檔案利用信息反饋工作研究

魏躍先

[摘 要]檔案利用信息反饋工作是一種借助反饋信息來調節和控制檔案利用活動的工作，對檔案部門的各項工作順利進行有著不可忽視的作用，我們應該對此加以重視。本文首先對我國檔案利用信息反饋工作的意義做了重要說明，然后對我國檔案利用信息反饋工作的現狀和存在的問題進行剖析，總結出問題產生的原因，并提出應對策略。

[關鍵詞]檔案利用；信息反饋；問題；原因；對策

一、檔案利用信息反饋的意義

（一）有助于檢驗和促進檔案的其它基礎業務工作

通過信息反饋并進行正確處理，可以做好檔案的收集、整理、鑒定、編目和保管等基礎工作，為加強館內的基礎建設提供了具體的目標，為進一步豐富館藏內容提供了依據，但具體應收集哪些方面和哪些內容的檔案，應該編制哪種類型的檢索工具，就還需要對反饋回來的信息進行認真致的分析研究，才能得出正確的結論[1]。

（二）有助于豐富館藏，優化館藏結構

通過檔案利用信息反饋工作，檔案工作人員可以從利用者的反饋意見中總結出庫藏檔案的不足之處，有利于及時改進各方面的工作，優化館藏結構。同時反饋信息中值得長期借鑒的意見和建議也可以作為檔案保存起來，以便日后參考，這在一定程度上也豐富了館藏。

（三）有助于更好的預測用戶需求，主動提供檔案利用，做好優質服務

檔案館對利用者利用需求的預測，主要是通過利用者反饋的信息來實現的。因此，做好檔案利用后的信息反饋工作，并進行正確的分析研究，就可以了解到檔案利用者所提出的要求、意見、建議和對檔案信息的評價，從而指導檔案館準確地預測檔案利用者下一步的利用需求，做到主動提供檔案利用[2]。

（四）有助于及時掌握檔案館輸出檔案信息后所產生的效果，以便向社會宣傳，增強社會的檔案意識，提高檔案工作的社會地位

通過檔案利用后的信息反饋，收集檔案利用效果實例，并進行認真的分析、研究、過濾篩選，編輯出檔案例用效益實例匯編，向社會宣傳，向群眾宣傳，才能使社會和群眾了解檔案在社會各方面工作中所發揮的巨大作用，加深人們對檔案事業的理解，引起社會對檔案工作的高度重視和大力支持，從而增強社會的檔案意識，提高檔案工作的社會地位。

二、檔案利用信息反饋工作的現狀及存在的問題

（一）檔案利用信息反饋意識淡薄

首先，檔案工作人員主動服務觀念淡薄，缺乏與檔案利用者的溝通與交流。長期處在這種被動的工作環境下，容易養成工作人員消極、懈怠的工作情緒，從而阻礙檔案利用信息反饋工作的開展。其次，檔案利用者在獲取檔案信息后，不能及時地甚至沒有將利用反饋信息回輸給檔案部門，這也在一定程度上阻礙了反饋工作的順利進行。

（二）反饋信息的收集、處理方面

1、收集方面

（1）收集渠道比較單一。多數檔案部門僅憑借檔案利用效果登記表來收集反饋信息；缺少與利用者的聯系，不求對利用活動進行深層次了解；尚未借助檔案門戶網站開展反饋信息的收集工作。

（2）收集方法比較被動。多數檔案部門仍處于被動地位，未加強對利用者的追蹤調查研究，沒有電話詢問，發函催要，更談不上登門上訪了。

（3）收集時間比較滯后。有些利用者不能及時向檔案部門反饋信息，使正常的利用效益分析、匯總工作無法準確進行。

2、處理方面

（1）重收集而輕處理。多數檔案部門對于檔案利用的反饋信息，只是為了收集而收集，把反饋信息作為檔案目標管理認證和工作達標升級的材料，收集后就束之高閣。

（2）反饋信息的處理缺乏組織、制度保障。檔案部門內部沒有建立具體的組織來承擔反饋信息的處理工作，未將反饋信息的處理納入工作程序及有關的制度之中，職責分工的不明造成了工作中的互相推諉，致使反饋信息得不到及時有效地處理，工作程序的模糊也使得反饋信息的處理顯得無序。

3、檔案利用信息反饋機制不健全

一方面，檔案部門沒有明確設立相應的組織機構來承擔該項工作，以致反饋信息得不到專業人員的及時收集和有效處理；另一方面，檔案利用信息反饋工作的時間、內容、程序、要求、方法及獎懲方式等制度在檔案部門內部至今仍然沒有統一明確的規定[3]。

三、檔案利用信息反饋問題的原因

（一）檔案館方面

1、檔案館工作人員社會服務意識淡薄。檔案工作在以往長期的封閉、半封閉狀態中，形成了與社會各界相對隔絕的局面。工作人員長期處于這樣一種被動的工作環境，積極性、主動性乃至創新能力的發揮都受到了極大的壓抑。

2、對檔案利用信息反饋工作認識不足，重視不夠。檔案利用信息反饋工作在我國起步較晚，對于檔案利用信息反饋，檔案部門缺乏足夠的認識，沒有引起充分的重視，甚至把檔案利用信息反饋看成是一項可有可無的工作，沒有開展這項工作的積極性。

3、檔案部門宣傳工作不足。由于檔案部門忽視對檔案利用信息反饋工作的宣傳，未向大眾強調利用信息反饋的重要性，未通過舉辦陳列展覽或發放檔案利用效果實例匯編宣傳其取得的成績，大眾無法了解該項工作的重要性和意義所在。

（二）利用者方面

1、對檔案利用意識薄弱。由于政治、經濟、歷史、現實等多種因素綜合作用的結果，造成了人們不了解檔案和檔案工作，對檔案信息的收集、整理、利用等都表現出不同程度的忽視，從而直接影響了利用者利用需求的產生。

2、受自身獲取信息習慣及能力的制約。利用者自身獲取信息的習慣及能力，也在一定程度上影響反饋工作的進行，比如，多數利用者利用后根本沒有反饋的意識，或者不能很好的傳遞自身對檔案部門的意見。

（三）社會方面

1、封建經濟基礎造成的整個社會交流觀念的淡薄。在我國，檔案利用信息反饋意識的淡薄和它所隸屬的交流觀念一樣，歸根結底都是由于歷史上長期存在的封建經濟基礎造成的。自給自足的小農經濟，造成了封閉內向的認識心理，缺乏對交流的認識和需要，導致交流觀念的淡薄。這一社會歷史傳統在檔案工作中的突出表現就是沒有對檔案利用的普遍要求，因此也就不可能會有對檔案利用信息反饋的重視和投入。

2、法律法規不健全。國家檔案局1983年頒布的《檔案館工作通則》中第四章第24條規定：“檔案館應及時、準確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進利用工作。”除此之外，部分檔案館（室）只是在檔案利用工作制度或守則中，簡單用條款規定利用者有義務向檔案部門進行利用信息反饋。

四、檔案利用信息反饋問題的對策

（一）加強學習，樹立主動服務意識

檔案管理人員要樹立主動服務意識，主動了解社會發展需求，及時調整檔案管理工作中不適應市場經濟發展的管理方法、工作環節，使我們的工作服從并服務于這此需要，并根據這些需要積極、主動地開發檔案信息資源，努力做好檔案信息開發利用。

（二）拓寬檔案利用反饋信息的內容、探索新的收集渠道、改進傳統收集方法

檔案部門不僅要重視對檔案利用者反饋信息的收集，也要對檔案館內部的反饋信息進行收集，不僅要收集成果方面的信息，也要對意見、建議等方面的反饋信息加以重視。被動收集和主動收集相結合，探索、開創主動收集方法，拓寬收集渠道，如開展走訪調查工作，問卷調查，網絡反饋等等。

（三）做好對檔案利用信息反饋工作的宣傳

檔案部門要做好檔案利用效果的實例匯編，并將匯編重返社會，讓人們充分認識到檔案利用信息反饋的重要性[4]；并舉辦典型檔案利用實效的陳列展覽，從而使大眾了解檔案利用在生產、生活實踐中所起到的重大作用，增強社會檔案意識。

（四）構建檔案利用信息反饋的保障體系

1、組織保障。檔案部門應將檔案利用信息反饋工作納入日常工作范圍，并設立相應組織機構，明確職責分工，從而保證檔案利用信息反饋工作有章可循。

2、經濟保障。運用經濟原則，把信息反饋的質量、效果與利用者、與檔案部門和檔案工作人員的經濟利益聯系起來，以有效地調動各方面的積極性和主動性，提高檔案利用信息反饋工作的水平[5]。

3、制度保障。國家檔案局應當在檔案法實施辦法中將檔案利用信息反饋作為一項條款列出，敦促地方各級檔案行政管理部門也盡快完善和細化地方法規。

參考文獻：

[1][2]李峙圻：《檔案利用后信息反饋的目的和意義》[J]，《云南檔案》，1999

[3]李金峰，史江：《檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討》[J]，《檔案學通訊》，2007（3）

[4][5]燕軍：《檔案利用信息反饋存在的問題與對策》[J]，《蘭臺世界》，1999（5）