規范檔案管理工作 提高檔案管理的質量和效率

周曉敬

在現代經濟和技術全面發展的時代，檔案管理工作是一件十分關鍵和重要的事情，在我們這個發展中國家具有著重要的作用和地位。為此，做好檔案管理工作，出色地完成檔案的管理和保存是促進國家發展的必要前提。在檔案管理中，管理人員能否規范化、標準化地管理檔案，實現檔案管理的現代化是現階段管理檔案的重要任務和目標。但是由于檔案管理工作具有一定的枯燥性、繁瑣性，為此在規范化的管理過程中便存在著一定的困難。這就需要我們在檔案管理過程中不斷搞好檔案管理的硬件落實的同時還要做好檔案管理人員的培訓，建立健全相應的管理制度，以此來規范化檔案管理工作。

本人從事多年的檔案管理工作積累了豐富的經驗，我認為在檔案管理的過程，雖然文書處理有著一定程度的不同，但是都具有獨立性和聯系性，為此，我們一定要將文書處理和檔案管理緊緊地聯系在一起。為此，為了能夠有效地規范化以及標準化我們的檔案管理工作，一定要強化檔案管理人員的系統思維能力，樹立文書處理的寬泛化和標準化。確保管理人員能夠在實際工作中做好規范化、標準化的檔案管理工作。為此，我從檔案管理工作的角度進行了探索和研究，探索和總結了以下幾點比較有效的方式和方法。

一、規范檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義

對于一個企業或者是一個國家機關來說，檔案管理作用看起來沒有大的作用和貢獻，但是在實際發展中卻關系到是否能夠健康發展。在企業或國家機關中，檔案管理工作也是其重要的工作組成部分，檔案管理工作的質量和效率會影響整個機關和企業的工作質量，也是維護和保護歷史發展的一項關鍵性的工作。在檔案管理過程中，科學性的管理辦法是檔案順利管理的保障，是一個企業和單位管理水平的體現。更是檔案管理實現規范化和標準化的科學依據。為了能夠在需要的時候能夠從檔案中及時準確地調取資料來進行全面、科學的分析，我們就必須制定好檔案管理工作的制度，善于從以往的檔案管理工作中去之糟粕，取之精華來不斷發展和提高我們的檔案管理效率和質量。

為此，我們在檔案管理過程中，一方面要能夠保證及時地向領導提供準確的檔案依據，另一方面還要使我們的檔案管理工作有利于社會各方面的發展，為科學健康的發展奠定堅實的基礎。隨著我國經濟制度的全面發展，以及科學技術的不斷提高，我們檔案管理工作也要及時進行工作理念以及工作方式的轉變，作為從事檔案管理的人員，我們必須有勇氣去探索和嘗試新的檔案管理辦法，從而尋找到最適宜當代社會發展的檔案管理辦法，以促進企業或機關單位的科學發展，不斷促進經濟社會的發展，發揮出檔案管理的巨大意義。

二、規范檔案管理、優化管理質量的有效方式

正因為規范化、標準化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用，我們就必須重視起這個并不起眼的工作，在檔案管理過程中要不斷學習和總結經驗，充分利用現代化的管理手段來完善檔案管理工作，在實際工作中，我認為我們可以從以下幾點著手來不斷規范、標準我們的檔案管理工作。

（一）建立健全切合實際的檔案管理制度，從而規范化和標準化檔案管理工作

檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多。例如，在日常檔案中就有文書檔案、業務檔案、紙質檔案和電子檔案等，在管理過程中要真正實行規范化的管理，就必須為管理人員建立健全管理的依據和制度，確保管理人員在管理每種檔案的時候都能夠有理有據，以便形成規范化、標準化的管理習慣。因為我們生活在社會主義制度下的中國社會大背景之下，我們在建立制度的時候一定要以《中華人民共和國檔案法》為主要指導原則和建立依據，首先從我們管理檔案的硬件設施入手，為檔案管理工作建設特定的專用的房間和設備，并且為存放檔案設置專門的柜子或是架子，從而便于查找工作的進行，而且能夠使檔案存放更加得整齊，管理更加得科學，有利于檢索工作的高效率開展。而且對于這些硬件設施我們一定要注重其清潔衛生，經常進行維護。然后就是要重視建檔工作的網絡化，有專門的負責人負責，在相關制度的指導下，有專業的網絡檔案管理人員進行網絡檔案的儲存和管理，利用計算機管理的優勢將各個檔案進行整理、分類和立卷，并且簡明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。

（二）堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，促進檔案管理工作的規范化和標準化

在檔案管理過程中，那些十分相近的、重復的公文以及立卷組合的無序性都是阻礙檔案管理工作規范化和標準化的最大問題。想要高效率地實現檔案管理的質量和效率，我們就必須探索出切實可行的方法來解決這個關鍵性的問題。“以我為主”的立卷歸檔方式能夠在實質上解決這個問題，快速實現檔案管理工作的規范化和標準化。也就是說在我們立卷的時候一定要以本單位形式的文件為主，不斷推進檔案管理的質量和效率。這就要求我們檔案管理人員在堅持相關管理制度的基礎上，還要準確地把握文件的立卷歸檔的實效性，及時完成現行文件的歸檔任務，確保歸檔準確無誤；同時要明確立卷歸檔的重點，從而進行合理立卷。在自己的工作中一定要十分仔細和認真，分清文件和資料，注重區別內容、形式和作用的不同。最后我們還要在堅持以我為主的原則下，注重有效地維護檔案管理的完整性。重視工作中的重點和難點，分清主次，把握好管理的方向，促使檔案管理的標準化和規范化。

（三）做好文書以及電子文件之間的連接工作，確保規范化、標準化管理檔案

在計算機技術迅猛發展的今天，計算機強大的功能和優勢已經被各個領域應用。而且計算機的網絡功能更是為我們的工作帶來了很多的便利。在我們檔案管理工作中，隨著計算機的產生，電子文件也成為了檔案中的一份子，它與傳統紙質檔案有著很大的差別。在檔案管理過程中，電子文件一般情況下都是以脫機的方式進行整理和保存，運用存儲量十分龐大的軟磁盤進行保存。為此我們一定要選擇質量較好的磁盤，以便能夠長時間地保存，增強檔案管理的壽命。同時我們也要做好電子文件和文書檔案之間的轉換，把握好各自的特點，發揮出各自的優勢，共同促使檔案管理工作的質量不斷提高，共同規范化和標準化我們的檔案管理工作。

總之，在檔案管理過程中，我們一定要運用科學的理論依據，建立健全管理制度，結合現代化的科學技術來推進檔案管理的規范化和標準化進程。

（責編 田彩霞）