強化檔案管理在企業(yè)中的服務作用

張偉

[摘 要]企業(yè)在從事生產活動過程中，對活動中有意義和有價值的資料和信息進行了真實的記錄，即形成了企業(yè)的檔案。檔案無論是對企業(yè)、社會，還是國家都是具有重要價值的資料。在當前企業(yè)管理工作中，對檔案的管理越來越重視，通過科學合理的檔案管理，可能使檔案更好的為企業(yè)服務，確保企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。文中分析了檔案管理在企業(yè)中的重要作用，并進一步對提升檔案管理在企業(yè)中的服務水平進行了具體的闡述。

[關鍵詞]檔案管理；服務；作用；企業(yè)發(fā)展

隨著信息化的發(fā)展，檔案的作用越發(fā)的突出，企業(yè)在發(fā)展過程中也越來越重視到檔案管理的重要性。在企業(yè)制度改革和企業(yè)文化建設過程中，檔案都發(fā)揮著非常重要的作用，所以為了更好的提升企業(yè)的活力，塑造企業(yè)的良好形象，則需要建立科學、合理的檔案系統(tǒng)，加快企業(yè)隱性知識向顯性知識的轉化，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。

一、檔案管理在企業(yè)中的重要作用

（一）檔案記錄企業(yè)發(fā)展歷史

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，從企業(yè)建立之初，就會對企業(yè)經(jīng)營活動中的點點滴滴記錄在企業(yè)檔案中，通過對檔案的歸納和整理工作，從而為企業(yè)的發(fā)展奠定一個良好的文化基礎。

（二）檔案體現(xiàn)企業(yè)文化

企業(yè)通過對自己發(fā)展歷程進行詳細的記錄，可以使企業(yè)在發(fā)展過程中能夠清晰的對自身發(fā)展的歷史進行回顧，從而做到揚長避短，更好的促進自身的發(fā)展。由于企業(yè)日常工作較為繁雜，這樣通過記錄的檔案，可以定期進行學習，從而及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中可能存在的問題，并及時進行解決，這樣不僅可以使企業(yè)的發(fā)展思路更加明確，而且對加快企業(yè)的發(fā)展進程具有極為重要的意義。

（三）促進良好企業(yè)形象的建立

企業(yè)發(fā)展過程中需要樹立良好的企業(yè)形象，這對企業(yè)具有極為現(xiàn)實的意義。可以通過企業(yè)檔案的前期的內容開展現(xiàn)階段的宣傳工作，通過對企業(yè)形象的設計和展示，從而塑造企業(yè)鮮明的形象，使企業(yè)的影響力得以擴大，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟發(fā)展中的地位，在企業(yè)形象建立過程中聲像檔案、電子檔案和辦公檔案都具有良好的表現(xiàn)。

（四）促進企業(yè)人力資源工作的展開

企業(yè)通過檔案管理工作，可以對員工的過去工作情況準確的了解，以便于能夠更好的制定人才發(fā)展計劃，根據(jù)檔案中所記錄的員工信息，從而選出更適合發(fā)展的人才，為職工的發(fā)展制定具有針對性的職業(yè)生涯規(guī)劃，并與企業(yè)的戰(zhàn)略目標達成一致，從而將員工的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展有效的結合起來，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的氛圍，為員工的發(fā)展提供了更好的平臺。通過檔案，有效的記錄了員工在工作生涯中的各種學習和工作情況，這樣企業(yè)可以根據(jù)員工的檔案為其安排適合的崗位，為其在企業(yè)發(fā)展中制定具體的晉升和培訓計劃。通過檔案管理，企業(yè)可能更好的發(fā)揮出員工的潛能，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

二、提升檔案管理在企業(yè)中的服務水平

（一）加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設

作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業(yè)的道德，不可偷懶，在檔案管理工作中，需要對工作認真負責，確保檔案記錄的準確性，特別是對于一些需要進行記錄的數(shù)據(jù)，更需要記錄人員的嚴謹性，避免出現(xiàn)疏忽，從而為企業(yè)帶來不必要的損失。

（二）檔案管理人員需要加強綜合能力水平的提升

作為企業(yè)的檔案管理人員我們不能只是懂得自己業(yè)務的事情，還要在平時中加強學習提高綜合能力水平，逐步健全知識結構更加準確、科學記錄每一個細節(jié)。提高自己的業(yè)務水平，學習當前實用并且適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理知識，豐富檔案管理的理論更好地對企業(yè)進行管理。人員還要掌握先進的管理軟件，單純的手工已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展潮流和速度，所以加強電子檔案并且進行定期的更新就需要我們加強對檔案管理軟件的學習，按照檔案管理分類目錄，對照保管年限，對企業(yè)科技檔案、文書、音像、圖片進行系統(tǒng)分析，歸類存檔，積極做好與檔案管理相關的文字綜合工作。

（三）通過知識管理促進企業(yè)的檔案管理

在進行企業(yè)檔案管理時，我們會發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護企業(yè)的資源的不外漏，加強企業(yè)內部知識的管理也是非常重要的，這樣既可以保護了企業(yè)內部的資源又可以使企業(yè)的信息得到良好的傳達，在管理人員進行歸檔的時候，此時通過一定的業(yè)務知識、訣竅和經(jīng)驗就可以將企業(yè)內部的顯性知識進行加工歸納轉化為企業(yè)的隱性知識，并且將知識轉化為企業(yè)獨具的發(fā)展優(yōu)勢，這樣企業(yè)才可以確保信息的保密性。檔案管理人員要盡快更新老化的知識結構，掌握現(xiàn)代信息處理技術，并且進行不拘一格的全面的規(guī)劃和整理，積極主動開發(fā)檔案信息資源，使科研管理成果及時轉化并得到應用，推動知識管理。

（四）適應發(fā)展潮流、建設數(shù)字檔案館

為了提高檔案管理的效率和質量，我們要適應現(xiàn)代社會發(fā)展的潮流，通過建立發(fā)展數(shù)字檔案館促進檔案管理的發(fā)展。數(shù)字檔案館通過對其所擁有的包括檔案信息、知識要素在內的資源進行組織和開發(fā)。實現(xiàn)知識創(chuàng)造、知識擴散和知識增值的過程。數(shù)字檔案館是顯性知識管理的平臺，借助信息網(wǎng)絡技術環(huán)境，可以實現(xiàn)信息資源的共享和有效利用。建設數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟對檔案館服務提出的要求，是基于檔案館實現(xiàn)知識管理的平臺，也是推進檔案管理的重要手段。因此，我們要大力建設數(shù)字檔案館，作為滿足企業(yè)長遠發(fā)展對知識更迫切、更復雜的需要。

三、結束語

經(jīng)濟全球化的進程不斷加快，企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭越發(fā)的激烈，企業(yè)之間的競爭無處不在。企業(yè)不僅需要加強經(jīng)營管理水平，而且還要加快文化建設。這就需要充分的發(fā)揮檔案的效能，提升企業(yè)的凝聚力和向心力，充分的發(fā)揮檔案在企業(yè)中的服務作用，強化檔案管理人員的綜合素質，確保檔案的完整性，提高檔案管理的水平和質量，確保其能夠為企業(yè)提供更優(yōu)質的服務。

參考文獻：

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