企業集團全面預算管理信息系統設計研究

（長沙理工大學 湖南長沙410015）

一、企業集團全面預算管理信息化存在的問題

一是信息及時反饋和溝通問題。目前某企業集團仍采取按期拿出歷史數據開會商討的傳統方式，這種方式費時費力，而且還存在溝通不及時、解決問題滯后等問題，給公司造成不必要的損失。二是信息系統預算數據分析能力不足。該企業集團利用EXCEL軟件對數據進行處理，EXCEL只能對數據進行匯總排序，并沒有分析功能，對于數據的處理能力也非常有限，很難達到全面預算管理要求的效率性、準確性，亟需一個專業級軟件建立數據庫并對數據進行處理和分析。三是客戶終端不夠多樣化。該企業集團的全面預算管理信息系統并沒有將智能移動終端等納入客戶終端的范圍。四是缺乏對決策的指導能力。該企業集團的全面預算管理信息系統由于分析能力的欠缺，無法生成對決策層有真正指導意義的相關信息，造成全面預算管理功能缺失和效益下降。

二、企業集團全面預算管理信息系統需求分析

（一）預算編制。某企業集團按照“上下結合、分級編制、逐級匯總”的原則編制預算，見圖1。

1.由財務部和董事會等高層根據目前企業發展戰略和經濟形勢制定預算目標大綱并下達。

2.各部門按照預算管理層下達的財務預算目標和政策，結合自身特點以及預測的執行條件，提出本部門詳細的財務預算方案上報企業財務管理部門。

3.財務部和預算管理委員會對下級各部門上交的預算方案進行審查修編。

4.將修編后的方案與各部門商討再做最后修改，將最終方案上交至董事會，進行最后的審議批準。

5.董事會將通過批準的方案下達執行。

（二）預算執行。某企業集團的預算執行包括預算控制、預算反饋和預算調整三部分。預算執行控制包括具體業務控制和資金控制。業務控制通過責任中心的業務流轉來實現過程控制，通過預算與實際情況的對比來實現反饋控制。資金控制則借助資金集中管理系統實現。該企業集團對預算執行的事中控制是要求每個業務部門的預算執行情況都要按期上報反饋給財務部，業務部門一定要做到全面的信息上報，不能有隱瞞遺漏的情況出現。財務部進行監督和審查，跟進業務執行進度，對于出現的不良情況提出警告和改進方案，對問題提出解決方案，并將解決方案提交給預算管理委員會和董事會審批，將審批通過的解決方案下達給出現問題的業務部門，業務部門及時作出調整，針對問題進行解決。見上頁圖2。

圖1 預算編制流程

圖2 預算調整流程

（三）預算分析。許多公司實施全面預算管理，往往忽視預算分析這一部分，只是簡單地編制預算然后下達執行，進行監督考核，這是很片面的預算管理。在全面預算管理執行過程中產生的數據往往含有大量的有價值的參考信息，如果能從中進行歸納總結，從數據中總結對以后全面預算管理和公司經營有指導意義的方式方法，才是全面預算管理更高層次的意義和功能，這就要考驗全面預算管理中預算模塊做的好壞。但面對大量的數據分析，沒有計算機的輔助是不可能完成的，而目前該企業集團全面預算管理信息系統的不完備導致預算分析做的并不好，需要好的信息系統予以支持，做好預算分析，這對企業全面預算管理的執行和成長至關重要。見圖3。

圖3 預算分析流程

圖4 預算考核流程

（四）預算考核。預算考核是以預算指標、預算執行結果以及預算分析等相關資料為依據，運用一定的考核方法和評價標準，對企業各部門、各環節的全面預算管理實施過程和實施效果進行考核、評價的綜合管理活動。有效的預算考核必須建立與預算體系相匹配的核算體系，建立不同于財務會計的責任會計核算體系；能夠按不同口徑歸集經濟業務（例如：按部門、按收入類型、按機組、按項目等）。預算考核是對企業內部各部門、單位預算執行結果的考核和評價，是預算的事中控制和事后控制的主要手段，是一個動態的考評過程。預算考核對數據的要求比較高，要求數據全面準確，這就對該企業集團全面預算管理信息系統的數據對比分析能力提出了要求，具體為：信息系統能根據歷史數據，針對不同部門制定專門的指標體系進行全面預算管理評價，判斷預算執行的優劣，并且生成考核結果，作為本部門預算管理工作執行效果評價，以此判斷對部門的獎懲，并幫助預算管理委員會和財務部門生成對以后預算管理工作的指導意見。見圖4。

三、企業集團全面預算管理信息系統設計

（一）信息系統的設計原則和指導思想。該企業集團的全面預算管理信息系統設計應遵循規范性、前瞻性、易用性、靈活性、整合性、安全性等原則。

1.規范性。系統建設應統一規范，滿足業務需求、提升業務績效，提高業務自動化、改進工作效率，保證數據質量的提升，保障決策的準確性，保證更安全、更可靠的業務信息，形成面向業務的IT組織和管控體系。

2.前瞻性。系統建設符合總體目標戰略，融合行業最佳實踐，應用先進、開放、經市場證明的成熟技術，在IT架構的各組成部分盡可能使用業界公開標準。

3.易用性。系統業務開發快速簡便，系統易學習、易操作、易維護；供應商和平臺數量最小化；IT架構層次簡單、高效實用。

4.靈活性。系統能適應不同的業務環境，系統應用業務可配置、可擴展、可管理，IT架構層次化、組件化、靈活的配置數據參數化，系統數據模塊化、模型可擴充。

5.整合性。IT資源集成整合（信息/模塊/功能資源），IT技術集成整合（界面/信息/流程/應用集成）。

6.安全性。系統運行數據安全，接口集成安全。該企業集團信息系統的設計指導思想就是利用目前信息技術界最前沿的科技技術，將各個信息平臺結合到一起，將系統設計成一個功能全面、理念先進的針對性全面預算管理信息系統。

（二）信息系統架構。信息系統功能結構設置將根據該企業集團的全面預算管理流程設置，將各部分需求功能都通過信息系統實現，并且按照流程各個功能部分之間能直接過渡、前后銜接實現閉環管理。軟件的權限需根據該企業集團本身的管理組織體系層級進行設置。為了方便軟件的設置安裝，可以把客戶端直接放在瀏覽器上，也就是基于WEB技術省去客戶端的安裝。而整個系統結構應該是B/S三層技術構架，分別為展現層、應用層、數據層。展現層就是指客戶終端展現數據的層面。應用層是指信息系統的功能實現層，在這一層級發揮信息系統的各項功能。數據層就是儲存數據的層面，一般有專門的數據服務器作為支撐。見圖5。

圖5 信息系統層級結構

圖6 信息系統管理模塊設計

（三）信息系統設計。見圖6。

1.工作流管理。預算編制、預算審核、預算分解、預算調整（按實際成本數據補錄的審批流程）的設定，包括通知的設置等等；支持流程發起、流程節點、觸發機制等的設置。

2.權限管理。維護組織、角色、用戶，設置能夠使用全面預算管理系統的用戶，以及各用戶訪問系統（對應公司、部門、菜單、功能、流程等）的權限、口令；系統支持激活/停用組織，停用的組織在本系統中都處于不可用狀態。

3.數據字典。維護預算科目、會計科目、資產類別、業務活動、版本、期間、幣種、匯率和項目類別等項的數據，有的是從其他系統取得，有的在本系統維護；系統支持新增、修改、刪除、查看等數據項；系統支持設置啟用/停用數據項，及啟用時間段的設定，對于有層級的數據，需要先維護累計組及層級的信息；系統支持導入功能，如從其他系統、從EXCEL文件導入。

4.映射管理。業務活動類型與成本中心、預算科目與會計科目、預算科目與成本動因等之間的映射管理維護；預算科目與會計科目、業務活動類別、公司、部門、戰略之間的映射關系維護；可以設定映射規則，如制定范圍，包含、排除的關系。可導入，也可手工維護。

5.模板管理。對各套模板各表單表項的管理，增加、減少、調整模板，調整模板里欄位數值取數邏輯及表間計算關系等，可增加、刪除模板；能夠從歷史存在的模板中自動創建模板的草稿；可指定歸口管理部門、審核部門；可調整模板里的欄位信息；可定義表間計算關系；對模板調整有歷史記錄并進行版本控制；可批量導入導出模板。

6.系統維護。對系統的數據進行備份或恢復，系統日志的查詢和清除，系統運行狀況監控，用戶個性化的配置，如界面顏色、字體等、系統幫助，對系統功能的解釋說明及系統操作的方法。系統備份支持定期手工/自動數據清理、備份計劃設定；支持數據手工/自動的清理、備份登記操作。有數據恢復功能，支持手工/自動的數據恢復機制。個性配置主要記錄用戶的一些個性的配置信息。例如：設定默認的顯示風格，或所有查詢列表中每頁顯示的條目及是否開通短信。系統支持對個性參數進行設置。日志管理記錄從登記預算管控系統開始，用戶在系統中所做的每一個動作，如項目預算申報、調整等，都會在操作日志頁面中記錄。關于系統日志的相關功能需求如下：系統支持對每個用戶的操作進行記錄；系統支持查詢操作記錄。可對系統運行狀況進行監控。支持在操作人員定位到預算錄入、調整和查詢中的部分字段時，可自動顯示該字段的說明信息；在預算的每個流轉界面中均增加“系統幫助”欄位，通過此欄位可以直接鏈接到“系統幫助”模塊看到幫助信息；支持對幫助信息進行歸類，并可按歸類主題進行查詢；支持在線預覽各類幫助信息，但不可下載閱覽；支持用戶對企業特殊問題或需求的反饋。

7.接口管理。管理與各個系統的接口，可對接口數據自動校驗，對記錄接口傳輸日志，對接口狀態進行監控。

8.查詢統計。按多個維度對年度預算、月度現金流預算進行明細、匯總查詢；對預算的執行狀態進行監控；對預算調整情況進行查詢；系統可提供靈活的界面查詢功能，能夠支持自定義查詢，包括查詢維度、查詢模板等。查詢出的數據可以進行導出打印。可進行多幣種轉換。支持查詢結果的追溯：能從上級匯總數挖掘鉆探查詢到構成此匯總數的明細數，如：從公司匯總數挖掘鉆探查詢到部門明細、從部門匯總數挖掘鉆探到項目明細數、從科目匯總數挖掘鉆探查詢到末級明細數。