基于元數據的電子文件管理

張其林

[摘 要]電子環境下，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減，人們通常借助元數據來保證電子文件信息的原始性。元數據可以動態及時地獲取流轉情況，可以反映電子文件的原始狀態。在電子文件管理系統中，元數據在電子文件管理工作環節進行有效全程控制，成為實施電子文件管理的技術保障和管理系統的關鍵。

[關鍵詞]元數據；電子文件；文件管理系統

經濟全球化、社會信息化趨勢下，計算機和網絡技術的發展使電子文件的數量和種類飛速增加，社會的不斷進步使人對檔案信息的價值也愈加重視，對其利用的要求也在不斷提高。電子環境下，人們通常借助元數據來保證電子文件信息的原始性，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減。元數據可以記錄下電子文件的流轉情況，包括自設計，經由形成、傳遞，直至維護的全過程，因此要想對電子文件進行安全而有效的控制，保證其原始真實性與憑證性，必須掌握元數據信息，來對組織、檢索文件信息。

一、電子文件管理中應用元數據的必要性

目前在很多專業領域，特別是在與設計與創建信息系統以及保管和利用信息資源有關的領域中，元數據已經成為一個常見的重要術語，扮演著數據管理的重要角色。關于元數據的定義目前并未統一，因為元數據的實質是“定義和描述其他數據的數據”，所描述的數據內涵與外延、內容與目的等存在不同，但概括地講是記錄信息對象的內容、背景與結構特征的，全面、系統和有序的數據集。因為元數據能夠如實記錄文件的特征、動態及時地獲取流轉情況，因此將元數據運用于電子文件的管理工作中具有重要意義。具體而言：

1.引入元數據利于維護電子文件信息的真實性與憑證性。由于元數據有自身表達信息的基本方法與規則用來記錄文件的內容、背景信息和結構化數據，采用標準化的的語言規范進行編碼式描述，并且能夠動態跟蹤文件信息變化，不會因為原電子文件的變動而失效，不再不過分依賴載體和數據環境，能夠較少地受到環境和系統因素影響。元數據還能關聯紙質拷貝件，記錄文件變動，提供數據轉換信息，保證可靠證據性。

2.利用元數據來組織和管理電子文件，挖掘資源信息，可以降低管理的風險。元數據中除卻對單份電子文件本身，還包括對與文件信息對象相關的管理信息，諸如搜索與定位，以及電子簽名、文件轉換方式、保管條件、數據使用范圍等背景及技術狀況方面信息，以及與其他資源的版本鏈接、數據來源等的關系，有效改善電子文件管理模式，更大程度上避免人為因素和意外風險，步入科學規范化軌道。

3.經由元數據可以提高電子文件的檢索與利用率。元數據對原始文件特征的描述與定位，便于創建用戶通過計算機來準確定位文件信息，了解文件內容，便捷地獲取所需信息。而且利用元數據系統，可以為不同形態的數字資源提供規范的檢索工具和更多檢索入口，用戶使用多樣化、智能化的檢索途徑，可以節約時間，提高效率。元數據是經過提煉和加工的數據集合，信息冗余度降低，可以提高信息資源的利用率。

4.采用元數據能便于電子文件的分布式管理，為多元化的數字信息資源提供整合的工具。元數據是描述性數據，又富有結構化特征，用戶根據元數據建立的文件信息的關聯數據目錄，可以共享信息數據，便于對文件的存取以及管理。元數據還支持用戶決策，利于電子文件信息資源的開發和優化。

二、元數據在電子文件管理系統中的應用

元數據是實施電子文件管理的技術保障，通過對元數據在文件管理各階段的工作情況進行解釋，來了解在這一過程中的元數據應用狀況及所發揮的作用。

（一）電子文件設計階段

元數據集自電子文件或者文件集合創建之時便自動生成，并始終伴隨文件的運轉而進行修補、優化，元數據系統便在文件管理系統中記錄系統的操作過程，因此文件管理系統在設計伊始，必須考慮元數據模型的設計，將電子文件不同階段的各種管理要求體現在系統設計中，并進行系統分析。對元數據模型進行設計時，一般由檔案工作人員從專業角度規劃、設計元數據的工作模式與原理，提出要求，然后由技術人員進行研發、實現。元數據的大部分操作工作一般通過系統的自動完成，但是系統的遺漏內容則由系統管理員和文件的使用人員等進行完善。

（二）電子文件形成階段

此處所言電子文件的形成，是指進入到文件管理的運轉系統，而非傳統意義上的制作與生成。文件檔案管理機構目前所保存和管理的電子文件絕大多數來源于相異的桌面應用系統，這些電子文件被創建和制作后，經由作者導入到文件的運轉系統時，經過格式轉換等標準化處理的文件會自動生成相對應的數據元記錄表，元數據隨即開始即時、動態地獲取、捕捉、登錄電子文件的有關信息，最后有作者適時作補充。至此進入管理系統中的電子文件形成，元數據與電子文件的內容信息構成對應的映射關系，作為標準預設與文件管理系統初級階段的元數據，作為持續的動態過程存在。不同文件類型的元數據元素在格式、編碼等方面會有所差異，所以元數據的標準液應該有所不同，但是大部分的元數據元素區別不大，所以工作模式也相似。

（三）電子文件運行階段

電子文件是在電子環境產生的，作為依據而形成和使用的文字記錄。電子文件的運行，即是對其操作和運轉的過程。電子文件在被傳送到某用戶伊始，直到操作完畢被保存至文件庫的整個運行過程，系統會自動記錄下文件的傳輸路徑、身份驗證消息等，以及用戶對文件的存入導出的操作過程，元數據隨著文件內容的不斷補充而得到完善。另一方面，通常情況下，用戶不能對文件內容作直接改動，對元數據的補修便是對文件的操作。

（四）電子文件的維護階段

1.在電子文件的鑒定與歸檔環節

電子文件的鑒定工作需要元數據來提供重要依據。電子文件鑒定既包括內容的鑒定也包括技術的鑒定，主要判斷以被存入文件庫中的電子文件是否具有保存價值，并作相應處置，風險性很高，需要很高的智力和專業的技術支持。因為文件個體存在差異、文件間關系錯綜復雜，必須需要專業技術人員和管理人員的參與，不可能只是自動通過系統預設的程序完全完成鑒定。但是借助人工的識別與鑒定時所需信息主要還是源于元數據。

確認具有長久保存價值的電子文件被整理、保存到檔案保管系統的檔案庫后，元數據也會隨之一同被移入。檔案的保管系統對電子文件和元數據進行一系列驗證、檢查、定位保存的過程，元數據本身也在不斷即時地對文件的處理、操作信息進行存取和補充，始終處于動態的建構過程。元數據記錄的這些信息，都會協助對文件的歸檔工作。

2.在電子文件整理與保管階段

為使電子文件管理系統更加安全、條理、秩序化地運轉，必須對系統所保存的文件進行整理，并成為管理系統的核心。運轉系統中，電子文件被頻繁地輸送、利用，而元數據在此階段是系統操作的直接對象。系統通過對元數據相關元素內的繼續補充、提取與重組，來完成文件的組織加工。由于文件運轉系統中電子文件的保管意義非常重大，在存取和利用過程中，稍出差錯便可能造成文檔的破壞或丟失，給當前及日后利用帶來不可挽回的損失。為了維護電子文件的可讀性和安全性，保持文件的有序形態，延長其使用壽命，對于信息系統中的電子文件，可以采取多種技術手段和措施對文件實施信息保護。電子文件元數據會跟蹤記錄文件保管的過程及結果、系統操作的軌跡，能夠為信息保護適時提供可供裝載的技術空間和記錄平臺。

3.在電子文件檢索和利用階段

電子文件管理系統最終目標即是為用戶提供信息資源的利用，將元數據引入文件的檢索和利用過程，將會提高信息的檢索效率，優化資源的利用率。檢索過程中，元數據會智能化分析所作用戶檢索記錄信息，了解用戶檢索需求，將檢索結果與信息反饋給用戶。另外，電子文件元數據在用戶管理工作環節，會設置與用戶權限相對應的被訪權限、存取要求和規則，防止非法入侵等導致的信息外泄，對電子文件信息實施嚴格保護。未來的用戶將更多地通過網絡來檢索利用電子文件，然后由于目前各地區各領域中電子文件組織方式可能存在差異，無法很好地實現信息共享。而元數據標準的出現，將可以使用戶通過一個查詢界面就能查到所有相關的文件信息，如EAD（簡稱檔案編碼記錄）便是一種具有這樣功能的元數據標準，用以表達文檔檢索工具邏輯以及各部分之間聯系，目的在于使檢索工具中的描述信息變成計算機能夠處理的結構化標準信息。

4.脫機電子文件的管理

電子文件不可能一直保存在電子信息管理系統中，如果這樣系統數據庫將會超負荷工作，工作效率將會受到嚴重影響。所以，有價值的電子文件將定期被脫機保存，就目前的條件而言，我們將非現行的、同時又具有保存價值的電子文件導出信息管理系統，保存在磁帶、磁盤和光盤中，甚至轉換成縮微膠片。對于這些脫機保存的電子文件，系統要想掌握原文件的目前情況與信息，管理文件，只能通過保存在系統中的元數據才能建立與原文件的關聯，因為元數據便是溝通二者的渠道。

參考文獻：

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[2]黃萃.基于元數據的電子文件全程管理[J]檔案管理2003年第4期