對新時期檔案利用和服務工作的思考

孫瑞國

[摘 要]“利用”是檔案工作的核心內容。“利用”就是對檔案的直接使用，怎樣更準確、更迅速的進行查找，同時及時的提供檔案資料，為所有利用者提供服務，正是目前檔案利用工作應探索的課題。在當今新的歷史時期，檔案利用與檔案服務的作用得到了充分的肯定與重視。我們只有不斷的提高檔案管理水平，充分發揮檔案信息資源的重要作用，才能使檔案信息資源達到最大程度的開發與利用。

[關鍵詞]檔案利用；信息意識；服務

檔案工作的內容就是我們通常所說的統計、利用、保管、鑒定、整理與收集工作，其中又以“利用”為檔案工作的核心內容。“利用”就是對檔案的直接使用，怎樣更準確、更迅速的進行查找，同時及時的提供檔案資料，為所有利用者提供服務，正是目前檔案利用工作應探索的課題。在當今新的歷史時期，伴隨人們法律意識的逐漸強化，檔案利用與檔案服務的作用得到了充分的肯定與重視。人們的檔案工作意識逐漸增強，檔案資源的社會價值也逐漸被公眾認可，本文對新時期檔案利用工作進行一定的探討，期望可以為檔案利用工作提供一定的理論參考。

一、不斷提升自身素質，提高服務意識

檔案工作是集科學管理性、服務性與政治性為統一整體的專業工作，檔案工作的最終目的是為各項工作服務，而檔案保存的目的就是利用，為國家的各項建設事業服務。

1、檔案管理工作中應不斷的學習并掌握現代科學技術，逐漸的將微縮技術與計算機技術應用于檔案管理工作之中。伴隨人工智能、知識庫與數據庫等科學技術的進步與發展，逐步構建具有知識檢索能力的自助式知識服務技術平臺。檔案資料的利用者可以使用個人電腦或電話，依據自身的需求進行自助服務，同時還可提供檔案知識服務。

2、檔案人員除了應具有良好的思想素質外，還應具有較強業務素質與較為完善的知識結構。檔案人員應不斷的學習新的知識與技能，擴大知識面，不斷提高自身的知識層次。伴隨改革開放的不斷深入，涌現出了許多新的檔案門類，檔案服務工作呈現出全方位性，因此，就要求檔案管理人員應樹立全新的服務觀念。無論檔案利用者的職位高低，都應積極對待，通過自身的業績不斷提高檔案工作的地位。

二、樹立明確的服務觀念

正確認識服務與收集的關系，增強服務意識，不斷提高工作人員素質，將檔案工作的重點轉移至提供檔案利用的服務中來。檔案管理員應任勞任怨，樹立為民服務的觀念，自覺的將服務社會的觀念貫穿于單調的檔案工作之中。在檔案利用與查閱的工作中，應自覺的熟悉檔案工作的業務，掌握檔案資料的位置，爭取做到隨到隨查，滿足利用者的需求。徹底改變檔案服務的被動情況，積極主動地提供服務。

三、有效利用科技檔案資源

伴隨市場經濟的不斷發展，科技檔案資源的有效利用問題受到廣泛的關注，提高經濟效益的前提就是開發利用高質量的科技檔案，這就需要我們增強檔案管理工作，不斷提高科技檔案的質量。科技檔案的利用，可以產生經濟效益，推進社會經濟的不斷發展。

1、科技檔案工作應建立和社會市場經濟相適應的管理體系，轉變傳統的管理模式，使檔案管理工作向咨詢服務型、開發管理型與智能型轉變。檔案工作人員應將科技檔案利用工作和本單位的經營管理、科研與生產緊密結合，提高服務質量，轉變服務態度，改變服務思想，及時了解與利用社會與經濟效益方面的信息，做好科技檔案利用的反饋工作，改進并提升科技檔案管理水平。

2、科技工作的基礎就是做好科技檔案的收集工作。科技檔案工作應緊跟時代改革的步伐，不斷增加和外界科技檔案的交流工作，擴大檔案的范圍，增強服務經濟的能力。科技檔案只有達到收集系統、準確、完整，才能在利用開發上做到有效及時。

四、需要具備較強的業務水平

1、完善的咨詢服務體系的建立

完善的咨詢服務體系的建立，主要由檔案專家與查檔接待室服務人員共同負責咨詢工作。查檔接待室服務人員主要負責幫助利用者了解檔案的流傳與保存狀況，提醒其應注意的問題，了解相關的歷史背景，解決在查檔過程中遇到的相關問題。

2、運用先進技術提高工作效率

主要通過目錄數據庫的建立來實現計算機目錄檢索。將卷內文件目錄與案卷目錄輸入數據庫，實現檔案目錄的自動化管理。計算機全文檢索系統主要是將利用與檢索兩者相結合，通過將檔案信息全部輸入數據庫之中，方便使用者檢索與查閱。

3、建立完備的檔案利用途徑

完善的檔案檢索系統，不僅僅包括書本式目錄、各種卡片目錄、專題指南、全宗指南、檔案館指南等等，還包括全文檢索系統、計算機目錄的檢索系統與遠程檢索系統。近幾年，由于信息技術的進步與發展，使得檔案檢索體系更加完善，基本可以滿足檔案使用者的利用與服務。

五、增加基礎建設，不斷提高利用手段

為了更好的做好檔案服務工作，應做到以下幾點：（1）應增加檔案學術交流，在保留自身特點的同時不斷吸取他人的長處。不斷完善工作方式，增加檔案科研工作的研究，不斷推進檔案工作的進步，強化與提高全社會檔案利用的觀念，使檔案發揮更大的作用。（2）應不斷的提高檔案工作者的主動性與積極性，增強檔案工作的影響力，做到與時俱進，及時掌握檔案信息動態。（3）加快檔案信息化建設的速度，提高檔案借閱、查閱速度，盡最大努力滿足全社會對檔案的需求。

六、結語

當今，我們的國家已經進入了一個新的歷史發展時期，如何利用與開發科技檔案信息資源更好的為經濟建設服務，是目前檔案工作者急需解決的重要問題之一。利用與開發檔案信息資源是檔案工作任務的重要內容，我們只有不斷的提高檔案管理水平，充分發揮檔案信息資源的重要作用，才能使檔案信息資源達到最大程度的開發與利用。

參考文獻：

[1]白樺.提高檔案服務創新水平[J].黑龍江檔案.2005.（06）.

[2]王春紅，任連柱.試論檔案服務創新[J].黑龍江檔案.2007.（04）.