從高校檔案管理法規(guī)視角談高職院校檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展對策

王韶頻

[摘 要]本文從高校檔案管理法規(guī)視角，以蘇州高校檔案工作協(xié)作組的高職院校檔案工作為例，對其現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析了目前高職院校檔案工作中存在的問題及原因，并提出了具體發(fā)展對策，希望能為高職院校檔案工作發(fā)展提供可行的方向和有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞]管理法規(guī)；高職院校檔案；現(xiàn)狀；問題；發(fā)展對策

2008年教育部頒布的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》為高校開展檔案工作提供了法規(guī)保障。2012年江蘇省教育廳、江蘇省檔案局頒布《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），進(jìn)一步深化了高校管理工作內(nèi)涵建設(shè)，指明了高校檔案工作的方向。高職院作為?？茖W(xué)歷教育層次的高校，理應(yīng)依據(jù)《辦法》開展檔案工作，筆者從高校檔案管理法規(guī)視角，以蘇州高校檔案工作協(xié)作組五所高職院為例，對現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析存在的問題及原因，并提出發(fā)展對策。

一、總體情況

蘇州高校檔案工作協(xié)作組五所高職院檔案工作都在上級相關(guān)行政部門指導(dǎo)下，規(guī)范有序開展檔案管理工作。各院校以蘇州高校檔案工作協(xié)作組活動為依托，加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)；以江蘇省高校檔案研究會為平臺，以檔案年會為契機(jī)，積極開展檔案學(xué)術(shù)研究?？傮w來說檔案工作開展較好，具體體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是都設(shè)有檔案工作專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案工作，管理規(guī)章制度健全規(guī)范，都取得一定成果，目前80%檔案室獲江蘇省三星級檔案室及以上稱號；二是均有檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，軟硬件設(shè)施滿足檔案工作需求，目前80%檔案室實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理各種門類檔案；三是檔案信息化水平較高，全部采用計算機(jī)系統(tǒng)管理，全部建成文件（案卷）級目錄數(shù)據(jù)庫，部分學(xué)校還建成了照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫。

二、存在的問題

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置附屬化

《辦法》規(guī)定：“高校檔案館或綜合檔案室”兩種形式，要求具備“建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷或排架長度300延長米以上”三個條件中的任何一項(xiàng)，就應(yīng)設(shè)立檔案館，未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)該設(shè)立綜合檔案室。目前，蘇州高校檔案工作協(xié)作組中的高職院都滿足上述三個條件中的至少一條，但均未建立檔案館，只設(shè)立了綜合檔案室，且都隸屬于學(xué)校黨委辦公室/院長辦公室。檔案工作和辦公室工作混在一起，檔案工作的附屬化、邊緣化，限制了檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作效率和質(zhì)量不足，從而進(jìn)一步導(dǎo)致檔案開發(fā)利用服務(wù)工作的缺失或薄弱。

2.檔案人員配備不足

《辦法》中規(guī)定“高校專職檔案工作人員列入學(xué)校編制序列，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定”。目前這些高職院辦學(xué)規(guī)模在5000～9000人不等，均超過50年辦學(xué)歷史，每年檔案收集整理的量較大且有不斷增加的趨勢，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作繁雜，檔案工作任務(wù)實(shí)為不輕，而實(shí)際情況是40%的檔案室只有1個專職檔案員，60%的檔案室有2個專職檔案員，且這些檔案工作機(jī)構(gòu)因是隸屬部門，部分檔案專職人員還承擔(dān)黨委辦公室/院長辦公室其他工作任務(wù)。人員配備不足成了共同問題。另外，由于檔案機(jī)構(gòu)附屬化，擔(dān)任檔案室主任的往往由辦公室主任兼職，并無檔案專業(yè)技術(shù)職稱，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，也在一定程度上限制了檔案工作的發(fā)展。

3.檔案管理方法和水平存在差異

高職院校檔案工作管理水平存在差異，如絕大部分高職院已實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理各種門類檔案，但個別高職院沒有實(shí)現(xiàn)全校檔案集中統(tǒng)一管理，有些類別的檔案還散存在各個職能部門；絕大部分高職院都采用《辦法》中的分類方法，但個別高職院沒有按此分類方式分類；絕大部分高職院實(shí)現(xiàn)部門立卷，但個別高職院并沒實(shí)現(xiàn)真正部門立卷。目前，40%的高職院有檔案工作考評體系，以此為抓手提高檔案工作質(zhì)量，但60%的高職院沒有相應(yīng)的機(jī)制。總的來說在管理模式和方法上各高職院還存在一些差距。同時檔案信息化水平也參差不齊。

4.檔案開發(fā)利用和文化功能待提高

《辦法》中明確把“編研、出版檔案史料、開發(fā)檔案信息資源”列為高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，但是在實(shí)際工作中，檔案機(jī)構(gòu)受制于人員、經(jīng)費(fèi)等的約束，深層次編研和開發(fā)檔案信息資源水平偏低。目前，這些高職院檔案機(jī)構(gòu)都編有大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革和發(fā)文匯集，60%高職院編有其他檔案二次編研成果，只有40%的高職院近三年內(nèi)每年至少有一種三次加工編研成果。由此可見，檔案深層次編研、檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用還有待加強(qiáng)。

《辦法》中明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等多種形式，積極開展檔案宣傳工作，充分發(fā)揮檔案的文化教育作用”，但是目前檔案部門進(jìn)行檔案展覽宣傳校園文化的舉措甚少，80%高職院無校史館或校史館不屬于檔案部門管理，全都沒有檔案工作獨(dú)立網(wǎng)站，60%高職院沒有在學(xué)校網(wǎng)站上開設(shè)檔案工作專欄，而在開設(shè)檔案工作專欄的高職院中，也只有宣傳檔案法規(guī)的規(guī)章制度，而沒有切切實(shí)實(shí)宣傳高職院檔案工作本身的一些成果，并沒有發(fā)揮好檔案工作所應(yīng)有的文化功能。

三、原因分析

高職院校檔案工作問題原因主要是沒有受到足夠重視，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、人員配備不足等，進(jìn)而導(dǎo)致具體檔案管理工作中的問題及檔案信息開發(fā)利用、服務(wù)等應(yīng)有功能的缺失或薄弱。筆者認(rèn)為檔案工作沒有受到足夠重視的原因有：

1.高職院校多為中專院校升格而成，在發(fā)展的過程中，往往追求學(xué)校發(fā)展的規(guī)模而忽視基礎(chǔ)性管理工作，這就好比經(jīng)濟(jì)落后的發(fā)展中國家，首先追求物質(zhì)發(fā)展而忽視精神層面的追求，只有在經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度才會考慮精神層面建設(shè)，這是事物發(fā)展的一般規(guī)律。

2.檔案利用作用發(fā)揮不明顯，體現(xiàn)在：一是領(lǐng)導(dǎo)直接利用檔案不頻繁，檔案發(fā)揮憑證作用多而發(fā)揮參考作用少，領(lǐng)導(dǎo)的直接利用感受會影響其重視程度；二是檔案發(fā)揮作用的非短期性和檔案發(fā)揮效益的非直接性，比如學(xué)生學(xué)籍材料，會在十年甚至更長時間后再作為憑證發(fā)揮作用，且不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。

3.高職院校側(cè)重培養(yǎng)熟練掌握主干技術(shù)、實(shí)際應(yīng)用的人才，在校園文化建設(shè)、文化育人等方面較為薄弱，檔案被開發(fā)利用發(fā)揮文化功能的可能性相比本科類院校小很多。

四、發(fā)展對策

1.厘清關(guān)系準(zhǔn)確定位，找準(zhǔn)檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展方向

“受到重視”和“開展好檔案工作”，看似前者是后者的必要條件，但實(shí)質(zhì)兩種是互為因果，相互促進(jìn)的關(guān)系。應(yīng)該在現(xiàn)有條件下積極開展檔案工作，扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作，加大檔案信息開發(fā)利用，提高服務(wù)意識，尋求領(lǐng)導(dǎo)重視和多方面的支持；另一方面，由于高職院校本身的發(fā)展，檔案工作規(guī)范化程度越來越高，“精神層面”追求越來越多，為檔案工作發(fā)展提供更多有利條件，同時，《辦法》等高校檔案工作法律法規(guī)為高職院校開展檔案工作提供了法律法規(guī)保障，檔案工作機(jī)構(gòu)要充分利用發(fā)展的良好機(jī)會加強(qiáng)“作為”。在具體的工作中，要不斷充實(shí)館藏資源，扎實(shí)做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，圍繞學(xué)校中心工作，主動尋找服務(wù)機(jī)會，采用多種服務(wù)方式，注重發(fā)揮檔案在校園文化建設(shè)中的作用，注重發(fā)揮在學(xué)校重大活動中的作用，注重發(fā)揮檔案在學(xué)校各階段中心工作中的作用。檔案作用發(fā)揮的越多，學(xué)校的支持就會越多，檔案工作即可得到良性發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)的附屬化、人員配備、信息化水平等問題就能得到解決。

2.充實(shí)檔案工作人員，扎實(shí)做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

穩(wěn)定專兼職檔案人員隊(duì)伍是提高檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，增強(qiáng)檔案管理技術(shù)能力是提高檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，而這兩點(diǎn)都基于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。在目前檔案人員配備普遍不足的情況下，一要穩(wěn)定好現(xiàn)有的一支專兼職檔案人員隊(duì)伍，在建立人員隊(duì)伍的時候，要考慮到檔案工作是一項(xiàng)工作細(xì)致、責(zé)任重大的工作，需要綜合考慮人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，要加大兼職檔案管理人員檔案管理實(shí)用知識的培訓(xùn)力度和創(chuàng)造條件激發(fā)他們的工作熱情。二要加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍能力建設(shè)和檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的專業(yè)水平，注重加大他們學(xué)歷提升和學(xué)術(shù)研究的機(jī)會，注重他們檔案管理專業(yè)新技術(shù)和新理論等方面的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案工作在信息時代的發(fā)展。

3.加強(qiáng)信息化和制度建設(shè)，提高檔案工作效率和質(zhì)量

目前高職院校檔案工作水平存在差異，檔案工作相對薄弱的高職院應(yīng)該要不斷加強(qiáng)制度化建設(shè)，以制度建設(shè)來科學(xué)規(guī)范管理，提高檔案管理工作質(zhì)量；以加快信息化建設(shè)來提高檔案管理工作效率，從而讓相對編制緊張的專職檔案人員有更多的時候來做檔案信息資源開發(fā)工作。具體的來說，首先要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理各種門類的檔案，能防止某一類檔案因部門變動而保存不全的問題，以確保學(xué)校整個檔案資源體系的完整性，這是保證學(xué)校檔案保存完整的重要前提。其次檔案管理工作每個步驟都要有相應(yīng)規(guī)章制度，大部分高職院已有較完整的制度體系，但還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作考核體系或制度的建立，合理規(guī)范的考核體系是檔案工作人員的動力，也有利于檔案工作質(zhì)量的提高。再次要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)已是檔案管理一種趨勢，且要努力把系統(tǒng)整合到學(xué)校數(shù)字化建設(shè)大平臺，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的收集、整理工作，適時開發(fā)檔案信息資源并提供利用。

4.廣謀思路開發(fā)檔案信息，努力發(fā)揮檔案文化功能

檔案提供利用是檔案管理工作的目的，除了現(xiàn)有檔案的利用外，更應(yīng)注重室藏檔案的信息資源開發(fā)，做好檔案編研工作，主動尋求服務(wù)機(jī)會。如何在有限的條件下做好檔案編研工作特別是深層次高質(zhì)量編研是很多學(xué)校的一個難題。可以從以下幾方面入手：一是培養(yǎng)好兼職檔案員業(yè)務(wù)水平及提高信息化水平，以求檔案工作效率提高，專業(yè)檔案人員能有更多的時間精力用入編研工作；二是可以聘請資歷深文筆好的老師有針對性地選擇題材，利用學(xué)校檔案資源來擔(dān)任深層次編研工作；三是可以邀請相關(guān)專業(yè)學(xué)生或是感興趣的學(xué)生選擇相應(yīng)題材，利用學(xué)校檔案資源來承擔(dān)一些多樣化的課題研究。

黨的十八大提出加強(qiáng)文化建設(shè)，高職院檔案應(yīng)該大力發(fā)揮文化功能，結(jié)合編研，積極開展被動與主動相補(bǔ)充、多種利用方式相結(jié)合的檔案利用，可通過校園網(wǎng)上展示、實(shí)體檔案展覽、圖片檔案展示等大家喜聞樂見的方式，讓大家多了解學(xué)校的“歷史”，增強(qiáng)愛校之心，發(fā)揮檔案文化功能。

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