淺析電子檔案對傳統檔案實踐及其理論的沖擊

李夢

[摘 要]知識經濟是全球經濟發展的主流趨勢，信息產業是知識經濟的核心，知識經濟的來臨和網絡信息技術的興起，將會對傳統檔案工作帶來強烈的沖擊和深遠的影響，首當其沖的代表便是信息產業中的電子文件以及在此基礎上形成的電子檔案。

[關鍵詞]電子檔案；傳統檔案；實踐；理論

當前，信息化建設風起云涌，迅速改變著人類生活的方方面面，知識經濟成為社會的一種形態，信息產業成為知識經濟的核心。它對傳統檔案工作最大的沖擊是造就了一種全新形態的電子檔案，電子檔案的產生使古老而傳統的檔案工作猶如脫胎換骨，一下跨入了信息社會。電子檔案作為一種新生物，在檔案實踐上引起悍然大波，并且直接波及到檔案學理論的變革。電子檔案的出現何以有如此巨大的能量，究竟給予我們多大的沖擊，這就是我們本文所要認真研究的問題。

所謂電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產生的一類數字化形式的記錄，并可在網絡上傳遞的數字代碼序列。它具有存儲量大，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。電子檔案就是以電子文件為主體而形成的非實體性的檔案。當前，電子檔案已遍及機關、企事業單位、社會團體以及個人的各種社會實踐活動中，成為一種原生信息記錄物和紙質檔案并存，反映了人類社會活動的真實歷史原貌，是人類社會活動中的記錄物與伴生物，有著檔案的共性。然而，電子檔案畢竟有它自己的特性，由此產生了與傳統檔案理論的不同之處。

一、電子檔案的比較優勢

電子檔案和傳統紙質檔案分別代表著新舊兩種事物，二者各有其特點。作為新興事物，電子檔案與傳統紙質檔案相比，在很多方面，特別是在某些應用環節上，具有傳統檔案所不可比擬的優勢，而正是因為這些優勢，使得人們在處理和應用相當一部分檔案時更側重于電子檔案，對比二者的特點，將電子檔案的比較優勢作如下描述：

（一）信息的可控制性與可變性

電子檔案可通過計算機直接進行處理，從而大大省去了傳統檔案工作中的分類、整理、立卷、歸檔等繁瑣的環節，使檔案信息的處理更方便、更快捷，更大的節省了檔案整理時間。另外，電子檔案的易操作性表現在獲得的信息可以靈活的為利用者提供各種需求服務。利用者可直接通過計算機對文件中的信息進行分類、統計、匯總、打印、復制，簡單易行，動一動手指，就會讓這些信息轉換成他們所需要的形式，而傳統的紙質檔案不具備這個功能。

（二）載體形式及體積

電子檔案的載體形式有多種，有移動硬盤、光盤、磁帶等形式，擊破了紙質檔案只能是單一的紙張為載體的模式。電子檔案相比較于紙質檔案，它具有體積小、容量大的特點，能極大地節省庫房面積，從而解決檔案多，地方小，保存不完善或因存儲空間小，檔案材料不能歸柜的問題。

（三）信息的共享性和無原件概念

紙質檔案是以符合憑證性要求而產生并得以保護的，紙質檔案的原始性很容易被確定，這也是紙質檔案作為憑證作用的根本原因所在。然而電子檔案信息的可共享性在現代以網絡為載體的工作環境中更勝一籌，它不同于紙質檔案那樣具有唯一性，電子檔案的原始性很難得以確認。但是能夠使得所有需要電子檔案的人都能共享，因此締造了許多人公用同一個文件的事情，這樣一來電子檔案便打破了紙質檔案排他性的限制，從而達成了檔案信息的共享。

（四）電子檔案具有很好的復用性

電子檔案被利用者重復使用很多遍，也完全不會老化或損壞。一份電子檔案無論在計算機屏幕上被顯示多少次，或者被打印在紙上多少次，都不會損壞和破壞電子檔案的任何信息。一般來講，只要正當的利用，電子檔案都是完好無損的；然而，對于紙質檔案來講，它在重復利用上很顯然不如電子檔案，重復的利用以及時間的推移，紙質檔案在被利用過程中，很容易被外界因素影響，導致紙質檔案損壞。

（五）電子檔案使異地利用成為可能

傳統的紙質檔案的利用，會要求檔案利用者拿著檔案利用審批單親自到檔案館借閱，這樣便會使得檔案利用者難免路途奔波，也會浪費利用者的時間；現如今在現代信息傳播的技術條件下，電子檔案利用非常方便。檔案利用者不用親自到檔案館，可以在任何一個地方的一臺聯網電腦上，就能利用檔案館已經開放了的檔案，這樣極大地提高了檔案的利用率，便利了檔案利用者。

因此傳統的紙質檔案跟電子檔案之間有著很多的差異。紙質檔案具有穩定性、不積極性、靜態性、永久性、固定性；電子檔案則具有不穩定性、非永久性、動態性、積極性、流動性。紙質檔案和電子檔案它們各自擁有的特點使得他們之間的差異也就不言而喻。

二、電子檔案對傳統檔案理論的沖擊及影響

從技術上來講，電子檔案確實對傳統紙質檔案產生了巨大的影響，這從現在越來越多的人開始重視和應用電子檔案的現實情況就可以說明一切了。但從另一個方面來說，電子檔案技術要想取得更為廣泛的應用，或者說，電子檔案要想取得更大的飛躍發展，必須在理論上也取得一定的優勢，這樣才能被越來越多的使用者所接受。

談到電子檔案對傳統檔案理論的沖擊，筆者認為主要體現在對來源原則的沖擊上。自從19世紀來源原則在檔案界確立其統治地位以來，始終維護著檔案形成過程的來源聯系。來源原則產生以后，各國幾乎無一例外的將來源看成是“同一機關”，并把它當作來源的同義詞并在此基礎上建立了全宗概念。由于當時檔案的形成機構組織穩定、數量很少、載體單一、流動性小，人們在實際操作中便產生了使用以“一個行政單位”作為“來源”的認識，即一個行政機構形成的所有檔案構成一個全宗。這就使來源原則漸漸演變為檔案實體的管理原則---全宗原則。但無論在什么情況下，“來源原則”始終是檔案專業的核心原則，這是不容置疑的，又由于電子檔案不同于傳統紙質檔案非實體性的特性，它的存在和發展不能僅僅停留在較為落后的傳統理論中，必須有一套適合自己的“新理論”，此時一種被稱為“新來源原則”的理論被檔案界的一些學者提及出來。

這種新來源原則不同于傳統來源原則的主要方面在于來源的認定或全宗的劃分上。具體到全宗上來說，傳統的全宗一般只有一個來源，就是“同一機關”，而新的廣義來源原則指出，全宗的劃分可分為主體全宗和客體全宗，主體全宗是指由一個相對獨立的主體單位或個人，在其執行社會職責的活動中形成的檔案有機體。而客體全宗，實際上是人們在圍繞著具有相當規模而又相對完整、對立的客體事物而開展的社會活動過程中形成的檔案有機體。也就是說主體全宗指的就是傳統的全宗理論，它所代表的是某一機構；客體全宗所代表的則是事物，或者說是事由，前者是以一種紀傳體的形式形成檔案的，而后者形成檔案的形式則是一種本末體。新的來源原則與傳統的來源原則相比，筆者認為在全宗的劃分上增加了客體（事由）部分，也就是說新的來源原則實際上將傳統的部分事由原則作為補充加入進來，在全宗的劃分上既考慮了主體（機構）又沒有忽略客體（事由），使二者都能兼顧，同時，由于事由原則的引入，使新來源原則更具有歷史聯系，因此，從某種意義上來說，新來源原則的提出，實際上是一個逼近歷史原則（聯系）的過程。

而電子檔案時期的全宗理論正是基于“新來源原則”并在此基礎上建立的“虛擬全宗”，目前，檔案界的一些人認為電子檔案是處于一種虛擬化狀態，“虛擬檔案”、“虛擬文件”的說法在檔案業界十分盛行，一般對“虛擬”的理解是指電子文件、電子檔案是沒有物理形態的。在我國，認同“虛擬文件”說法的學者也不少。馮惠玲教授認為“信息和載體的可分離性，使電子文件不再具有物理意義上的‘實體形態，成為有史以來前所未有的“非實體文件”。當然，也有相當一部分人對“虛擬”持反對意見，他們認為與傳統文件的實體性相比，電子文件具有虛擬性，但這種虛擬是相對、有條件的，它與傳統文件都有物理實態，只是它的載體形態、信息表現記載體與信息的結合方式不同而已。目前，檔案界關于電子文件虛擬與否的爭論十分激烈，至今沒有令人信服的結論，但有一點是肯定的，那就是由電子檔案的出現及由此引發出來的全宗理論及來源原則理論必然會對傳統的理論產生十分巨大的影響及沖擊。

電子時代的“新來源”與傳統的“來源”有所不同，電子時代的“新來源”是概念化的、虛擬化的和多方面的，而不是單一級別的、結構性的直接與一個單位相聯系。傳統的來源原則或全宗原則，是從“檔案整理”與“編目”事件中總結出來的，存在著感性的認識。而對于“新來源觀”的再認識，考慮范圍時擴大至檔案收集、鑒定、著錄、檢索等諸多領域，況且電子檔案由于借助了計算機和互聯網絡的技術支持，其范圍更是擴大到資源共享這一方面上。這樣，來源原則變得概念化、抽象化。所以電子檔案時期的來源原則是實踐、認識再實踐、再認識過程的產物。

電子檔案管理是檔案界的一次革命，隨著電子檔案的日益普及，它的影響力逐漸擴大，同時也面臨著巨大的挑戰。這就要求檔案工作者在信息時代必須進一步學習研究電子文件及檔案管理工作的新特點、新問題，以適應形勢發展的需要。

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