檔案管理信息化建設問題研究

王天霞

[摘 要]深圳市公園管理中心于2010年4月29日正式掛牌成立，讓“一個公園建一個管理處”的公園機構管理模式在深圳成為了歷史。全市29家已建和在建的市級公園全部納入統一管理。這一重大改革為全國公園管理方面做出了表率，同時，對于這些公園的檔案管理工作也引起了各界的關注，因此，深入探討檔案管理實現信息化對于規范檔案管理工作具有非常重要的意義。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；深圳市；公園管理中心

檔案管理屬于一種附有管理和政治以及服務等方面性質的管理工作，其并非創造物質財富之生產工具，而是歷史文件之科學管理，其于單位管理體系中特別重要。在當前經濟條件下檔案管理愈加專業化，信息技術為檔案管理帶來了新的挑戰與機遇。檔案管理工作應當跟進信息化時代需求實現檔案管理信息化。

一、檔案管理信息化建設的意義

（一）實現檔案管理的信息化是時代的必然選擇

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其是計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，逐步取代了紙質文件。因此，如何加強檔案信息化建設，是做好檔案管理工作的關鍵。要加強檔案信息化建設，就要了解檔案信息化建設的相關內容，以便有針對性地做好這方面的工作。特別是作為才成立四年的深圳市公園管理中心，如何能夠將29個公園的“老”檔案管理好，管理到位，就更需要信息化技術來做保障，只有實現檔案管理的信息化，才會讓單位的一些“老”檔案煥發“新”生機。

（二）實現檔案管理信息化可以降低管理成本

檔案管理實現信息化的路徑給檔案管理創造了極大的方便，譬如在提升工作效率以及節省工作時間等方面。檔案管理的信息化指的就是檔案管理的形式由過去以檔案實體保管為主，轉變為以檔案實體借助信息化模式面向社會提供服務為主。信息技術主要運用于計算機與網絡方面，實現檔案管理信息化，能夠對檔案資源實施分類和提取，可提升檔案管理效益。同時在實現檔案實體的信息化過程中，要做到一方面單位內部應當保障文檔的一體化，讓檔案同文件保持一致性。另一方面，檔案管理部門應當對網絡實行密碼控制，及時對網絡安全實施測評與安裝殺毒軟件等手段來保障檔案的安全。較比以往傳統的檔案資料，電子檔案則更加方便保存、整改與查詢，同時，能夠使用網絡實施快速傳遞，從而提升檔案管理的使用效率，減低檔案管理的成本。[1]

二、實現檔案管理信息化的路徑

（一）建構科學可行的總體規劃

檔案管理信息化是提升檔案信息服務水平的必由路徑。在構架檔案管理信息化之總體規劃時，應當本著服務于發展方向的戰略理念。在研究本身的特點與發展方向的基礎上，實施深入研究與科學論證，建構出切合實際的檔案管理信息化長期規劃與短期計劃，構架一個規模比較龐大的網絡管理模式，推進檔案信息化健康發展的進程。此外，應當關注系統實際運用的效果，注重系統對開展信息服務的目標積極態勢，不斷突出系統之靈活以及可擴展性，為將來發展留下拓展空間。[2]早在2012年，公園管理中心就下發通知要求中心本部各部室按照《市公園管理中心綜合檔案管理框架方案》所列明細，收集、整理和移交本部室2010年中心組建以來的各類檔案材料。對已建立檔案管理庫房并實現檔案綜合管理的公園，須按照《深圳市檔案分類方案編制規則》，繼續做好本公園2012年度檔案整理、歸檔等工作。同時，按照“先統計數量，后移交歸檔”的程序，2013年實現公園所有歷史檔案全部移交中心統一管理。這個檔案管理的總體規劃，從目前運行結果看，效果非常不錯。

（二）構建檔案信息網站

互聯網遍布世界各地，檔案管理自然也應打破傳統善于創新，與時俱進。能夠結合本單位的實情建構局域網，促成資源共享。檔案網絡建成后，能夠發揮網絡自身的優勢，快捷完成檔案之現代化信息管理與調用。此是檔案管理實現信息化的核心目的，并且也是檔案數字化的主要標志與手段。在檔案信息化建構中，要把檔案的管理系統融入到整個管理信息系統之中，構成一體化系統，將本單位各個機構的信息統籌歸納進去，促成資源共享，從而取得檔案管理的綜合與系統成效。此外，還要選用那些利用有升級與開發能力之檔案信息管理系統，此是實現檔案管理信息化的一個重要條件之一。只有軟件適宜了網絡管理的要求，具備完善的檢索功能，才能有效發揮電子計算機互聯網之優勢。

（三）穩步推進信息資源數字化

以往過去的館藏檔案是以紙張、相片、錄像與錄音等形式為主， 使用方式也大多都是借閱、咨詢或編輯出版檔案史料等，此紙質檔案信息資源即便再圓滿，可沒有實現數字化之前，其還將會埋沒于歷史的塵埃之下，沒有辦法促成檔案信息資源之共享。實現檔案數字化則能夠打破傳統檔案使用之局限，最大限度促成了檔案信息資源之共享。在2012年時公園管理中心就要求各公園統計報送的檔案包括：（1）文書檔案永久、長期檔案數量（1998年以前以卷計；1998年以后以件計）；（2）20年以內會計檔案數量（1998年以前以件計；1998年以后以盒計）；（3）基建檔案數量（以卷計，包括圖紙、文本）；（4）各類榮譽、獎杯、獎牌數量；（5）音像檔案數量。這些檔案信息資源實現數字化重點注重了如下兩個方面的工作：

一、對現有紙質檔案實施數字化手段。對現存的紙質檔案實行數字化指的是利用現代數字技術將文字圖像轉變為數字化模式，主要具有兩種形式，一種是文本的錄入，一種是圖像的錄入。此兩種工程均需耗費較大的精力，可由于受人、物、財力等的制約，一般狀況下優先顧及具備較高存儲價值的館藏檔案和特殊館藏檔案及至使用率較高、需求量較大的館藏檔案，并且兼顧檔案原件之字跡質量程度，盡力選取字跡比較清楚的檔案文件。在具體實施數字化的過程中，應當構架電子文件標準和規范格式，有效保障轉變的數字化檔案與現行電子文件相一致，從而實現數據共享。

二、強化對現行電子文件的收集歸檔管理。電子文件只是于數字設施及其環境下產生，用數碼模式存儲在磁帶和磁盤以及光盤等載體上，借助計算機等數字設施閱讀、處理，并且能夠于通信網絡上傳輸的文件。在辦公自動化系統逐漸步入公文處理的之平臺時，電子文件成為各級職能工作的歷史記錄。目前電子文件的收集歸檔成為檔案信息數字化的主要組成部分之一。針對目前各檔案機構所應用的硬、軟件系統的不盡相同及檔案建立的數據庫類別繁多而導致的電子文件格式的不同，相互之間互不兼容之現象，檔案管理機構應當建構嚴格的電子文件歸檔機制。做到明晰電子文件的歸檔范疇、需求、方法，有效保障電子文件的歸檔率，同時把電子文件歸檔工作同對歸檔人的職位考核評聘相掛鉤。[3]

（四）做到檔案規范、標準化

規范、標準化是實施檔案信息化建設的重點內容之一，也是評價檔案管理工作信息化水平的主要標志。在實施檔案管理信息化過程中，要遵循國家推舉使用的信息化管理的標準，結合自身發展的需要和特點來建構內部的管理標準系統，在踐行中不斷實施完善。對于檔案目錄數據庫來說，應當不僅適宜國家標準，而且有助于方便實際操作。應當對各個建立檔案的文件與檔案內容、檔案項目、數據庫結構與格式等制定出統一的要求，此外，還應當對檔案數據庫管理的軟、硬件之文檔格式、數據指標等實施統一規范。促成今后電子目錄入檔案館后可實現數據之共享，化解因軟件的不盡相同而導致的數據沒有辦法轉換抑或不能讀取的問題。[4]

（五）提升檔案人員的整體素質

檔案管理工作愈來愈重要。在新形勢下，若搞好檔案管理工作，不具備有力的檔案管理人才做為基礎，以致檔案管理人員不具備開拓創新精神和豐富的專業知識和技能，提升與加強檔案工作只能是句空話。因此，我們說檔案管理工作的成敗關鍵，取決于檔案管理人員的整體素質。具體應注重如下三個方面的工作：

一、要提升創新力。檔案管理是一項科學性、技術性極高的工作，做為一名檔案管理者，不能僅僅會基本的操作和基礎知識，還有擁有廣博的知識，特別是與歷史、文秘、目錄、計算機相關的知識，并將這些知識和檔案管理有機結合起來，融入到管理當中，打開思路，銳意創新，不僅是管理手段，還有管理模式，盡量簡化操作流程，提高工作效率，同時，要盡最大努力，充分發揮檔案的價值，因為管理只是手段，使用才是真正的目的。

二、要提升協調力。在實際工作中檔案管理者協調能力大小常常與檔案資料的齊全、完整密不可分。特別是做為新成立的公園管理中心，更是如此，如何建立、保存好29個公園的檔案，確實需要很好的溝通和協調能力。做好了，可以事半功倍，做不好反而會勞而無功。

三、數字化管理能力。信息化技術日新月異，如果不能夠跟上時代，只會被社會淘汰。特別是作為一名合格的檔案管理者，就更要比普通人擁有更強的學習能力和實踐能力，以確保自己在工作和生活當中保持與時代同步，也才能夠適應檔案管理者這個角色的基本要求。

因此，我們應當搞好檔案工作網絡的建構和檔案管理隊伍素質的培養以及檔案現代化信息資源的開發和利用，實現檔案管理的規范、標準、信息化。對檔案管理人員，依據其所具備的專業技術能力，分期分批實施各種層次的專業技能培訓，聘請檔案學專家與具有豐富實踐經驗的專業人才傳輸專業知識。定期嚴格實施專業理論同實踐操作方面內容的測驗，全面實施專業技能的培訓與考核、采取公平競爭、優勝劣汰的舉措。實踐證明，此也是提升檔案管理人員整體素質的有效方法。[5]

總之， 實現檔案管理信息化是一個逐漸加快實施的工程，需要整體布局，實現全面發展。信息化是當代社會發展的方向與必然趨勢，檔案管理信息化自然也是檔案工作發展的方向與必然趨勢。新形勢下，檔案管理工作一定要緊緊圍繞時代發展之新的任務及其特點與要求。要具有創新精神，不斷推進檔案管理工作跨越式發展。此是時代發展的必然需求，也是做好檔案管理工作的維護、保管、服務等職能的體現。實踐表明，以建構檔案信息化做為突破口，有效發揮現代化的檔案管理設施的功能，是提升檔案管理實現信息化水平的有效途徑。

參考文獻：

[1]劉倩：淺談實現檔案信息化管理.《東方企業文化》 2012年17期

[2]呂小兵：探討檔案管理創新與改革.《科技與企業》2012年第13期

[3]程巧玲：檔案管理信息化建設問題.《檔案管理》2011年第4期

[4]修敏：機關檔案信息化建設應注意的幾個問題.《黑龍江科技信息》2011年第17期

[5]趙春園：淺談如何加強檔案管理信息化建設工作.《珠江水運》2010年第14期