“影像檔案數字化管理系統”的實踐與思考

蘇海青

摘 要：本文結合工作實際，論述了影像檔案數字化管理系統的先進性、必要性、使用性及影像檔案管理系統的工作流程和實踐中出現的問題。

關鍵詞：影像檔案數字化管理系統；檔案管理

近年來，威海經濟技術開發區本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的原則，結合實際，全面開發檔案信息資源，改變傳統被動服務，加快實現主動服務。同時為不斷產生的影像檔案提供一個安全、完整的平臺。威海經濟技術開發區檔案館自己研發建立起一套完善的多媒體數據庫，在區局域網開通影像檔案數字化管理系統，實現了全區影像資料的統一管理，實現了全區檔案室、鎮辦檔案室之間的互聯互通，實現了城鄉檔案信息遠程檢索和社會共享。

1 “影像數字化管理系統”建設的意義

威海經濟技術開發區是1992年建區，2006年以前的影像資料都是紙質版的，很多記錄城鄉面貌、自然地貌、居民生活、民俗文化、文物古跡、著名人物和重大活動等影像資料面臨著搶救，而且許多的資料還分散在各個部門及個人等處，為了使影像資料能有一個系統，完整的平臺，檔案館人員配合正在建設的數字化檔案館工作，自行設計建立了威海經濟技術開發區影像數字化管理系統，廣泛收集圖片，并且進行數字化。全區各部門、鎮，街等對產生的影像及時上傳，由檔案館管理人員審核后入庫。有局域網的可以根據需要按圖片、視頻的分類多機瀏覽查看。系統利用數據備份機制，確保所有影像資料更加安全可靠此。此項工作已經系統化、常態化。

1、系統及時挽救了歷史資料 2011年始，檔案館了解到大量記錄了建區以來全區上下銳意進取、開拓創新的歷史圖片和視頻資料由于保存條件的限制，大部分紙質照片已不同程度受損，出現吸潮、粘結、褪色、變黃等現象，有些底片已無法沖洗。很多資料已屬孤本，隨著時間推移，損壞程度將加大，加工整理將更加困難。搶救工作必須爭分奪秒，如果貽誤時機，將造成重大的經濟損失和嚴重的社會影響。檔案館未雨綢繆，做足準備，在其他部門單位的配合的幫助下，收集和征集紙質圖片5萬余張及錄相2000多分鐘。通過數字化及時上傳影像檔案數字化管理系統，搶救性地保護了區歷史資料，使影像檔案得以“傳承”。

2、系統開創了新的存儲模式 此項管理系統是檔案館自行設計并聯合力豐電腦有限公司開發的一套高性能支撐系統。檔案館對建區以來的產生的紙質圖片及底版片進行了掃描，并對掃描后的圖片和2006年后電子版圖片，進行了精心刪選，并分類處理。按照安全、科學和適用的原則，建立起了完善的影像檔案數字化管理系統，實現了影像資料統一管理。

3、系統支撐起社會記憶工程建設 2012年起，各部門單位產生的重大活動及“社會記憶工程”影像信息全部從局域網上傳至影像檔案數字化管理系統，有效征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風民俗等方面的圖片影像資料，對新農村建設、教育事業發展、城建重點工程進展、重點項目推進等重大事件進行了全程跟蹤，民間文化在我區“活”了起來。截至目前，已有54個單位通過系統上傳圖片和視頻資料，采用圖片20000余張、視頻800余條，極大地豐富了我區社會記憶工程資料庫。

2 影像檔案數字化系統的業務流程

影像檔案數字化管理的實施離不開系統的構建，檔案館人員針對本地區影像分布情況，結合實際自行設計，并通過專業影像檔案數字化管理軟件，將所有影像資料集中管理，采用數據庫的方式，對于每個影像文件賦予屬性，按照部門、時間、地點、人物、事件以及其他特定說明，通過組合查詢，快速、精確地定位到需要查找的資料。

1、高性能支撐系統。系統處理流程：數據采集→數據錄入→數據審核→信息管理→數據備份→信息安全→信息服務。① 通過連接磁盤陣列，提高系統的存儲容量。磁盤陣列具有可擴展性，可在線擴容。②系統具有高可靠性。采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上全冗余設計，不存在單點故障。③系統應具有很好的性能。系統升級不必停機，可在線升級。存儲產品采用基于瀏覽器的圖形管理界面，維護簡單。

2開放局域網，實現檔案信息資源共享。按照安全、科學和適用的原則，分步驟建立完善的內部局域網，積極參與政府上網工程，通過方便快捷的檔案信息網絡實現檔案信息資源共享。密切檔案館與機關各部門、鎮辦及社會的聯系，使檔案局域網成為我區宣傳檔案工作、服務全區經濟、社會發展的重要窗口。

3、資料上傳。檔案館對各部門上傳到系統的影像資料會檢查、審核，然后入庫，入庫后的影像資料，除檔案管理人員外，其他任何人都無權做改動。

4、權限（瀏覽）的分配 。系統可分別定義用戶權限，一般情況下用戶分三大類，即系統管理用戶、領導級用戶和部門級用戶及瀏覽級用戶。系統管理用戶負責系統整體數據備份，日常維護，系統模塊設置、用戶定義及用戶權限設置等；領導級用戶可以對影像檔案隨時瀏覽、下載、打印等；部門級用戶只能負責本單位影像的錄入、統計、檢索，每個部門分配兩個帳戶，其中一個帳戶固定專人的操作，負責自己部門社會記憶工程圖片及與業務有關的影像的上傳，修改等，并可以實時下載、打印等功能，另外一個帳戶設為開放級帳戶，可以實時瀏覽與本單位有關的影像資料，及查詢已經開放的影像檔案信息，但不能進行下載、打印、修改和刪除等。查詢端為查詢用戶提供方便直觀的WEB查詢界面，查詢用戶根據管理員分配的權限進行操作。系統將自動記憶查詢日志。

5、制定數字化管理規章制度。根據數字檔案特點，制定特定的、完整的、符合實際需要的管理規章制度。包括硬件的安全管理，也包括軟件的安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。軟件方面，應采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。如果個別的檔案室需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。

3 影像檔案數字休管理系統存在的問題

影像檔案數字休管理系統完全是依照先進的計算機技術、網絡技術和存儲技術，解決了原始的影像檔案管理中存在的諸多問題。操作起來十分便捷，工作人員只需按照提示點擊鼠標即可，但是，經過實踐，該系統也存在一定的問題，有待進一步的開發研究。

（一）資料收集問題 在廣泛征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風民俗等方面，還有對新農村建設、教育事業發展、城建重點工程進展、重點項目推進等全程跟蹤方面，由于拍攝人員的技術水平，責任心等原因，不能做到完整，系統。

（二）技術問題 影像檔案數字化系統需要技術保證，這就需要檔案人員不斷加強信息技術的學習，并且培訓現有的工作人員，及各部門單位的檔案管理人員。

（三）管理問題 必須強化責任單位督導管理，進一步細化責任分工，提升資料搜集報送質量，保障資料的完整性和連續性。嚴格責任人員管理，責任人變動工作時，需履行交接手續，確保影像資料連續性。

（四）創新問題。必須創新思路措施。只有創新，檔案事業才能充滿生機和活力，只有創新檔案事業才能可持續發展。老的觀念必須破除，不能坐等。許多珍貴歷史資料往往藏于民間，必須沉下身子，深入基層挖掘。檔案管理人員活起來，檔案才能活進來。endprint