實施電子化管理,提高學校檔案利用率

徐菁

【摘要】隨著科學技術的發展，我們所處的信息化時代，決定了檔案管理工作也正在向電子化、網絡化方面邁進。信息技術為檔案管理提供了便利，也帶來了一定的困難和挑戰。本文將從學校的角度出發，解析學校檔案管理在網絡環境下存在的問題，思考學校檔案的電子化管理的方法，從而提高學校檔案的利用率，讓學校檔案資料發揮其應有的作用。

【關鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀

當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。

1.學校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。

二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法

學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路

（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。

（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法

遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設定范圍密級。?檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率

學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。

1.強化服務意識

檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質

加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。

隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。

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