規范檔案管理，提升管理水平

何媛媛

[摘 要]加強檔案建設，推進檔案工作規范管理，提高檔案利用水平，是當前一項重要的任務。

[關鍵詞]檔案管理；管理水平；探討

一、宣傳到位，提供檔案事業發展思想保障

（一）思想上高度重視，將檔案管理工作置于十分重要的位置

領導對檔案工作的重視首先體現在：各級領導能從思想上充分認同檔案是歷史的再現，是人類記憶的寶庫，是不可缺少的精神財富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒有檔案對歷史的記載，無法對過去進行評價，更無法對未來進行預測。

（二）檔案工作網絡保持穩定，使檔案工作的發展具有連續性

領導對檔案工作的重視還體現在：建立健全本單位的檔案工作網絡，并保持檔案隊伍的基本穩定，打造—支業務素質良好的檔案工作隊伍，使檔案工作的可持續性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業務培訓、工作會議和研討會議，鼓勵登門拜訪其他企業、事業單位，借鑒先進經驗提高本單位檔案的管理水平，并對兼職檔案干部的業務技能和業務素質的培養。

（三）對檔案經費的大力支持，充分滿足檔案工作的發展需要

領導對檔案工作的重視，還表現在最大限度地給予檔案事業的發展提供必要的物質保障，具體體現在以下三個方面：

第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續發展的需要。檔案工作用房應符合檔案建筑規范，為保障檔案材料的安全，同時還應安裝紅外線報警系統和防盜門窗，配備相適應的消防器材。

第二，保證設施設備的配置以適應檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設備應滿足檔案工作的發展需求。

第三，保證檔案工作必要的日常經費支出。要盡力解決檔案工作的各種實際問題，必要的日常開支應得到充分保證。

二、制度建設，提供檔案事業發展基礎保障

“沒有規矩，不成方圓”。《檔案法》及其實施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規章制度加以落實和保證。業務規章制度的建立有利于保證案卷質量，業務培訓制度的建立有利于保證隊伍建設適應發展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運轉，獎勵制度的建立有利于保證檔案規范化管理水平不斷提高。

（一）建立規章制度，保證文件材料的收集和案卷質量

制度建設使檔案工作有法可依，有章可循。堅持制度上門，責任到崗，落實到人，強化管理人員和科研人員的檔案意識；歸檔通報強化各部門的責任意識，有效促進各部門分管負責人對本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評比活動促進各項制度的落實，充分調動各部門的積極性。

（二）檔案部門立卷制度，充分發揮兼職檔案人員的作用

任何一個單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業務量與日俱增，要保證檔案工作規范化管理的有效正常運轉，僅靠為數不多的專職檔案干部是遠遠不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時間和精力從事檔案信息的開發利用和學術研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個充滿活力的有機體，造就一個良性循環的局面，實現檔案工作可持續發展。專職檔案干部的監督、指導作用不可忽略。立卷工作的事前指導，事中監督，事后總結是專職檔案干部必不可少的功課；對存在的問題要反饋到各立檔部門，并通過舉辦培訓班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。

（三）加強培訓，提高兼職檔案員的業務能力

好的規章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業務技能和業務素質，檔案工作規范化管理才能得以實現。因此，對兼職人員業務能力的培養是十分必要的。檔案業務培訓制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規、規章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業務技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另—方面可使兼職檔案員進一步熟悉業務，提高業務水平，同時也是一種特殊的業務培訓方式。

（四）建立健全激勵機制，充分調動各立檔單位的積極性

建立激勵機制是推動檔案工作必不可少的一環。檢查評比制度，堅持從組織領導、業務能力和案卷質量三方面進行量化考核，有效調動各立檔部門的積極性。各量化指標隨檔案工作的發展和要求予以調整。并對為檔案事業發展作出貢獻的部門、分管負責人和兼職檔案員予以表彰和獎勵，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。

三、開發利用，提供檔案事業發展服務保障

檔案部門是檔案信息儲存、開發利用的服務中心，在各項管理活動中發揮著重要的作用。檔案工作的核心和目的是對檔案信息的開發利用，檔案人應立足于樹立提供優質服務的意識，不斷完善服務方式和手段，開展多種形式的咨詢查詢服務，以此開拓檔案工作的新局面。

一是強化資金保障。為確保檔案工作上質量、上水平，在資金相對緊張的情況下，及時更新檔案的辦公條件，改善庫房條件，配備計算機、掃描儀、打印機、復印機等必要設備，努力為檔案工作的開展創造良好的條件。二是強化整理環節。規范業務檔案管理，收集資料，充分利用辦公自動化平臺，使監管和服務更加科學規范，有效消除管理盲區，使檔案的利用水平得到最大發揮。三是強化歸檔環節。依照“一戶一檔、一檔多卷”原則，做到資料完備、組卷及時、卷目清晰、裝訂整齊；由專人負責，統一歸檔管理。

總之，開展檔案規范化管理的最終目的，就是要在加強傳統的紙質檔案管理的同時，加大現代化管理力度，加強電子文件歸檔管理，加快檔案數字化進程，使檔案管理緊緊圍繞單位中心工作，提高檔案利用質量，提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

參考文獻：

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