高校院系教務管理工作優化探析

王麗紅

摘 要：教務管理工作既重要還具有時效性和繁雜性，必須在教學活動進行之前準備就緒，工作繁重而無法量化，很難有成就感，但一不小心出錯就容易造成教學事故，需要工作人員有責任心和奉獻精神，工資待遇低使得教務管理人員流動性較大，大大影響了教務管理工作，學校需要建立激勵機制，為教務人員提供個人成長與發展的空間，使他們愿意留守教務崗位。

關鍵詞：教務管理；優化；探析

中圖分類號：G649.22 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）27-0233-02

高校院系教務管理工作人員既要面對上面教務處的所有教務管理員，還要面對院系的領導、老師及輔導員，不是簡單的傳話筒，而是教務管理事務的推動者，使教學工作有計劃正常有序地進行，教務工作繁重而無法量化，且難有成就感，需要很強的責任心和奉獻精神，工作要認真負責，不然就可能出教學事故，工資待遇低使得教務管理人員流動性較大，新的教務工作人員最少需要一年的時間來熟悉整個教務流程，這樣大大影響了教務管理工作的質量和效率，學校需要建立激勵機制，激發教務管理人員的工作熱情，使他們愿意留守教務崗位，努力降低他們的流動性。下面我從教務管理工作的性質，應具備的工作能力，教務工作人員不穩定及改進措施和完善教務管理員工作四個方面來展開論述。

一、教務管理工作的性質

1.重要性。教務管理員也是學校教務處在院系的聯絡員，學校教務處的任何一個科室都可以直接給教務管理員派任務，基層教務管理員往往應接不暇，顧此失彼。教務管理員既管理教學又服務教學，教務管理員工作的規范和科學的程度將直接影響教學的正常運行、教學的有效實施及教學質量的提高。

2.時效性和繁雜性。教務管理員所有的教學準備工作應該且必須在教學活動進行之前準備就緒，所以必須講究效率，使教學資源得到有效配置和教學效應得到充分發揮。教學活動應是全院各部門相互作用、相互協調的一個過程。教務管理員工作的難度大[1]，除了常規性的日常管理工作要做，還有一些突發性的教學事件需要處理，教務管理員承擔著大量事務性的工作，接觸的是全院、系的老師，日常工作十分繁忙，因此教務管理員的工作實質上具有時效性和繁雜性。

3.合作性。教務管理工作人員需要分工合作，制定出教務管理的崗位分工與職責，能有效避免遇事時相互推卸責任，或者不明晰工作該由哪個崗位的人員來負責[2]。健全的教務管理崗位責任制能有效增強教務人員的事業心和責任感，減少工作中的粗糙馬虎與推諉扯皮，減少教學事故的發生，提高工作質量和效率。

二、教務管理人員應具備的工作能力

1.責任心和服務意識。教務人員處在最基層，工作量大，事務雜，時效性強，責任重大，稍一疏忽就會對整個教學工作造成影響。因此要提高他們的責任意識，使他們認識到自己工作的重要性，樹立服務意識，做到愛崗敬業，不怕吃苦，為教務工作默默奉獻。

2.學習能力。學習學校的各項教務管理制度，了解教務管理活動的各個環節，熟悉各項工作的操作流程。在學習的基礎上，還要及時總結，通過總結梳理工作思路，改進工作方法，提高工作效率。

3.溝通能力。與領導溝通，請示工作細節；與老師溝通，了解他們的需求，并讓他們理解自己的工作；與其他教務管理員溝通，取長補短。

4.合作能力。教務工作往往由幾個人共同完成，各個環節又是緊密相連，教務管理員之間經常需要協同合作，做到信息共享，避免重復勞動。還要建立良好的人際關系，營造彼此信任、和諧的工作氛圍。

5.電腦應用能力。教務工作離不開電腦，熟練地運用電腦軟件，可以讓電腦幫忙做很多工作，節省了很多時間，大大提高了工作效率，故教務管理工作人員要不斷學習辦公常用軟件。

6.文件管理能力。教學文件是教學單位教學活動全過程的真實記錄。教學文件的管理是教務管理中的重要內容。教學文件管理工作包括教學文件的收集、檢查、整理、保管、查閱、利用等幾個方面。在教學文件的管理中應建立相應的規章制度，做到文件的收集及時、真實可靠、完整規范，整理分類科學、合理，經過檢查、整理后的教學文件應指派專人負責保管，以便查閱和利用。我校是教務管理員兼文件管理員，每學期的存檔文件分類放入文件盒，文件盒的側面貼上寫有學期及文件名的標簽，文件盒的里面放有詳細的文件目錄，每個文件都貼有封面，寫上學期、文件名、部門和日期。畢業實習和畢業論文存檔資料都裝入檔案袋，試卷都加上封面裝訂成冊，檔案袋和試卷上都寫有編號，方便按編號查找。全校的畢業實習和論文檔案袋跟試卷都統一放在一個地方集中保存。

三、教務工作人員不穩定及改進措施

1.教務管理隊伍人員不穩定。教務工作平凡、瑣碎、繁重，工作無法量化，缺乏成就感，看不到成果，但一不小心出差錯就有可能出教學事故，教務管理員辛勤勞動難以得到認同，致使很多人不愿從事教務工作，從而造成教務管理隊伍不穩定[3]，人員流動性大，人員的頻繁更換，必然會影響教務管理工作的質量和效率。

2.待遇低。一些高校重教學輕管理，教務管理者尤其是教務管理員的工資待遇與教師及其他崗位人員相比較低，而且工作時間是要坐班，而老師是有課才來學校，不用坐班，特別是寒暑假，教務管理人員比老師放假時間都少了差不多一個月，工作時間長，工資待遇低，使教務管理人員的工作積極性受到極大影響。

3.改進措施給。教務人員提供校內外業務培訓、參觀學習交流機會，組織專家報告會、交流會等，以提高教務工作能力。提高教務管理員的待遇。建立激勵機制，激發他們的工作熱情，為教務人員提供個人成長與發展的空間，使他們愿意留守教務崗位，干得順心和舒心，保障學校教學管理工作正常有序地開展。

四、完善教務管理員工作

1.不斷學習。學習教務管理知識，熟練掌握教務工作流程，每學期初做好工作計劃，使教務工作有序進行。很多常規性的工作可以提前做，工作不能被動應付，等上級部門發出指令后再行事，而應發揮主動性和創造性，在工作中不斷總結經驗，優化工作流程，這樣才能不斷提高工作效率。

2.提高電腦操作能力。工作中必須用到辦公軟件，特別是Excel和Access數據庫軟件，Excel中經常用到篩選、分類匯總、選擇性粘貼、打印標題行、公式、計數、凍結窗口、條件格式、函數、數據透視等，篩選可以讓我們快速地找到要找的結果，分類匯總可以方便統計數據，公式方便計算，數據透視可以快速地做好統計表；Access數據庫很有用，可以做一些數據配對，檢查錯誤，兩個或以上的表中有相同字段的可以合為一個表之類的工作。努力提高常用辦公軟件操作能力，電腦軟件應用水平越高，讓電腦幫助做的事就越多，工作效率就越高。

3.利用現代通信工具來提高辦公效率。利用飛信、QQ群、郵箱等電子辦公平臺來辦公。移動通信推出的飛信軟件使用起來非常方便，在電腦上操作，免費發短信。教務管理員可以將所有有移動手機號碼的老師都加為飛信好友，通過飛信可以即時地將重要教務信息發送到老師的手機上，有些老師不喜歡看QQ群里的信息，有時QQ群里的信息太多也容易看漏，特別是老年老師，根本就不上QQ，飛信就解決了這個問題。我們學校都習慣于用QQ來辦公，我們的辦公群有教務工作群、督導討論組，各個院系QQ群，行政人員QQ群，輔導員QQ群等。所有的通知除了發紙質版外，還會在相關的QQ群里發電子版通知。QQ群提供了一個辦公平臺，方便大家一起討論溝通，文件的共享等。用QQ不方便傳的文件就可以用到郵箱。

4.完善各種辦公系統建設如教務管理信息系統。OA的辦公系統、財務管理系統等。我校采用青果教務管理系統，實現了學籍管理、學生選課、教材管理、實踐教學管理、成績管理、網上評教等工作，減少了部分教務管理工作，縮短了信息流通渠道，提高了工作效率[3]。但我校購買的青果系統軟件還有很多地方不夠完善，實際需要的很多功能沒有，不得不手工來完成，大大降低了辦公效率；建議建立類似OA的辦公系統。全校的所有辦公信息都能共享，連部門進出員工信息都能看到，所有的辦公信息都在這一平臺發布，做到信息完全共享。文件的審簽也可以通過辦公系統來完成，基本實現無紙化辦公，低碳節能環保。每個部門的工作計劃和總結等公需文件都可以放到文件下載區，方便需要的部門下載，這樣院系就不用將一份文件發給幾個行政部門；目前我校剛剛開始使用用友財務管理軟件，剛用是有些不習慣，有一個熟悉的過程，辦公軟件讓工作變得更方便快捷，都在電腦上進行審核，申請人也可以通過辦公系統查看審核到了哪個階段，再也不用拿著申請單到處找每位相關領導簽字，大大提高了工作效率。

5.存檔文件的管理工作需要完善。建議學校設置一個專門管理文件的行政人員，各個院系可以由教務員來兼職做文件管理員，定期召開文件管理員會議，對文件管理的細節進行統一規范的要求，學校需要做一個存檔文件的明細表，表里給每個文件都規定一個文件編號，還應注明資料應該收集歸檔的時間、收集部門、存檔部門、保存年限等。這樣每位文件管理員每學期只需要按照表上的時間來收集文件，不容易遺漏，根據文件的保存年限，可以及時將過時的文件清理掉，騰出空間放新的文件。

6.加強實踐教學的管理。很多高校都是理論教學多，實踐教學少之又少，培養方案上的實踐課，實踐開出率不高。而很多課程都需要學生上實踐課，學生也喜歡上實操課，可以提高學生的動手實際操作能力，提高學生的學習興趣，使學生畢業后能很快地上崗。實踐課開出率不理想主要原因是教學成本比較高，第一，教師工資成本。實操課需要的老師是雙師型教師，理論和實操能力都要過硬，對老師的要求較高，我校實操課老師的系數比理論課老師提高了0.2。第二，實操課需要相對應的實驗室或儀器設備，還可能會用到一些教學材料，這樣就大大提高了教學成本。

總之，面對現代教育發展的要求，學校應該引進先進的管理體系，努力建設一支素質高、懂業務、團結協作、相對穩定的教務管理隊伍，營造平等友愛、融洽和諧的工作環境。充分調動一切積極因素，激發教務管理人員的創造力；教學管理人員應該營造創新氛圍，發揮主觀能動性，更新理念和思維方式，學習先進的管理模式，從創新的成功中獲得成就感，提高教務管理工作的質量。

參考文獻：

[1]謝九英.高校閑暇教育之我見[J].考試周刊，2013（1）.

[2]年吳帆.高校公有民辦二級學院教務管理工作探析[J].文教資料，2010（2）.

[3]蔣芳薇，等.當前高校教務管理工作的特點、問題與對策探討[J].高等理科教育，2010（3）.