2003-2013年我國檔案業務外包研究文獻計量分析

陳忠海 馬雙雙

摘要：運用文獻計量學方法，在“中國知網”和“萬方數據庫”中統計我國檔案學界2003-2013年間發表的檔案業務外包的研究文獻，從文獻年度分布、文獻來源分布、作者分布和研究機構分布等方面進行統計分析，概括我國檔案業務外包研究的現狀，總結研究的主要內容，找出不足，提出建議。

關鍵詞：檔案業務業務外包文獻計量統計分析

A Quantitative Analysis of Research Literature on Domestic Archives Outsourcing from 2003 to 2013

Abstract： Based on bibliometrics， the essay sum？ marized the research literature on domestic archives outsourcing from 2003 to 2013 in CNKI and Wan？ fang Datebase . According to the statistical analysis of the distribu？ tion on publishing years， source journals，authors，researchinsti？ tutes， it aims to generalize the cur？ rent situation of domestic archives outsourcing research， and summa？ rize the main research content， so as to identify the learning gaps and propose some suggestions.

Key words： achieves work； outsourcing； biblio？ metrics； statistical analysis

業務外包是各國普遍采用的一種管理方式。我國的檔案業務外包興起于20世紀90年代，迄今為止得到不斷地發展。由于檔案部門對檔案安全，特別是信息安全具有特殊性要求，當業務外包運用到檔案工作領域時，從一開始就備受關注和質疑。本文運用文獻計量學方法，在“中國知網”和“萬方數據庫”中統計我國檔案學界2003-2013年間發表的檔案業務外包的研究文獻，從年度分布、文獻來源分布、作者分布和研究機構分布等方面進行統計分析，概括我國檔案業務外包研究的現狀，總結研究的主要內容，找出不足，提出建議。

一、文獻統計與分析

（一）文獻年度分布

本文選擇中國知網和萬方數據庫的《中國期刊全文數據庫》、《中國博士學位論文全文數據庫》、《中國優秀碩士學位論文全文數據庫》、重要會議全文數據庫和重要報紙全文庫等為數據來源，以“主題”為檢索項，以“檔案外包”、“檔案館外包”“檔案業務外包”、“檔案館業務外包”為檢索詞，檢索時間段為2003到2013年，共檢索到相關文獻67篇。其發表年度，如表1所示。年度變化趨勢，如圖1所示。

由表1和圖1可知，2003-2013年我國檔案業務外包的研究成果整體呈上升趨勢，2006年和2012年呈現出兩個小高峰。這說明，十余年來，特別是2010年以后，檔案業務外包問題引起了檔案學者們的關注并成為檔案學術研究的熱點之一。

（二）文獻來源分布

對我國檔案業務外包的文獻來源、文獻數量分布和占比進行分類統計，結果如表2所示。

表2 2003年—2013年我國檔案業務外包研究文獻來源分布

統計顯示，67篇文獻分布在28種期刊（含7種檔案學核心期刊、8種檔案學一般期刊和13種其他非檔案學專業期刊）、一個重要會議全文數據庫、一個優秀碩士學位論文數據庫之中。其中，載文量在3篇以上的檔案學核心期刊有：《蘭臺世界》13篇、《中國檔案》5篇、《檔案管理》4篇、《檔案學通訊》3篇，占總文獻量的37.3%。

（三）作者分布

根據普賴斯定律，核心作者的發文量應為文獻總量的50%。普賴斯核心作者的最低發文數“m≌0.749*”，其中“nmax”是最高產作者發的論文數。統計顯示，最高產的作者是湖北省檔案干部培訓中心的黃力，共發表論文4篇，所以“nmax=4，m=1.498”，取臨近最大整數2，也就是說，發表論文達到2篇的為核心作者。統計結果，如表3所示。

67篇文獻共涉及作者74人，作者獨著、合著及合著度，如表4所示。

由表3、表4可見，我國檔案業務外包研究核心作者總發文量為17篇，占總文獻量67篇的25.4%，缺乏核心研究作者群。論文的合著度僅為14.9%。在多人合著中，以2人合著為主要形式，整體上呈現出合著度較低的狀況。

（四）研究機構分布

67篇文獻的第一作者，主要分布在高校院系、高校檔案館（室）和地方檔案館（室）等機構。具體研究機構分布，如表5所示。

表52003年—2013年我國檔案業務外包研究機構、文獻量及占比

由表5得知，研究機構分布廣泛，如高校院系、高校檔案館（室）、地方檔案館（室）、研究（設計）院所、醫院、銀行和不同類型的企業等等。其中，發表文獻在3篇以上的研究機構有：四川大學4篇，湖北省檔案干部培訓中心4篇，蘇州大學3篇，鄭州大學3篇。數據顯示，檔案工作者占總作者的68.7%，檔案理論工作者占總作者的31.3%。這表明，檔案工作者是我國檔案業務外包研究的主體。

二、研究的現狀和研究的主要內容

（一）學者們對是否贊成檔案業務外包的分歧變小

檔案學界對檔案部門是否開展檔案業務外包的問題存有爭議，但在大方向上已達成一致：不贊同檔案業務完全外包，也不贊成絕對排斥檔案業務外包。認為，可以將那些重復性大、技術含量小的非核心業務外包出去。無論是贊同者還是反對者，無非是從檔案業務外包利大還是弊大的角度表明自己的觀點。其中，贊同者認為，檔案外包條件相對成熟。如政府和檔案管理者的重視、資金政策的支持；檔案業務外包可降低成本、節約人力，有利于提高檔案業務工作的質量和效率；轉型中的社會環境因素、網絡技術的發展和不同學科、行業的交叉融合為檔案業務外包提供了契機；檔案外包服務機構數量和質量并升；檔案學界對檔案業務外包的理論充實；實踐經驗豐富等等。反對者認為，內外部條件不允許。如檔案部門人才的缺乏和資金的不到位；檔案業務外包會降低檔案工作人員業務管理的積極性，弱化檔案工作人員學習和創新的能力；檔案安全無法保障；檔案外包機構發展不成熟、業務和技術參差不齊；法律法規不健全，缺乏行業監管等等。

（二）檔案業務外包研究的主體和范圍在不斷擴大

一方面，從表5可以看出，檔案業務外包研究的主體已經從高校院系和高校檔案館（室）逐步擴展到各級各類檔案館、研究（設計）院所、醫院、銀行和企業檔案部門等各類機構人員。有的學者開始把研究的重心放在了檔案業務外包時可能出現的檔案安全問題的預防和解決方式上面。如蘇甦和王毓靈分別論證了高校檔案數字化和整理業務外包的可行性；張博英對企業檔案業務外包進行了初步探討；胡聲漢對國有企業檔案業務外包的模式作出了深入的研究；葛凌云以南京金融檔案管理中心為例探討了金融檔案業務外包的管理問題等等。另一方面，對我國檔案業務外包模式和范圍的研究在不斷擴大。從研究人員提供的案例和數據看，檔案業務外包模式由傳統的單一化的模式擴展到全包、半包和不包，檔案業務外包的服務范圍和領域開始由傳統的檔案整理和人員培訓等服務向現代的檔案數字化和檔案管理系統業務外包等服務領域延伸。如發展比較成熟的量子偉業、杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司等已經承接了一些檔案館（室）檔案資源加工服務和檔案管理軟件開發等業務工作。

（三）對檔案業務外包的風險性、對策分析和前景展望的研究成果增多

據統計，有關檔案業務外包風險性、對策分析以及前景展望研究的文獻共22篇，占總文獻量的32.8%?？梢?，一方面，學者們不斷就檔案業務外包已經和可能出現的風險性思考問題，如對一直存在的檔案安全問題，以及檔案外包市場的不成熟，法律法規的不完善，具體劃分檔案外包范圍不清晰等問題展開深入的調研，分析原因，提出對策。另一方面，學者們又指出可以通過慎重選擇檔案外包范圍、簽訂檔案外包三方協議、規范檔案外包市場、健全法律法規、不斷引進成熟的技術、探討多樣化的檔案外包模式等樂觀地加以闡述和做出展望。有的學者還大膽地提出了在人才、技術和法律的三重作用支撐下，建立區域和全國性的檔案外包協會，讓檔案外包業務突破傳統的服務領域向更寬的領域和層次擴展等愿景。[1]

（四）注重對檔案業務外包機構的研究

最早開始對我國檔案外包機構展開研究的學者是黃力和李圭雄，他們是從不斷興起的檔案業務外包角度，具體探討了檔案中介機構發展面臨的機遇和挑戰；[2]隨后，王曉琳以商業性文件中心為視角分析了檔案業務外包的歷史淵源；[3]閆曉創以幾個典型的檔案中介機構為例，分析了我國檔案業務外包服務的發展現狀及前景，并將檔案承包企業從性質上劃分為國有型、外資型和民營型三大類；[4]聶偉、蘭松則從商業性文件中心與檔案外包服務企業的視角對二者進行了比較分析。[5]

三、我國檔案業務外包研究存在的主要問題與建議

（一）宏觀研究成果過多，微觀研究成果較少

一方面，不少學者習慣于從宏觀角度探討檔案部門是否應該將檔案業務外包，研究成果多從可行性、利弊分析角度陳述自己的觀點。這種重復研究千篇一律，毫無新意?，F在看來，檔案業務外包已是大勢所趨，學者們不應該再把過多的精力放在檔案部門是否應該進行檔案業務外包這個宏觀問題的探討上。另一方面，學者們對檔案業務外包實踐中出現的具體問題和解決措施的研究成果較少。筆者認為，隨著檔案業務外包主體的擴大，不同主體在檔案業務外包的過程中會面臨不同的外包細節問題，這就需要各行各業的檔案工作者和理論研究者著眼于對本行業檔案業務外包的研究，比如，已有部分學者開始從企業、高校、銀行、醫院檔案館（室）等單位的具體實際出發，分析本行業檔案業務外包的可行性與風險性及防范措施。分層次分行業的細化研究是一個很好的趨勢，有利于提高研究的針對性和成果的實際應用價值。

（二）對檔案業務外包法律法規的研究成果較少

在檢索到的67篇文獻里面，只有佟麗娟的《淺析我國檔案外包服務業政策法規建設》一文從中央和地方兩個層面，分析了我國現有的檔案業務外包政策法規研究的現狀和不足之處，提出了要從準入審批和監管、人員資質、服務標準化和責任追究四個方面完善政策法規、加強監管。[6]

國家檔案局局長楊冬權2013年12月27日在《在全國檔案局長館長會議上的講話》中指出，要加強檔案信息安全管理。在數字化外包前，應先做好涉密和內容敏感檔案的挑選、鑒定、解降密工作，不再涉密的檔案可在解降密后委托外包，仍涉密的檔案則堅決不要外包，特別是仍屬絕密的檔案一律不搞數字化。對外包公司，要進行保密資質審核。[7] 2014年5月4日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：規范并支持檔案中介機構、專業機構參與檔案事務。[8]可見，在國家層面，中央和國家檔案局在重視檔案信息安全的基礎上是大力支持檔案業務外包服務的，并為此作出了一些原則性的規定。中央國家機關和黨的機關、省市級人民政府及其檔案行政管理部門應當因地制宜地制定出符合行業和地方實際的檔案業務外包的規章制度，完善實施細則，方便各級檔案管理部門實際操作。

（三）研究主體分布不均衡，缺乏有影響力的核心作者群體

一方面，在檔案業務外包研究的主體中，檔案工作者群體大于檔案理論研究工作者群體，這導致研究主體分布不平衡，研究成果呈現碎片化，檔案外包理論研究稍顯滯后。理論研究工作者應當跟上實踐發展的腳步，概括出符合我國實際的、具有普遍性的檔案業務外包理論；另一方面，論文的合著度較低，缺乏有影響力的核心作者群。檔案業務外包是一項業務性和實踐性較強的工作，檔案理論研究工作者和檔案工作者共同參與理論探討，能夠相互啟發，更好地促進檔案業務外包的實踐工作。筆者認為，應加強高校師生和檔案工作者在業務外包方面合作研究的廣度和深度。

（四）缺少創新性的研究視角和個性化的解決方法

閆冬等人提出合理分工檔案數字化三方合作外包，降低檔案數字化業務外包帶來的風險；[9]王玉龍從基于生命周期的企業檔案業務外包角度，將企業檔案業務外包的生命周期劃分為六個階段，從業務外包風險分析、業務外包風險管理策略的層面，剖析了企業檔案業務外包的細化研究，角度獨特新穎；[10]黃小忠、史江從理論和實踐視角具體探析了檔案業務外包適用范圍等。[11]類似于運用這種獨特的視角和新穎大膽的思路來分析檔案業務外包策略并提出解決檔案業務外包實踐中存在問題的文獻過少，這樣就造成檔案業務外包研究成果的創新度較低，對實踐的指導性不強。因此，檔案學界應當緊密結合檔案工作實際，善于從檔案業務外包的豐富實踐中提煉問題、分析問題，做到存同求異，不斷地尋求破解個性問題的獨特思路和可行性方法。

*本文為鄭州大學研究生教育基金項目《基于服務平臺建設的信息資源整合與開發利用的評價研究》（項目編號：14YJS066）的成果之一。

參考文獻：

[1][4]閆曉創.我國檔案外包服務的發展現狀及前景——以幾個典型的檔案中介機構為例分析[J].湖北檔案，2012（08）：15-17.

[2]黃力，李圭雄.業務外包：檔案中介機構發展面臨的機遇與挑戰[J].北京檔案，2004（05）：26-28.

[3]王曉琳.淺析檔案業務外包的歷史淵源——以商業性文件中心為視角[J].湖北檔案，2012（02）：15-18.

[5]聶偉，蘭松.商業性文件中心與檔案外包服務企業比較分析[J].蘭臺世界，2012（23）：34-35.

[6]佟麗娟.淺析我國檔案外包服務業政策法規建設[J].蘭臺世界，2012（35）：118-119.

[7]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案，2014（01）：20-26.

[8]中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[J].中國檔案， 2014（05）：12-14.

[9]閆冬.淺談檔案數字化三方合作外包[J].蘭臺世界，2013（23）：71-72.

[10]王玉龍.基于生命周期的企業檔案業務外包[J].中國檔案，2012（01）：70-71.

[11]黃小忠，史江.理論與實踐視角下的檔案業務外包適用范圍探析[J].檔案學通訊，2012（01）：81-84.