現(xiàn)代秘書處理信息的高效模式探索

劉麗紅

內(nèi)容摘要：信息工作是秘書工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息化時(shí)代對(duì)秘書工作提出了更高的要求，要具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，掌握當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代科技文化相應(yīng)的知識(shí)及工作能力，及時(shí)轉(zhuǎn)變思維和創(chuàng)新工作方式積極融入到科技大潮中。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 精心提煉 及時(shí)存貯 信息保密

在我國秘書是種職位和社會(huì)職業(yè)，是屬于領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人助手，雖然各種秘書由于領(lǐng)導(dǎo)的職能不同，而導(dǎo)致各種秘書的具體助手作用也各不相同，但他們的共同點(diǎn)都是通過輔助領(lǐng)導(dǎo)，為人民服務(wù)和為社會(huì)服務(wù)。

一.現(xiàn)代秘書高效處理信息的意義

秘書部門的地位、性質(zhì)和作用決定了信息工作是秘書工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。秘書部門作為單位的中心，是聯(lián)系上級(jí)溝通下級(jí)，交流各方的信息集散地，這為做好信息工作創(chuàng)造了良好的條件。隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)越來越深刻地認(rèn)識(shí)，為了做出更好的決策，我們必須要完善信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，切實(shí)做好信息工作。首先，眾所周知，以信息工作為軸心的是辦公室工作，如果我們實(shí)行一套完整的程序，這樣直接參與信息工作的不僅僅是信息人員，收發(fā)、文印、文書、機(jī)要、內(nèi)務(wù)、檔案等人員也都加入進(jìn)來。這就使文書工作和信息工作相結(jié)合，做到一環(huán)扣一環(huán)，從根本上加快信息的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，縮短工作時(shí)間。其次，隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和辦公設(shè)備技術(shù)的提高的發(fā)揮，越來越多的紙質(zhì)文件被電子文檔所取代，同時(shí)許多的面對(duì)面會(huì)議由于視頻會(huì)議的出現(xiàn)被精簡，這樣的變化有效地克服了文牘主義。第三，隨著辦公自動(dòng)化水平的進(jìn)一步提高，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所要傳達(dá)的指示精神及交辦的重要事項(xiàng)，可以直接通過現(xiàn)代信息渠道即時(shí)完成，無需一級(jí)一級(jí)地傳達(dá)，不但減少了工作時(shí)間，還可以減少因多次傳達(dá)導(dǎo)致信息誤差，使秘書部門的工作效率也因此得到了大大的提高。可見，高質(zhì)量的信息工作在促進(jìn)秘書工作開創(chuàng)新局面起著有力的推動(dòng)作用。

二.信息化時(shí)代對(duì)秘書工作的要求

（一）要有較高的政治思想素質(zhì)

領(lǐng)導(dǎo)所下的決策， 都要遵循的“黨政分開”原則。秘書人員應(yīng)嚴(yán)格按照黨的方針、政策辦事， 全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，深入地透徹的分析問題，善于觀察和思考，認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹上級(jí)文件精神。只有這樣，才能收集到有價(jià)值的信息，才能及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供有決策價(jià)值的信息。

（二）要具備較高的理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于企業(yè)經(jīng)營模式轉(zhuǎn)變，使其經(jīng)營模式從粗放型模式轉(zhuǎn)為了集約型模式。國內(nèi)外市場逐漸成為一個(gè)整體，為了順應(yīng)時(shí)代的變化和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營管理決策的需要，秘書人員的素質(zhì)也要有所提高。當(dāng)今社會(huì)中越被人們所重視，也就越要求有較高素質(zhì)的秘書人員來適應(yīng)這一工作。企業(yè)秘書必須通曉本企業(yè)的業(yè)務(wù)，熟悉本企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)和發(fā)展戰(zhàn)略，及時(shí)收集、處理與本企業(yè)的產(chǎn)、供、銷、科技、資金、市場等有關(guān)的信息，國家宏觀調(diào)控方面的信息，國際國內(nèi)工藝水平、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向方面的信息等， 必須通曉行政、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、管理、市場營銷等方面的知識(shí)。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，秘書信息工作行政性已逐漸弱化而商務(wù)性則漸漸加強(qiáng)，隨著2001年中國加入世界貿(mào)易組織以來，各國企業(yè)在世界范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了競爭與協(xié)作相結(jié)合的良好共存局面，這更加要求企業(yè)秘書人員要熟知國際法規(guī)及慣例的同時(shí)還要掌握兩門以上外語來輔助做好該工作。

（三）要加強(qiáng)信息意識(shí)，提高搞好信息工作的自覺性

信息的溝通是相互的，如果人們對(duì)信息不引起重視，沒有信息意識(shí)，那即使是信息就在你面前，你也會(huì)看不到，也聽不到，任由信息白白流失，不能加以捕捉和接受。同時(shí)，秘書人員信息意識(shí)的強(qiáng)弱還會(huì)影響信息的質(zhì)與量。例如，所有人員同去出席一個(gè)活動(dòng)，因?yàn)殛P(guān)注角度和重視程度的不同，有的人收獲滿滿，而有的卻兩手空空，什么信息都沒收集到。再則，同去了解某個(gè)產(chǎn)品的情況，有的人僅僅就得知了一些表面信息，但有的人卻在普通信息之下進(jìn)行剝絲抽繭得到了隱藏的重要情報(bào)。因此，秘書人員應(yīng)該在提高信息意識(shí)方面要有目的、有意識(shí)、有針對(duì)性地訓(xùn)練自己，做到工作上積極主動(dòng)、思想上與時(shí)俱進(jìn)、行動(dòng)時(shí)迅速高效、觀察時(shí)意識(shí)敏銳。

（四）要強(qiáng)化現(xiàn)代意識(shí)，充分利用高科技手段進(jìn)行信息工作

信息意識(shí)是反映人們對(duì)信息工作性質(zhì)，社會(huì)地位和作用的認(rèn)識(shí)程度，是一種驅(qū)使人們采取情報(bào)行為的動(dòng)力。信息的加工、貯存、傳遞等程序有賴于電子計(jì)算機(jī)的文字編輯和數(shù)據(jù)處理，還可結(jié)合全企業(yè)的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的應(yīng)用程度的制定，以達(dá)到信息加工的目的。互聯(lián)網(wǎng)的存在也給信息工作提供了更加廣闊的天地，企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，可通過電子計(jì)算機(jī)了解各部門之間的產(chǎn)、經(jīng)營情況等。而與外部聯(lián)網(wǎng)后，則可了解國內(nèi)和國際上同行業(yè)相關(guān)的情況。互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的同時(shí)也為企業(yè)秘書提供了更多的機(jī)遇，但與此同時(shí)也對(duì)秘書人員提出了更高的要求。秘書信息工作人員不僅要具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，還應(yīng)掌握當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代科技文化相應(yīng)的知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到新技術(shù)帶來的改變并及時(shí)轉(zhuǎn)變思維和工作方式積極融入到科技大潮中。

三.秘書如何高效處理信息

（一）廣泛收集信息

秘書工作是和信息緊密聯(lián)系起來的。信息的來源越多，得到的有價(jià)值的信息也就能越多，那么能利用資料就會(huì)越豐富，這就能使秘書信息工作完成的更加主動(dòng)，更加出色。一般情況下協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理和輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策是秘書工作的主要職責(zé)，但由于領(lǐng)導(dǎo)所管理的不是一個(gè)小小的部門而是整個(gè)公司，它是一個(gè)完整的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。所以這就表示秘書要收集各個(gè)層面的信息，而且不但要有國內(nèi)的，還要有國外的這些與之相關(guān)的信息也都要收集，而通常信息收集的渠道和所收集的信息是成正比的，收集信息的渠道越多那么收集到的信息就能越多，因此秘書人員就要積極主動(dòng)地利用和發(fā)掘各種收集信息的渠道，收集到所需的信息，并適時(shí)、適當(dāng)?shù)貙?duì)這些信息提出自己地獨(dú)立見解，向領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)能下達(dá)科學(xué)、合理的決策提供更加深入地信息依據(jù)。

（二）精心整理信息

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展使秘書收集的信息量幾乎不受任何限制，但過多的信息也會(huì)白白浪費(fèi)精力和物力。即使收集的時(shí)候已經(jīng)注意初選，但一段時(shí)間后，累積的信息仍會(huì)大大超過實(shí)際的需求量，這就需要整理和加工。整理信息的初步做法就是現(xiàn)將目前所有的資料先按照一定的類別分類，然后盡可能的將信息分成細(xì)類，理清頭緒。然后再將其分為有用或無用的信息，最后剔除無用的信息和虛假的信息，保留有用且真實(shí)的信息，以達(dá)到整理的目的。endprint

（三）認(rèn)真提煉信息

所謂的提煉信息就是對(duì)信息進(jìn)行編輯、統(tǒng)計(jì)、分類、綜合、提要等一系列工作，最終目的就是為了讓領(lǐng)導(dǎo)及其他信息利用者能在較短的時(shí)間內(nèi)獲取所需的信息。然后從提供的那些信息中獲得最大的信息量，讓他們能縮短閱讀時(shí)間，以及減少那些必要的或沒有價(jià)值的信息對(duì)他們的干擾。辦公室人員所提交的總結(jié)、會(huì)議記錄、簡報(bào)等都是對(duì)各種信息進(jìn)濃縮和擇優(yōu)的成果。

（四）及時(shí)存儲(chǔ)信息

有很多信息在經(jīng)過收集、加工、處理等一系列程序完畢后并不是馬上就能被利用的，在這之前秘書人員需先要把這些信息先保存起來。除此之外，一些有價(jià)值的信息在被使用過后，還有被反復(fù)利用的價(jià)值，如此一來這些信息就需要先留份備存，為以后的信息利用工作打好基礎(chǔ)。所以，研究信息是如何存儲(chǔ)是非常有意義的。信息的存儲(chǔ)是指對(duì)加工過后的信息進(jìn)行科學(xué)、有序的存放，以便使用的過程。它通常包括兩層含義：一是將加工后的信息按照一定的規(guī)則記錄在相應(yīng)的載體上；二是將這些信息載體按一定的特征、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行綜合，組建成系統(tǒng)有序、方便檢索利用的體系。

（五）做好信息保密

在高科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)競爭已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)信息化競爭的新階段。如何增強(qiáng)信息保密能力，確保信息安全越來越成為我國企業(yè)關(guān)注的重大課題。作為企業(yè)重要的信息管理秘書部門，具有較強(qiáng)的機(jī)要性。作為企業(yè)管理重要信息的秘書部門，它必須要有較強(qiáng)的機(jī)要性。因此，企業(yè)對(duì)加強(qiáng)秘書人員在信息保密工作方面提出了更高的要求。作為企業(yè)重要信息管理的秘書部門，所以，秘書人員對(duì)信息工作就要做到不論何時(shí)、何地都要嚴(yán)守機(jī)密做到不泄密。

（六）用數(shù)字化工具處理信息

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提高，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。它的出現(xiàn)，不僅改變了秘書信息處理工作，同時(shí)使辦公業(yè)務(wù)的信息量也因此急劇增加，在這個(gè)日益發(fā)展的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的辦公設(shè)備和技術(shù)所具有的辦公效率已經(jīng)不能跟上這個(gè)時(shí)代的腳步。對(duì)于現(xiàn)在的秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)者而言，用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊設(shè)備技術(shù)處理信息，能更快的實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息管理的現(xiàn)代化。

實(shí)踐證明，自從信息處理工作中運(yùn)用了辦公自動(dòng)化后，展現(xiàn)出了許多的優(yōu)勢：

可以讓辦公人員節(jié)省大量的工作時(shí)間。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，在辦公自動(dòng)化沒出現(xiàn)以前，秘書人員平均有三分之一的時(shí)間耗費(fèi)在尋找、查閱文件以及資料方面，而剩下的三分之二的時(shí)間中，又有四分之一的時(shí)間被用于處理事務(wù)性工作；能提高快速反應(yīng)能力，在秘書人員辦理公務(wù)時(shí)，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的檢索能力來進(jìn)行快速查找；能提高決策的質(zhì)量，計(jì)算機(jī)處理作業(yè)能比手工作業(yè)更來的更準(zhǔn)確、及時(shí)和可靠，能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更可靠的科學(xué)依據(jù)；可以加速信息的傳播速度，提高工作效率，減少工作費(fèi)用，為所在單位節(jié)約了大量成本。

（作者介紹：湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院文法學(xué)院副教授）endprint