新時期推進企業檔案規范化管理的思考

趙亮

對一個企業來說，檔案的管理工作非常重要。對內可以作為企業管理人員了解企業整體發展狀況、及時調整發展策略的依據，能夠為企業領導者的決策提供準確的資料依據；對外則可以使企業的發展情況及經營成果得到社會各界的認可，從而加強企業與社會各方的合作。企業的順利發展是離不開檔案管理工作的，所以，要充分發揮檔案在企業中的重要作用，就必須采取正確的措施，使之系統化和規范化。

一、全員參與，過程管理是做好企業檔案規范化管理工作的保障

全員參與，過程管理是檔案規范化管理中的一個重要方面。檔案工作涉及到企業的方方面面，文件在形成、流轉、辦理、整理、歸檔的過程中也會涉及到企業的各個環節。比如，企業一個項目的文件，它的形成從項目的立項、調研到預算、招標再到最后的實施，可以說涉及到了這個項目的全部階段。因此，要把檔案意識貫徹落實到每一個環節中去，實行部門立卷責任制，堅持“誰立檔誰整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業的檔案工作進一步規范化。

二、完善制度，健全機制是企業檔案規范化管理工作的根本

企業應該及時成立相關的檔案管理評估工作領導小組，對檔案的管理情況進行有效的監管和評估。要根據本單位的具體情況實施并修訂符合本單位實際的檔案管理規范機制，如要健全《檔案管理標準》、《檔案分類標準和保管期限》、《檔案管理應急預案》等方面的制度。此外，企業每年還應將檔案工作列入到本年度的發展規劃和計劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領導職責、管理職責和工作職責都能分級分層落實到位，這將會對檔案工作的規范化管理提供切實的保障。

三、常態化管理，規范化實施是企業檔案管理工作的基礎

檔案工作是一個企業開展各項業務和活動的有機組成部分，有著不可或缺的意義，應該采取常態化的方式開展。

1、對各種檔案要及時歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規定的時間內及時歸檔，要按照《歸檔文件整理規則》做好檔案的系統化管理，確保歸檔文件的準確和完整。對到期的檔案要及時進行鑒定，確保檔案利用的有效性。對已到保管期限的檔案要專人進行鑒定，經鑒定后，仍需要保存的檔案要對其重新劃定保管期限，對那些到保管期限也沒有保存價值的檔案，要進行登記造冊，填寫銷毀清冊。對檔案的借閱，要完備手續。借閱檔案要按照規定辦理借閱登記手續，要按時催促歸還。企業要根據每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進、轉出都要進行登記，雙方當面清點，辦理簽字手續。檔案室要保持干凈整潔，沒有雜物，室內面積要能夠滿足檔案工作發展的需要，要留有足夠的存儲空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應在每年的年中和年末對所存放的檔案進行全面的清查并及時建立清查記錄。

2、用“關鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。

使用“關鍵詞”來代替“主題詞”，可以簡化查找檔案的時間，提高使用效率，也就是說通過從題名或文件主題中歸納出一些體現主題內容的關鍵詞，對其進行標識，等錄入計算機后就可以通過計算機批量處理的功能進行檢索處理。比如，有關廠房基礎建設的文件，有人將它的關鍵詞寫為“基本建設”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設”，在通過計算機調控后可以把關鍵詞統一規范為“基建。”此外，計算機還有一項“活動增加”的功能，可以利用這項功能將那些不規范的詞語和主題詞中詞義相近的進行合并，這樣就解決了用手工標識速度較慢的問題，同時還解決了主題詞中的詞義含量的問題。

3、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，就是說那些歸檔的文件應該要以本單位形成的文件為主，這是推進檔案規范化管理中的重要一環。這里需要注意三個問題：一是對文件歸檔的時間要把握準確，進行歸檔的文件必須是完成了現階段任務的，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則會造成檔案管理的混亂和無序。二是要明確文件歸檔的重點，對歸檔文件進行合理的分工，也就是說要在實際工作中將文件和資料區分開來，尤其是要注意那些在內容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅持具體問題具體分析，從而減少檔案管理中的重復和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內在聯系的文件材料放在一個卷中，以確保其對于同一問題處理的全部來龍去脈過程的反映，保證同一問題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規范化奠定堅實的基礎。

四、網絡化和信息化技術是實施企業檔案管理工作的有效手段

現在，計算機技術已普遍應用于各個領域，檔案管理中也需要把計算機技術運用到日常的每個環節中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來越便捷。例如，檔案管理中在進行打印文件時，計算機可以自動生成一個序列，按照這個自動生成的序列進行打印就會大大的減少文件歸檔的工作量，充分發揮計算機技術的優勢，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。

在大多數企業中，檔案管理人員通常還都是靠著一臺電腦和相關的軟件來完成工作，這樣的工作方式已經越來越無法滿足日益發展的社會對于檔案管理的要求。如果檔案管理手段落后，就會給檔案管理工作帶來負面的影響，因為目前社會的發展對檔案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就無法滿足這種需求。在科技急速發展和普及的今天，數字化和網絡化的技術對于檔案管理工作也已經形成了很大的沖擊，這就要求在檔案管理工作中要改變以往落后的工作方式。在數字化的影響下，原來檔案的那種可視記錄的識別型正在被機器識別的代碼型也就是電子檔案所取代。而檔案管理的模式也正在發生著極大的改變，由最初傳統的手工模式轉變到單機數據管理的模式、網絡信息管理的模式再到知識管理的模式，管理模式的這些變化必然要引起相關的管理程序和手段的轉變。因此，檔案管理人員就要根據電子檔案的特點，對傳統的手工檔案的管理程序進行必要的調整。在檔案整理過程中，管理人員要充分利用計算機技術等現代科技手段，增強數字化檔案的存儲，將自動化和信息化的管理方式貫徹到檔案管理中的每一個環節中，從而實現檔案管理的高效和精確。此外，還要加強對于電子文件的管理和研究，可以建立一些電子文件中心和電子數據系統平臺等使得檔案管理工作充分實現現代化管理模式。

實施檔案管理工作規范化、科學化的前提就是要堅持與時俱進，這樣才能夠適應新形勢的需要，為企業的檔案管理工作開創新的局面。規范化的檔案管理可以對檔案進行切實有效的開發和使用，對提高企業的管理水平有著不容忽視的作用。我們要充分發揮企業自身的特點，不斷探索新的更優秀的檔案管理模式為企業的健康持續的發展提供有效服務。

（作者單位：唐山曹妃甸實業港務有限公司）endprint