以信息化促進醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化

陳雷

[摘 要]作為醫(yī)院資料重要來源的檔案管理工作要實現(xiàn)科學存檔、快速檢索、聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等科學化、規(guī)范化操作，現(xiàn)代信息技術(shù)軟硬件和信息化管理手段的完美應(yīng)用無疑是最好的解決方案，檔案管理信息化必將成為醫(yī)院實現(xiàn)數(shù)字化的重要組成部分。本文闡述了當前信息化手段對實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要作用，分析了當前存在的主要問題，提出了通過信息化手段提高醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化的意見和建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案管理；信息化；重要性；問題；建議

一、信息化是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇

1、醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)信息化是信息社會發(fā)展需求和現(xiàn)代科技發(fā)展進步帶來的必然變革。信息社會的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)本身對醫(yī)院檔案信息的需求量劇增，對醫(yī)院檔案在存儲、檢索、周轉(zhuǎn)、共享等在時效性、實用性等方面提出了更高要求。現(xiàn)代信息技術(shù)成果在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)等也迫切需要醫(yī)院檔案管理工作加快信息化建設(shè)和管理步伐。然而由于社會歷史帶來的傳統(tǒng)觀念和習慣、經(jīng)濟條件制約、人員素質(zhì)差異等多種原因，使大部分醫(yī)院出現(xiàn)檔案管理工作的信息化滯后于其他工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式、方法和手段越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，急需變革。

2、醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)信息化是實現(xiàn)科學管理，提升醫(yī)院整體建設(shè)水平的有效途徑。為提高各級醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院、現(xiàn)代化醫(yī)院已經(jīng)形成共識，而這一目標的實現(xiàn)不僅僅包含醫(yī)療設(shè)備先進程度的提高，高精尖醫(yī)護人員的培養(yǎng)和引進，還應(yīng)該包括管理手段、運行管理模式的有效保證。以手工存取、人工查詢、人員傳送為主的傳統(tǒng)檔案管理方式耗時低效，無法達到隨時查詢、網(wǎng)絡(luò)傳遞、資源共享等現(xiàn)代需求。解決的辦法，只能是更新管理意識，改善管理手段，改進管理方法，通過信息化管理滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要。

3、醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)信息化是確保醫(yī)院自身發(fā)展和整個醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。比如，人事檔案的規(guī)范與否，直接關(guān)系到醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中最重要的醫(yī)護人員的發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)、交流和重用，信息化的應(yīng)用，無疑為提高效率性、保證真實性、實現(xiàn)快速共享提供了管理手段和平臺，為確保醫(yī)院和整個醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展作出貢獻。再如，病歷檔案在醫(yī)療診斷和救治本身發(fā)揮著重要作用，同時在醫(yī)保審批、最低保障審核等社會事物中發(fā)揮的作用也越來越大。而現(xiàn)代信息技術(shù)硬件支持、軟件管理和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)耐昝澜Y(jié)合，對于延長檔案的保留壽命、醫(yī)生快速了解病、遠程聯(lián)網(wǎng)診斷、醫(yī)保網(wǎng)上審批、因病申請低保資格審查等成為了現(xiàn)實，也是未來發(fā)展的必然趨勢，這些工作順利完成的基礎(chǔ)是以檔案管理人員通過規(guī)范的信息化管理作為基礎(chǔ)的。

二、通過信息化實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的建議

當前，醫(yī)院檔案管理存在諸多問題，如：多部門管理，影響了管理標準的建立和管理職責的界定；領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料本身和檔案信息化管理重要性認識的不足，降低了檔案信息化管理的關(guān)注和投入；兼容性好、可以多系統(tǒng)互聯(lián)互通的檔案管理軟件的開發(fā)明顯落后于硬件的研制，導(dǎo)致管理的統(tǒng)一性和共享性不理想；適應(yīng)信息化管理的檔案人員的匱乏，等等。面對存在的問題，經(jīng)過認真分析和思考，對于如何通過信息化實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化提出如下建議：

1、強化醫(yī)院管理者對檔案管理信息化重要意義的認識。領(lǐng)導(dǎo)支持和各部門積極配合是檔案管理實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認識的認同。作為醫(yī)院主管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，更要深入檔案管理實踐，聽取多方意見，學習外部先進經(jīng)驗和成功做法，從內(nèi)心對檔案管理信息化的重要性有深刻領(lǐng)會和認可，才能夠向領(lǐng)導(dǎo)諫言，工作中才能對此項工作抓實，抓深入，抓出特色。上級檔案管理部門，醫(yī)療衛(wèi)生主管單位也要加強對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的培訓，提高他們對信息化管理的認識。要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)站在全局高度，充分認識到檔案管理信息化是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化，全面提高工作效率的重要組成部分。

2、增強對檔案管理員責任意識和信息操作能力的培養(yǎng)。很多醫(yī)院的檔案管理人員年齡老化，人員素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用能力不高，甚至很多人身兼多職，往往出現(xiàn)沒能力鉆研業(yè)務(wù)，沒心思鉆研業(yè)務(wù)的尷尬局面，一定程度上妨礙了檔案管理信息化的進程。改變這種狀況，首先要通過人事改革改變?nèi)藛T結(jié)構(gòu)，通過崗位培訓提高人員素質(zhì)，通過提高待遇鼓勵在崗優(yōu)秀人員安心工作。其次，要制定檔案管理信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標，其中要對人才吸引、檔案管理專業(yè)型人才培養(yǎng)做明確規(guī)定并嚴格執(zhí)行。第三，鼓勵領(lǐng)導(dǎo)和管理人員積極鉆研業(yè)務(wù)，掌握現(xiàn)代化信息手段管理的實質(zhì)和內(nèi)涵，在規(guī)范化、制度化、程序化、科學化、現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)上，不斷提高創(chuàng)新能力，努力在檔案管理信息化上實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

3、增加對檔案信息化管理所需的硬件和軟件的投入。硬件、軟件、人是實現(xiàn)檔案管理信息化不可或缺的三要素。計算機、照相機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等是必不可少的硬件。同時，專門的檔案管理系統(tǒng)，必要的操作軟件是使硬件發(fā)揮作用，實現(xiàn)信息化錄入、管理、檢索、傳輸?shù)南到y(tǒng)要素和介質(zhì)。連同檔案管理人員和信息需求人的熟練、規(guī)范操作，才能使硬件發(fā)揮應(yīng)有作用，實現(xiàn)節(jié)省空間、查詢便捷、傳輸迅速，應(yīng)用廣泛的預(yù)期效果，大大提高檔案價值利用率，提高工作效率。所以醫(yī)院要創(chuàng)造條件，增加預(yù)算和支出，保證信息化各要素的投入與建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

4、強化以標準化管理促進檔案管理信息化建設(shè)步伐。檔案管理的信息化，硬件、軟件和人是基礎(chǔ)，科學規(guī)范的管理方式是保障。只有實行統(tǒng)一標準，才能在歸檔和檢索、傳輸和其他管理等各個環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，這樣才能在保證完整性、真實性、時效性基礎(chǔ)上，實現(xiàn)資源共享，使檔案為醫(yī)院各項工作，特別是為醫(yī)療、教學、科研服務(wù)。這一標準的實現(xiàn)，需要加大宣傳，達成共識，同時要由專門部分負責系統(tǒng)設(shè)計、組織實施，以使各項具體工作在一個標準要求下有序進行。

參考文獻：

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