淺談航道整治工程檔案管理

馬一+楊衛

摘要：對航道整治工程檔案管理的依據、過程進行了歸納，對檔案管理的措施進行了總結，并結合具體工程闡述了檔案管理的成效，為今后航道整治工程的檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：航道整治 檔案管理

檔案工作是保存歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，可以說檔案工作是既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的空間。當前，國家和交通運輸部對長江航道建設發展的重視和支持力度越來越大。長江南京以下12.5米深水航道建設工程、荊江河段航道整治工程等一批重點項目陸續上馬，長江干線航道建設迎來了黃金發展時期。檔案管理作為工程建設管理的重要組成部分，隨著航道工程的大規模建設發展，對檔案管理的要求也會越來越高，這對檔案工作既是機遇也是挑戰。

檔案管理依據

為便于航道整治工程的檔案管理，交通運輸部研究制定了有關檔案管理辦法，長航局結合長江干線水運工程特點，針對該辦法做了進一步的細化，出臺了相關的實施細則。目前，航道整治工程檔案管理的依據主要有：交通運輸部《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發[2009]225號）；交通部《航道建設工程竣工驗收管理辦法》（交通部令2008年第1號）；長航局《長航局系統建設項目文件材料立卷歸檔管理細則（試行）》的通知（長航辦[2012]16號）；對于整治工程中配套建設有船舶的，還需遵照長航局《長航局系統船舶建造項目文件材料歸檔要求及管理規定（暫行）》的通知（長航辦[2012]17號）。

檔案形成過程

航道整治工程檔案的形成，主要有以下幾個過程：

收集：在工程實施的不同階段，各參建單位分別對照檔案管理有關辦法，從日常工作中記錄整理形成原始資料，經收集并分類后統一歸檔至專職檔案管理員處，并檢查資料是否閉合，完整。

編輯：在整理檔案資料過程中，本著“態度決定一切”、“細節決定成敗”的理念，高標準、嚴要求，從內容到形式都要符合標準的要求，不放過任何一絲細小的錯誤。在整理工程檔案過程中，要加強監督與指導，對不規范、不符合歸檔要求的地方及時進行整改，直到滿足歸檔要求。

審核：資料歸檔后，交由檔案驗收部門組長、副組長進行審核。從內容、紙張、規范程度等查看是否符合整理要求。若發現不合格，則立即返回重新進行整理。

立卷：在立卷前，對工程資料再次進行了全面檢查，查看資料是否存在缺頁、不規范等情況，確保檔案資料的準確性、完整性、規范性。然后立卷，做好檔案盒封面及卷內目錄，將對應的資料裝入檔案盒。

檔案管理措施

1、工程建設與檔案工作同步管理，確保檔案的及時性

工程開工時，建設單位作為檔案管理的核心，把檔案管理工作擺在工程建設的重要位置，與工程各項管理工作同部署、同推進、同考核，及時成立了檔案管理小組，全面負責項目檔案的組織、協調和監督、指導工作，同時對施工、監理及設計單位提出了明確的檔案收集、整理的具體要求。要求各單位配備專職檔案管理員，添置必要的檔案保存設備，將工程檔案進行集中管理。在日常巡檢中，建設單位在檢查工程進度的同時檢查文件資料的形成情況，確保檔案的形成與工程進度同步。

2、嚴格執行工程檔案管理有關規定，確保檔案的完整性

工程檔案是隨著工程的籌備和建設而形成的，是工程建設活動的真實反映和歷史記錄。在日常的檔案管理中，建設單位組織各參建單位認真學習檔案管理的有關文件，要求各參建單位熟練掌握在工程實施的不同階段內，各自的檔案管理職責，檔案收集范圍、內容、數量及相關的材料整理要求。

建設單位督促各參建單位各負其責，使各級人員達成共識，齊抓共管，將工程檔案管理貫穿工程的立項、實施、驗收等各階段，實行檔案全過程管理。按照檔案管理的依據性文件所規定的內容，做好自身有關文件資料的收集、整理工作，同時督促施工、監理單位將工程項目建設過程的各類文件、圖紙按要求整理、歸檔，并及時向建設單位移交。每個單位工程或合同段施工完成后，要求必須經過檔案檢查合格后才同意交工驗收，從而確保了工程檔案的完整性。

3、認真審核，加強檢查、及時督促各參建單位同步整理工程檔案，確保檔案的準確性

工程檔案是工程建設過程中的重要依據，在工程建設的整個階段，建設單位作為項目文件材料立卷歸檔工作的負責人，按照“誰形成，誰負責”的基本原則，始終強調工程檔案真實性的重要。對施工、監理、設計單位上報各類工程資料，建設單位都按要求認真審核，重點對工程計量支付、工程隱蔽工程檢測、原材料送檢、現場安全管理等資料嚴格把關。每季度均組織對項目進行績效考核，考核過程中，將工程項目檔案的整理作為一項重要考核內容，對資料中存在的問題進行通報，督促各參建單位限期進行整改。同時，積極邀請檔案專家對工程檔案進行檢查和指導，及時發現問題進行整改，確保工程檔案的準確性。

4、科學分類，合理組卷，確保工程檔案的系統性

檔案管理最終的目的就是在于服務。要發揮好檔案的服務作用，就必須進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。建設單位根據工程建設過程特點，按照工程前期、準備、實施、竣工四個階段進行整理。

工程前期階段文件，由建設單位負責收集與整理。主要包括工程立項、環境評估、防洪論證等資料。盒內按照批復在前，請示在后，報批過程中有關審查文件材料依次排列。

工程準備階段文件，由勘察、設計單位對工程勘察、設計資料進行整理，并于工程實施前向建設單位移交。建設單位負責收集整理工程開工前的建設準備資料，主要包括招標投標、合同管理、開工備案、質監登記等資料。

工程實施階段文件由各參建方在工程施工時，同步整理工程檔案，并于交工驗收前向建設單位移交。本階段主要收集了工程實體形成的過程資料，主要包括工程管理、質量保證、質量評定、過程圖紙等資料。按照資料編制單位和單位工程（合同段）劃分情況進行排列。endprint

工程竣工階段文件由建設單位負責，各參建單位配合收集與整理，主要包括參建各方的竣工總結、工程效果分析報告、竣工審計報告、竣工驗收鑒定書及證書等。

資料整理后，建設單位按規定進行統一裝訂，并在案卷封面和卷脊編寫了案卷流水號，便于查閱，確保了檔案的系統性。

檔案管理應用實例及效果

以長江中游沙市河段航道治理臘林洲守護工程為例，開工伊始，在建設單位的統一組織和領導下，各參建單位高度重視工程檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案工作以“抓規范、求提升、爭一流”為目標，認真對照檔案規范建設標準，全面加強檔案建設，確保本工程檔案形成、收集及整理均符合要求。

施工單位成立了以項目經理為組長的檔案管理領導小組，設立了檔案室，對工程施工中所形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。嚴格實施檔案工作責任制，形成了一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。在整理過程中，將工程《檔案資料目錄表》中的項目、任務分解到人，責任落實到人，做到每一項均有小組成員負責和指揮，又有具體人員去整理。強化每一個人的責任同時強調團隊合作精神。扎扎實實的推進檔案資料整理工作，取得顯著成效。

監理單位注重加強資料信息管理，設立專職信息監理員，采用計算機管理和無線、網絡通信相結合手段，建立以監理部為中心的信息收集和傳遞體系。同時按照工程資料管理的要求，督促指導施工單位做到工程資料和工程實體同步。監理工程師從施工準備階段、施工階段、交工驗收到汛后維護等各階段充分收集工程資料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出針對性的監理意見或指令，另一方面，篩查原始資料信息，將工程真實信息及時反饋給業主、設計等相關部門，確保及時形成全面可靠的工程資料。

工程完工后，該項目共整理檔案94卷，其中工程前期文件5卷；工程準備文件24卷；工程實施文件63卷；工程竣工驗收文件2卷。

該工程全套文件資料按照《長航局系統建設項目文件材料收集歸檔范圍》所規定的內容，將工程建設全過程中應該歸檔的文件、圖紙歸檔，各種文件原件齊全，技術數據準確可靠，簽字手續完備；并遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規律成套性原則，保持文件材料的有機聯系分類科學，組卷合理；能夠真實反映項目竣工時的實際情況和建設過程，滿足今后維護使用的需要。

結語

檔案管理是項目管理中不可或缺的一環，檔案管理過程中，要抓早抓細，從工程立項階段至工程竣工驗收全過程掌控，建設單位要牽頭建立采取事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的項目檔案全過程管理機制。認真根據檔案管理有關文件要求，督促各參建單位的檔案工作，經常性組織培訓學習，在日常巡查中，加強對工程資料的檢查指導，同時利用現代化網絡平臺與各參建單位資料員加強溝通交流，提供檔案管理效率。

在今后工作中，還需進一步提高檔案管理工作的重視度，切實加強檔案資源利用，努力提高管理規范化水平，促進檔案管理工作再上新臺階。

參考文獻：

[1]交通運輸部檔案館.水運建設項目檔案管理文件匯編[Z].北京：交通運輸部檔案館，2009.

[2]長航局檔案中心.長江航務管理局基本建設項目管理文件匯編[Z].武漢：長航局檔案中心，2012.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京.中國人民大學出版社，2006（5）.

（作者單位：長江航道工程建設指揮部）endprint