區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺的思考

摘要：檔案信息資源共建共享是新時期檔案工作的重要內(nèi)容，構(gòu)建區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺則是現(xiàn)代城市發(fā)展過程中的必然要求。本文介紹了區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上從建設(shè)原則、系統(tǒng)架構(gòu)、建設(shè)模式及運行管理四方面提出了區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)的路徑，并對平臺可持續(xù)機制進行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源共建共享平臺

一、引言

檔案信息資源共享在檔案信息化建設(shè)中具有重要地位，檔案部門一直在努力尋求檔案資源共享的有效實現(xiàn)途徑，2014年5月中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，強調(diào)要充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，搭建全國開放檔案平臺，推進城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系[1]，然而，從檔案信息資源共享實踐工作來看，僅僅由檔案部門推進檔案信息資源共享工作存有諸多難題，在此背景下，檔案信息資源共建共享研究和實踐得到了各方面的重視，檔案行政管理部門近年來加大了與社會其他行業(yè)系統(tǒng)的協(xié)同合作，共建和共享區(qū)域內(nèi)檔案資源，并嘗試構(gòu)建區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺，這對于檔案部門建立起覆蓋整個區(qū)域的檔案資源體系和方便社會的檔案利用體系具有重要意義。

二、區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)現(xiàn)狀

近年來智慧城市建設(shè)得到了各地區(qū)的重視，這在客觀上要求整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源，實現(xiàn)社會部門對區(qū)域內(nèi)各類檔案資源的接入和利用。如何適應(yīng)社會發(fā)展需求、整體建設(shè)和共享區(qū)域內(nèi)檔案信息資源成為各地檔案部門的重要工作，構(gòu)建區(qū)域檔案信息資源平臺無疑是推進檔案資源共建共享的重要途徑，也是提升地區(qū)檔案整體服務(wù)水平的一項主要工作內(nèi)容，而近年來我國檔案部門數(shù)字檔案信息資源建設(shè)成果為平臺的構(gòu)建提供了豐富的資源基礎(chǔ)，包括云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的不斷發(fā)展則提供了技術(shù)保障，此外諸多社會領(lǐng)域在信息資源共建共享平臺建設(shè)的成功案例提供了示范效應(yīng)，這些都為區(qū)域內(nèi)檔案信息共建共享平臺建設(shè)提供了有利的條件。

然而現(xiàn)實工作中由于理念、資金、人才、技術(shù)、標準規(guī)范等一系列因素的制約，當前各地并未建成真正意義上的區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺，與之功能最接近的是各地建立的檔案信息網(wǎng)。2002年，國家檔案局中央檔案館印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求省級以上檔案館應(yīng)盡可能建設(shè)自己的檔案網(wǎng)站，在此背景下各省逐步建設(shè)了檔案信息網(wǎng)，但對于省級以下各地區(qū)綱要則未作要求。目前各地建設(shè)的檔案信息網(wǎng)也存有諸多不足，如檔案數(shù)據(jù)信息更新較慢；檔案檢索只能提供目錄檢索，基本不提供檔案全文服務(wù)；不提供檔案委托代檢服務(wù)；專題與特色檔案數(shù)據(jù)庫缺乏；僅提供綜合檔案館館藏檔案信息，對于實體館外更廣泛的用戶所關(guān)心的檔案信息資源則不能提供；等等。近年來，部分城市開展區(qū)域內(nèi)檔案信息資源服務(wù)平臺建設(shè)，如2013年浙江紹興市檔案部門建設(shè)“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺”，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將轄區(qū)內(nèi)各縣市區(qū)綜合檔案館的檔案信息資源進行整合和利用，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享[2]，但這些和真正意義的區(qū)域跨行業(yè)系統(tǒng)的檔案信息資源共建共享平臺的要求存有差距，檔案部門如何適應(yīng)社會發(fā)展，加強區(qū)域內(nèi)跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源建設(shè)，建設(shè)區(qū)域性檔案資源共建共享平臺，為地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供有效的檔案服務(wù)將是檔案部門需要重點解決的問題。

三、區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)的思路

（一）系統(tǒng)平臺建設(shè)原則

為促進區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺順利開展，在平臺建設(shè)時應(yīng)遵循以下原則：1.適用性。平臺的建設(shè)應(yīng)重實際、講實用、求實效，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機制，具有實際可操作性，操作簡單方便，這樣才能取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益；2.前瞻性。平臺的建設(shè)既要立足于當前地區(qū)實際情況，也應(yīng)考慮適度超前設(shè)計，與地方社會中、長期發(fā)展規(guī)劃相符合，為將來增加新的功能或重組系統(tǒng)時預(yù)留空間，要具有可擴展性。3.安全性。區(qū)域內(nèi)檔案信息資源構(gòu)成復(fù)雜，部分可能涉及相關(guān)方的經(jīng)濟利益或隱私，而整個平臺是開放共享的，因此在平臺建設(shè)和運行過程中維護檔案信息的安全顯得尤為重要，平臺的建設(shè)和管理要嚴格遵守國家安全保密相關(guān)法規(guī)政策，同時平臺應(yīng)采用有效的安全管理措施和技術(shù)，確保檔案信息的安全。4.漸進性。檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)是一個循序漸進的工作過程，在建設(shè)工作中可考慮分步實施，優(yōu)先建設(shè)集成一批能滿足地區(qū)急需的高質(zhì)量重點檔案資源，穩(wěn)步推進建立區(qū)域檔案信息資源共建平臺相關(guān)工作，逐步建成滿足地方檔案需求的綜合性檔案信息資源系統(tǒng)平臺。

（二）系統(tǒng)平臺總體架構(gòu)

從頂層設(shè)計的角度，區(qū)域檔案信息資源共建共享平臺的總體架構(gòu)模型是如圖1所示的1+4結(jié)構(gòu)：即一個綜合應(yīng)用體系和組織領(lǐng)導(dǎo)、政策法規(guī)、資源保障和安全保障四個保障體系組成。綜合應(yīng)用體系是實現(xiàn)檔案部門電子政務(wù)管理、業(yè)務(wù)流程管理和社會公共服務(wù)的各類技術(shù)支撐體系和服務(wù)項目應(yīng)用體系，是平臺架構(gòu)的核心，主要由基礎(chǔ)服務(wù)層、行業(yè)應(yīng)用層和集成應(yīng)用層3個層級構(gòu)成，基礎(chǔ)服務(wù)層是平臺建設(shè)的前期基礎(chǔ)性條件，如各類檔案數(shù)據(jù)源、檔案工作軟硬件設(shè)施及相關(guān)信息技術(shù)等，包括數(shù)據(jù)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)；行業(yè)應(yīng)用層功能是實現(xiàn)各檔案保管機構(gòu)內(nèi)部日常工作運行，包括日常事務(wù)管理、業(yè)務(wù)流程管理；集成應(yīng)用層目的是為了實現(xiàn)檔案部門與外部社會部門信息的互聯(lián)互通，協(xié)同應(yīng)用和交互服務(wù)是其主要內(nèi)容，從而更有效地服務(wù)政府、市民和各類社會組織。

組織領(lǐng)導(dǎo)體系是全面推進平臺建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)部門，負責(zé)協(xié)調(diào)溝通和建立專家咨詢機制，是平臺建設(shè)的基礎(chǔ)；政策法規(guī)體系是平臺建設(shè)、運行、管理和服務(wù)的法規(guī)制度，是平臺建設(shè)的保障；資源保障體系是平臺建設(shè)中的資金、人才、技術(shù)等條件保障，是平臺建設(shè)的核心；安全保障體系是保障平臺安全、信息安全的管理制度及保護措施，是平臺建設(shè)的關(guān)鍵。

（三）系統(tǒng)平臺建設(shè)模式

信息研究界認為信息資源共建共享系統(tǒng)平臺基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡(luò)型模式[3]，集中型模式指具有隸屬關(guān)系的某系統(tǒng)內(nèi)或某類型檔案保管機構(gòu)在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源平臺的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）通過平臺與中心館聯(lián)接，并共享中心館的檔案信息資源，集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務(wù)上的上下級隸屬關(guān)系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。

層次型模式是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機構(gòu)之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結(jié)合的工作模式。層次型模式以某個地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設(shè)，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機構(gòu)分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無隸屬關(guān)系，檔案信息資源共建共享的推進工作缺乏行政促進機制的有力保障，層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運行機制、協(xié)作機制、保障機制，這種模式在工作實踐中往往難以有效開展。

網(wǎng)絡(luò)型模式是指所有檔案保管機構(gòu)間都可通過平臺直接相互聯(lián)結(jié)，互相建設(shè)共享檔案信息資源。其理論基礎(chǔ)是雖然各檔案保管機構(gòu)的檔案資源具有一定的獨立性，但他們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進行合作共享，網(wǎng)絡(luò)型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當前的檔案工作體制、機制、信息技術(shù)、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現(xiàn)的一種模式。

因此，結(jié)合我國現(xiàn)有的檔案管理體制機制及各地區(qū)檔案工作的實際，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享平臺的建設(shè)模式是改良基礎(chǔ)上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，首先建立區(qū)域內(nèi)具有隸屬關(guān)系的包括檔案系統(tǒng)在內(nèi)的各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展共建共享平臺，實現(xiàn)縱向的各檔案保管機構(gòu)在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎(chǔ)之上逐步實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源的共建共享，并為將來更大范圍內(nèi)的跨地區(qū)的國家范圍內(nèi)檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

（四）系統(tǒng)平臺運行管理

整個平臺運行體系包括系統(tǒng)支撐、業(yè)務(wù)支撐和業(yè)務(wù)利用三個體系，其中系統(tǒng)支撐是平臺運行管理的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)支撐是平臺運行的核心，業(yè)務(wù)利用則是建立平臺的目的。

從平臺的系統(tǒng)支撐體系來看，以各地檔案信息門戶網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立和完善系統(tǒng)功能，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源整合、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)加工和提供檢索利用，應(yīng)重點推進以下功能系統(tǒng)的建設(shè)，檔案信息發(fā)布系統(tǒng)（整合平臺共建共享檔案信息資源，按照不同分類方式顯示給用戶）、檢索系統(tǒng)（實現(xiàn)用戶對平臺檔案資源檢索）、服務(wù)系統(tǒng)（提供檔案全文在線訂制、檔案在線傳遞、檔案定題服務(wù)、在線咨詢等服務(wù)）、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)（將成員單位各類檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成平臺可以使用的規(guī)范內(nèi)容）、用戶管理系統(tǒng)（提供平臺用戶認證、信息管理等功能）、檔案信息重點數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（各類檔案專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等）。

業(yè)務(wù)支撐體系需要區(qū)域內(nèi)包括最高檔案行政管理機構(gòu)、基層各級檔案行政管理機構(gòu)及各檔案保管部門的分工負責(zé)、通力協(xié)作。其中地方最高檔案行政管理機構(gòu)負責(zé)地區(qū)檔案信息資源共建共享平臺的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，制訂平臺管理的相關(guān)法規(guī)政策、技術(shù)標準和評價機制，確保整個平臺體系的全局運轉(zhuǎn)；區(qū)域內(nèi)基層各級檔案行政管理機構(gòu)負責(zé)平臺系統(tǒng)的管理和維護，將本級各類檔案保管機構(gòu)的檔案上傳到系統(tǒng)平臺，同時通過平臺及時發(fā)布檔案資源建設(shè)和共享工作中的政策及相關(guān)工作安排等；基層檔案保管機構(gòu)負責(zé)平臺系統(tǒng)前端的基礎(chǔ)管理，將本部門共建檔案的整理編目以及相關(guān)檔案信息資源提交到平臺的應(yīng)用系統(tǒng)。

平臺的利用者主要包括區(qū)域內(nèi)公民、檔案行政管理機構(gòu)和行業(yè)系統(tǒng)管理部門，他們都可據(jù)自身的權(quán)限從平臺獲得相應(yīng)的需求信息。社會公眾可以利用各類網(wǎng)絡(luò)終端訪問平臺，獲取各類檔案資源，經(jīng)過身份認證等技術(shù)措施還可獲得檔案全文服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、利用部分非公開檔案資源等；檔案行政管理機構(gòu)可以通過平臺掌握本地區(qū)檔案總體狀況，為制訂相關(guān)檔案法規(guī)政策等提供科學(xué)的依據(jù)，不斷提升本地區(qū)檔案工作整體水平；各行業(yè)系統(tǒng)管理部門通過平臺可統(tǒng)籌把握本行業(yè)系統(tǒng)的工作全局，經(jīng)過授權(quán)后還可查閱本行業(yè)系統(tǒng)外的相關(guān)檔案信息，更好地提升本行業(yè)系統(tǒng)的工作效能。

四、共建共享平臺可持續(xù)機制建設(shè)

（一）強化檔案信息共建共享平臺資源建設(shè)

在智慧城市大力推進的背景下，社會對區(qū)域檔案工作綜合服務(wù)能力提出了更高的要求，平臺建設(shè)過程中應(yīng)結(jié)合各地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，重點圍繞社會發(fā)展和公眾關(guān)心的領(lǐng)域，根據(jù)各成員檔案保管單位資源建設(shè)的情況，加強地區(qū)檔案資源共建共享的研究和分析，建立開展區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享的協(xié)同機制，打破部門檔案信息壟斷及利益壁壘，實現(xiàn)區(qū)域檔案信息資源科學(xué)合理的傳遞共享，對資源建設(shè)的內(nèi)容進行科學(xué)規(guī)劃、整合，組織協(xié)調(diào)各行業(yè)系統(tǒng)部門將檔案資源逐步建設(shè)到共享平臺，加強數(shù)據(jù)整合及技術(shù)研發(fā)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)采集、生產(chǎn)與平臺同步聯(lián)動更新，從而形成與地區(qū)發(fā)展相適應(yīng)的、各類檔案資源相對齊全完整、檔案載體類型多樣、配置合理、特色明顯的區(qū)域檔案信息資源體系。

（二）強化檔案信息共建共享平臺安全建設(shè)

據(jù)國家相關(guān)法規(guī)，加強檔案信息安全監(jiān)管也是檔案共建共享信息平臺應(yīng)當遵守的基本原則，部分檔案內(nèi)容由于涉及國家安全及相關(guān)方面的利益或隱私不便提供利用，如何處理檔案利用與保密之間的關(guān)系也是平臺建設(shè)過程中需要解決的問題。在平臺建設(shè)、運行管理過程中，首先，檔案部門應(yīng)將可以開放的檔案內(nèi)容盡可能通過平臺向社會提供服務(wù)；其次，以管理部門行政職能為依據(jù)，為政府內(nèi)部各部門提供非公開檔案信息交換共享，促進依法暫不對社會開放的檔案信息資源在地區(qū)行政職能部門內(nèi)部的共享利用；此外，應(yīng)重點加強對平臺內(nèi)部檔案信息服務(wù)工作過程的規(guī)范管理，建立健全檔案信息安全管理和利用的法規(guī)政策，通過有效管理措施和技術(shù)手段，確保共享平臺內(nèi)部檔案信息在利用工作中的安全。

（三）規(guī)范檔案信息共建共享標準規(guī)范建設(shè)

現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案資源處于不同行業(yè)、系統(tǒng)和部門各自管理的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案資源的技術(shù)標準差異較大，這制約了平臺提供高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的能力。檔案部門應(yīng)抓緊建立健全檔案標準體系，重視檔案信息采集標準、檔案信息加工標準、檔案信息安全標準、檔案信息化技術(shù)標準與管理標準等的完善工作，并根據(jù)社會的發(fā)展對現(xiàn)有的標準體系進行補充，注重與其他領(lǐng)域部門信息化標準及信息技術(shù)標準的兼容，全面規(guī)劃和設(shè)計數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準、概念數(shù)據(jù)庫標準和邏輯數(shù)據(jù)庫標準等信息資源共建共享的基礎(chǔ)標準[4]，創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源共享標準體系，確保區(qū)域共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用。

參考文獻：

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注：本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實現(xiàn)機制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發(fā)事件的檔案工作機制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。