探討如何做好財務(wù)檔案管理工作

摘 要：隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國出現(xiàn)了越來越多的企、事業(yè)單位。為了進一步促進企事業(yè)單位的發(fā)展就必須重視對單位財務(wù)檔案的管理。文章旨在通過研究現(xiàn)今社會單位里財務(wù)檔案管理情況和管理過程中的漏洞，探討構(gòu)建完善財務(wù)檔案管理體制的最佳方案。這個方案就是：第一，思想上將財務(wù)檔案的管理工作放在第一位；第二，建立完善相關(guān)管理機構(gòu)；第三，改革并完善其管理形式；第四，適時進行職業(yè)訓(xùn)練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才。

關(guān)鍵詞：檔案；體制；建議；管理

我們把機關(guān)及企、事業(yè)單位在相關(guān)經(jīng)濟活動里關(guān)于單位財務(wù)的第一手記錄資料稱為財務(wù)檔案。財務(wù)檔案是企事業(yè)單位對其經(jīng)濟活動進行分析的最直觀證據(jù)。它直接反映出本單位的發(fā)展歷程，也對其未來方向有著深刻指導(dǎo)意義。由于財務(wù)檔案可以直觀的表現(xiàn)出本單位的經(jīng)濟往來，對單位發(fā)展意義重大，因此，相關(guān)工作人員便越來越看重檔案的管理和應(yīng)用工作。但是，我們將財務(wù)檔案的管理工作是介于單位經(jīng)濟交流與單純檔案管理工作之間的中間性工作，這就意味著單位財務(wù)檔案的管理必然會是一個復(fù)雜而艱難的過程。

1 我國財務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 財務(wù)檔案管理人員權(quán)責(zé)界限模糊

筆者經(jīng)過長時間對實際活動的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在很多企事業(yè)單位中都出現(xiàn)了財務(wù)檔案管理人員權(quán)責(zé)界限模糊的情況。正如前文所說，財務(wù)檔案管理具有中間性的特點，處于檔案機構(gòu)與財務(wù)機構(gòu)之間，這就要求單位必須加強部門之間的交流協(xié)調(diào)工作。正是因為它沒有得到足夠的關(guān)注度，才促使單位部門紛紛忽略這個工作，胡亂將檔案放置在角落，更有甚者，干脆將檔案隨意丟掉或者賣掉，完全不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.2 穩(wěn)步改進整理財務(wù)檔案的方法

其實在單位經(jīng)濟活動里出現(xiàn)的很多實物材料如賬本、報表、憑證等，都是會經(jīng)過完備的流水加工形成的。而正是在這一過程之后的歸放程序中，往往不能及時依據(jù)正確方式進行歸檔存放，如果放置在了錯誤的位置，就會減緩工作人員的查找速度，給檔案工作者帶來不必要的麻煩。

1.3 相關(guān)管理機構(gòu)都不完善

只有在不斷的實踐里才可以獲得真理，通過筆者對我國企事業(yè)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分單位的財務(wù)檔案管理機構(gòu)都未對檔案的歸檔、分批和應(yīng)用做出系統(tǒng)的、明確的規(guī)定。其中竟然有很大一批完全不知曉檔案學(xué)基本常識的工作者，他們分類檔案的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是自己的第六感，并且認為已經(jīng)使用過一次的檔案就失去了應(yīng)用的意義。這就是導(dǎo)致很多單位在即使日常簡單工作都出現(xiàn)巨大損耗，投入人力物力充足卻不能實現(xiàn)高效益的重要原因，也是財務(wù)檔案管理體制改革中的最大阻力。

1.4 財務(wù)檔案管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低

在許多單位里，財務(wù)檔案的管理工作都是由后勤保障處人員完成的。他們幾乎連財務(wù)檔案管理工作中最基本的歸檔常識都沒有，更別說為使用者提供專業(yè)的服務(wù)了。

2 如何改善單位財務(wù)檔案的管理工作

2.1 思想上將財務(wù)檔案的管理工作放在第一位

各單位必須重視相關(guān)工作人員管理財務(wù)檔案意識的強化，尤其是做好舊檔案的保存工作。上到單位高層領(lǐng)導(dǎo)，下到實際歸理財務(wù)檔案的工作人員，都必須將保存舊檔案的工作作為重中之重，提升相關(guān)工作人員的專業(yè)化水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。使財務(wù)檔案管理人員切實了解到管理好財務(wù)檔案所帶來的好處，促進單位的長足發(fā)展、加強單位文化氛圍、實現(xiàn)單位核心力量的聚合。只有當(dāng)員工們將管理檔案放在首要地位時才能讓單位領(lǐng)導(dǎo)團體也意識到管理財務(wù)檔案的意義所在。一旦領(lǐng)導(dǎo)團體開始重視財務(wù)檔案的管理就能繼而領(lǐng)導(dǎo)其下層員工一起將管理財務(wù)檔案機構(gòu)列入單位體系之中。而另一方面，相關(guān)工作者也必須時刻跟隨現(xiàn)代化前進的腳步保持思想的先進性不斷強化管理思維，把對財務(wù)檔案的管理完善到既會最大限度保留單位經(jīng)濟交往活動的數(shù)據(jù)又能方便相關(guān)人員對整個單位的財務(wù)核實的程度。財務(wù)檔案可以說是反映本單位財務(wù)狀況的現(xiàn)實依據(jù)，檢測部門可以通過對其的審查來俘獲情報，進而監(jiān)督單位的經(jīng)濟活動。

2.2 建立完善相關(guān)管理機構(gòu)

建立完善財務(wù)檔案管理機構(gòu)必須嚴(yán)格依照《檔案法》與《會計法》等相關(guān)法律，切實做到管理體制有法可依。另一方面還要依據(jù)本單位現(xiàn)狀設(shè)立目標(biāo)，將財務(wù)檔案管理計劃放置在整單位發(fā)展宏偉藍圖的大背景下。與財務(wù)檔案管理有關(guān)的一些條款也需要不斷改進，如《財務(wù)檔案工作人員守則》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》、《財務(wù)檔案歸檔制度》等。只有建立并完善了相關(guān)的管理機構(gòu)才能實現(xiàn)對單位財務(wù)檔案的完美規(guī)整和重復(fù)使用。

2.3 改革并完善其管理方式

隨著時代的發(fā)展，中國的文化軟實力和經(jīng)濟實力等都得到了大幅提高。未來這一趨勢也不會發(fā)生改變，世界開始關(guān)注一國的戰(zhàn)略及文化建設(shè)，這也對新時代財務(wù)檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為了迎接這一挑戰(zhàn)，我國必須注重對其管理方式的改革。第一，積極更新管理技術(shù)水平，擺脫從前落后的手工歸理、搜索技術(shù)，建立財務(wù)檔案的管理平臺，用網(wǎng)絡(luò)進行交流。這一技術(shù)的轉(zhuǎn)變會大大提高相關(guān)工作人員的效率，更大實現(xiàn)檔案意義，促進單位財務(wù)狀況的公開化。第二，積極引進他國先進的管理體制，取其精華，去其糟粕，借鑒他國管理體制中好的制度來完善我國財務(wù)檔案的管理方式。

2.4 適時進行職業(yè)訓(xùn)練，培養(yǎng)高素質(zhì)高能力管理人才

同時具備檔案管理就業(yè)資格與財務(wù)管理就業(yè)資格的工作人員是保證單位財務(wù)檔案管理完美完成的保障。為了實現(xiàn)對財務(wù)檔案最大程度的利用，就必須加大對工作人員的培訓(xùn)力度。只有當(dāng)從業(yè)人員不斷接受職業(yè)訓(xùn)練時，才能保證其思想與技能跟得上時代的腳步。

3 未來的財務(wù)檔案管理工作

自從進入網(wǎng)絡(luò)時代后，人們開始不斷關(guān)注社會政治，這一注意力的提高很大程度上加大了社會政治生活的公共程度。因此，各單位機關(guān)的財務(wù)檔案不再是機密文件，它需要對大眾公開，讓人民大眾與相關(guān)部門進行核對。這對我國來說不但是社會體制的完善，也是財務(wù)與檔案管理制度的完善。我們必須跟隨這個趨勢，實現(xiàn)單位財務(wù)檔案的透明化、公眾化和網(wǎng)絡(luò)化，促進整個社會經(jīng)濟的進步。

綜上所述，我國仍處于社會主義建設(shè)時期，很多體制都并不健全，財務(wù)檔案的管理亦是如此。在經(jīng)過漫長的時間檢驗后財務(wù)檔案管理體制暴露出了許多隱藏的漏洞。因此完善財務(wù)檔案管理體制就意味著對這些漏洞的修復(fù)，這樣不但可以促進各單位對其內(nèi)部財務(wù)檔案的歸納與利用，還能實現(xiàn)財務(wù)工作的透明化、公眾化和網(wǎng)絡(luò)化，對于相關(guān)部門的監(jiān)督甚至是單位未來的發(fā)展來說都有著重大的意義。

參考文獻

[1]趙曉勇；關(guān)于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J]；中國高新技術(shù)企業(yè)；2010年04期

[2]李麗秋；如何提高現(xiàn)代檔案管理工作的有效性[J]；經(jīng)營管理者；2010年02期

[3]孫濤；電算化財務(wù)檔案管理研究[D]；黑龍江大學(xué)；2011年

作者簡介

張海艷（1975-），女，吉林遼源，本科，助理館員；研究方向：檔案專業(yè)。