事業單位檔案管理信息化建設策略研究

郄波

摘 要：在事業單位中，強化檔案管理信息化建設，不僅可以有效提高檔案管理人員的工作效率，還能夠加強事業單位的內部人才培養工作，完善事業單位內部控制工作，以推進事業單位的發展。以下本文就來研究事業單位中檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：檔案管理信息化 策略 建設 事業單位

0.引言

實現事業單位檔案管理信息化，不僅可以實現對信息的快速傳遞，也可以提高檔案信息的實時性與準確性。針對當前我國事業單位檔案管理中存在的問題，并針對這些問題，研究強化事業單位檔案管理信息化建設的策略。

1.當前事業單位檔案管理中的弊端

在我國事業單位的檔案管理信息化建設中，還是會存在一些問題，使得檔案的利用率降低，非常不利于事業單位的建設發展。以下從我國目前事業單位檔案管理的現狀出發，找出影響事業單位檔案管理中的弊端。

1.1對檔案管理信息化建設的不重視

在當前我國的事業單位中，其單位的高層領導并未意識到建設檔案管理信息化的重要性[1]。也正是因為如此，事業單位檔案管理中，不僅不重視檔案信息化建設，還在建設事業單位檔案管理信息化中投入甚少，導致單位的檔案室設施不齊全全，極易造成事業單位檔案資料不完整的弊端，從而影響事業單位自身的發展。

1.2檔案管理效率不高

在事業單位的檔案管理信息化建設中，檔案管理缺乏完整性，并沒有充分利用檔案資源，忽視檔案資源的重要性，缺乏檔案資料的完整性保護，降低檔案資料的使用價值，使事業單位檔案管理效率較低，在實際應用中并不能起到什么作用。

1.3檔案管理人員的素質低

在事業單位的檔案管理中，檔案管理人員在信息化建設中的專業性不強，因此在信息化檔案管理中，對于檔案資料的收集以及檔案資料的存放中，做的不夠明確完善，導致降低檔案資料的準確性[2]。還有，在事業單位檔案管理上，沒有形成專門的人力、物力去進行管理研究，缺乏專門的高素質檔案管理人才，這就嚴重制約事業單位檔案信息化發展的進程。

1.4檔案管理設備落后

事業單位檔案管理設備落后，不僅在獨立檔案管理部門中，缺乏相應的現代信息化管理設備，從而造成檔案資料保存上出現偏差；而且事業單位檔案管理還缺乏信息化建設，根本無法提高事業單位檔案管理的工作效果，并沒有配備完善的檔案數字化設施，降低事業單位檔案資料的使用效率。

2.實現事業單位檔案管理信息化建設的優勢

在當前事業單位檔案管理中，實習信息化建設，采用信息化媒介實現檔案資料信息的傳播，不僅可以提高事業單位檔案信息的傳播速度，還可以有效改進傳統事業單位檔案服務的模式，提高事業單位檔案信息的及時反饋機制，提高檔案管理部門的水平。事業單位檔案管理信息化建設，也可以提高檔案信息的質量，擴大受眾傳播影響力，改善傳統檔案管理的存儲環境，降低紙張資源，避免文件模糊、損壞，提高檔案存儲量[3]。優化單位內部檔案管理體制與管理方法，減輕事業單位檔案管理人員工作壓力，確保事業單位的檔案管理更加電子化、專業化、智能化、一體化，使事業單位有更好的發展。

3.優化建設事業單位檔案信息化的策略

加強我國事業單位檔案管理的信息化建設，可以更好發揮事業單位的人才管理機制，提高檔案管理工作的整體質量水平。以下介紹具體改進策略。

3.1強化重視檔案管理信息建設

在我國事業單位檔案管理中，重視事業單位人員對檔案管理信息化建設的重視，事業單位領導也要發揮一定的帶動作用，以便可以全面提升檔案管理信息化建設在當前事業單位檔案管理中的地位。轉變傳統管理檔案方式為現代化計算機檔案管理，以便可以為事業單位營造出良好的檔案管理信息化建設環境。而且事業單位還應該做好建設檔案管理信息化平臺的推廣宣傳工作，要提高事業單位全體檔案管理人員的工作熱情，打開事業單位檔案管理信息化的新局面，使事業單位檔案管理工作越做越好。

3.2提高檔案管理效率

事業單位的檔案資料，是對單位內部信息的規范與整合，不僅是管理單位知識信息的行為，也是實現執行檔案信息標準化的一個過程。在事業單位的檔案管理中，可以制度相應的制度規范，發揮事業單位檔案的最大效益及最大使用率。加快事業單位檔案的數字化、網絡化和檢索自動化建設，完整做到檔案的歸正和接收同步，保證檔案完整而不缺頁錯節；加強對檔案信息化建設，使事業單位的檔案能更有效的被使用，確保信息資料資源在事業單位能更好地發揮效用。

3.3優化檔案管理信息化工作人員素質

在事業單位的檔案管理信息化建設中，需要提高檔案管理隊伍素質，能夠從現代信息化角度，全面提高事業單位內部檔案管理人員的素質。并且在事業單位的檔案管理信息化建設中，應該加強提高檔案管理人員的服務思想和現代意識，提高檔案管理人員的計算機水平，具備管理信息化檔案的技能；并且，引進高技術的網絡技術人員，使檔案管理人員可以與網絡技術人員進行有效溝通，還要定期對事業單位檔案管理人員進行培訓，加強計算機應用、信息網絡等知識和技術的培訓，強化電子檔案制作、接收、保管、應用等方法和技術的學習，以提高檔案工作人員的業務素質，開拓檔案工作人員在工作中的創新意識，提高事業單位檔案工作人員管理服務水平。

3.4創新檔案管理信息化設備

加強事業單位檔案管理信息化建設，加大檔案管理中對現代化軟硬件的投入，在事業單位中建設現代化計算機管理系統，有效地推動檔案管理信息化，為事業單位的檔案管理工作能夠提供更加現代化的管理手段，從而可以利用當前網絡信息技術的便利性，優化管理事業單位的檔案信息，為事業單位提供有效的檔案資料。

4.結論

綜上所述，在事業單位檔案管理中，實現檔案的信息化管理，不僅是社會進步的必然趨勢，同時也可以提高事業單位檔案管理工作的效率，有效確保檔案信息的完整性，構建檔案信息化管理模式，強化檔案管理信息化建設工作，才可以使事業單位檔案信息化更符合國家發展標準。

參考文獻：

[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011（20）.

[2]王慧楨.基于電子信息技術的企業檔案管理研究[J].科技風，2010（22）.

[3]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.