自尊需要，也讓員工都看到完成工作可以給自己帶來更高層次的滿足感，因此，從這個角度講，本組織的薪酬和獎勵制度無疑提高了大多數員工的工作效率。另外，沖突管理也是組織管理的一項重要內容，在組織中，人際沖突是最為常見也是最難解決的一種沖突類型，解決人際沖突需要管理者考慮到沖突雙方的利益和自尊需要。

在本次研究的小型組織中，校區負責人也就是校區經理處理人際沖突的主要方式就是協調解決，但在日常管理中，公司也很注重避免人際關系沖突的發生。例如定期對員工進行培訓，培訓以團隊合作，團隊凝聚力，失敗和成功案例分享為主要內容，以提高每個員工的團隊合作意識為宗旨開展各種集體活動，這些集體活動也取得了良好的效果。總的來說，在小型組織中，預防和協商是管理者用以避免和處理人際沖突可以選擇的措施。

4鼓勵員工決策制度對組織內部溝通的促進

在該語言學校，校區的管理者經常就日常管理制度的制定征詢員工的意見或者建議，鼓勵員工在小政策上做決策。如果管理者發現了某位員工的決策才能突出，就會考慮提拔該員工，讓其在更大的決策中發揮作用。

決策促進了本組織內部溝通的頻率，一方面，做決策通常會培養員工的主人翁意識，會產生類似“我對于組織來說很重要”的心理，因此，員工將更樂于在組織內部發言或者提出建議。另一方面，決策能力突出的員工更容易被發現和提拔，因此管理者鼓勵員工做決策的制度更容易實施，做出對公司有益的決策，對自己的職業生涯也更為有利，員工在這種激勵下也會更為積極和主動地與其他人交流和分享自己的看法。在小型組織中，營造了和諧的氣氛之后，員工的壓力較小，管理者可以直接與員工溝通，員工的建議更容易被管理者注意到，在小型組織中，鼓勵員工決策將有效地促進內部溝通的速度和頻率。

參考文獻：

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