淺談提高地質檔案管理工作的重要性及方法

蘇曉萌

[摘 要]地質檔案資料數據在生態文明建設中起著重要的信息支撐作用，其管理工作涉及收集、記錄、鑒定、整理、存儲、歸檔、統計等方方面面，以安全性和保密性為原則。如何使得這一信息系統充分服務于經濟社會建設與提高人民生活水平的現代化進程，提高管理水平與服務質量，具有重要的現實意義。

[關鍵詞]地質檔案；保管質量；開發利用

有效管理地質檔案是國土資源部的信息的載體，在國家大力倡導生態文明的今天，其更為我們學習探索如何開發利用以及保護自然資源提供了重要基礎，特別是地質數據在研究地球科學、勘探、開采礦產資源、預防自然災害、保護地球環境、促進經濟社會發展等方面，更是建設的重要依據，因此為了更好的存檔利用這些重要的地質數據，使得在經濟發展、社會進步的同時，能兼顧自然保護的要求，務必做好地質檔案的管理工作。

1、建立健全相關管理體系

作為一項綜合的復雜的系統工程，地質檔案的管理工作必須置于合理的完善的管理體系框架。通過一系列與具體實際相適應的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理措施，使得日常地質檔案管理工作有章可循，做到標準化與規范化，不僅如此，借完善的管理體系，無論是收集、建檔和使用過程，都可以保證資料的完整性，充分做好地質檔案的安全性、保密性工作。為建立健全這樣的管理體系，需做到以下幾點。

第一，規范申請歸檔或者轉移相關檔案的時限要求。這樣可以敦促相關單位的項目團隊可以再項目結束之后，及時的收集整理資料并予以提交，同時接收的檔案管理部門也可以及時按照有關規定，規范化的統一歸檔，大大提高工作效率。

第二，有效區分借閱者提出的資料所屬類別。這樣做的好處有很多，比如講如果調閱非涉密文件，就可以在檔案室直接借閱使用，但是，如果是涉密文件，則必須出示相關借閱手續，方可辦理。又比如說，某些下屬單位人員抑或別的單位人員要借閱人事檔案資料，就必須出示帶有相關審批領導簽字的介紹信。

第三，保證文件在日常的管理的出入方式的規范性。如果需要對外界發布信息，那么檔案室應根據需要統一發布，保證數據的管理者和相關技術施工單位處于統一節奏，便于管理，切實做到地質檔案資料的保密性。

2、提高文件管理質量

地質檔案管理工作是以服務經濟社會發展、提高人民生活水平為宗旨的，服務的質量的好壞，與文件管理和記錄規范性密切相關。為了切實履行檔案管理人員的管理責任，有必要定期在業務的培訓中心舉辦檔案管理人員的進修培訓學習，授以先進的必要的地質檔案管理的技術前沿應用能力。另外一方面，打鐵更需自身硬，相關管理人員應該主動提高自己，牢記自身保管檔案的責任，在崗位中不斷提高完善自己，做好理論和實際相結合，以此強化自己管理能力，要有強烈的使命感和緊迫感。

3、做好檔案的安全性和保密性工作

檔案管理工作者應該牢記工作使命，在宣傳資料保管安全觀的同時，自身積極踐行，自覺保證資料的安全性，其中關鍵是按照文件管理與控制中的“八防”要求，即適當保存記錄、及時發現彌補漏洞、保證管理工作的安全性、強化安全的意識，保證沒有噪音、沒有事故和沒有其他安全隱患。

同時，檔案管理工作者必須對文件管理過程中的基礎工作的保密性要求予以高度重視，多渠道做好保密性工作的宣傳教育，使得所有管理者認清自身的義務，以及相關的法律責任。

最后，根據秘密地質資料的管理規則以及密室隱藏文件的規定，當確定資料文件的保密等級后，及時的確定標簽，使得數據信息的機密性一目了然。在最大化利用數據信息的同時，兼顧了工作的保密性。

4、加快升級硬件設施

隨著計算機技術和互聯網技術的日益普及，傳統檔案資料借用各類應用軟件，將以電子檔案的形式予以重新存檔，文件檔案的管理工作要適應潮流，對保管工作升級換代，不僅包括計算機硬件與相關管理軟件的引進，還應包括一系列配套設施，如儲存室濕度計、空調、除濕機和其他防護的設備，為此我們必須加大硬件的投資，確保文件管理的安全性。

另一方面，對于傳統的檔案資料，充分注意文件存儲空間的建設完善，這不僅涉及保管地點，更涉及到很多其他的附屬的建筑物，諸如辦公室、復印室和閱覽室等。如果因為辦公用房緊張，則僅有的文件空間將全部用于檔案存儲，將無法顧及其他附屬必要的附屬工作，一旦絕版文件在外借工程中損壞或者丟失，將造成文件管理不可挽回的損失。

5、充分開發利用檔案

作為檔案管理工作的最后的環節，檔案的開發利用更是地質勘探單位的檔案的工作的根本目的所在。嚴格按照檔案資料，提供必要信息，解決好相關工作人員在實際的工作中遇到的困難，進一步提高工作效率。同時也為資料利用單位人員提供充分依據，方便其在此基礎上開展工作，創造更多的經濟價值。

繼黨中央提出市場在資源配置中起決定性作用之后，對諸多經濟活動信息以及涉及的地質檔案資料的查閱將日益重要，建立健全完善的檔案信息系統迫在眉睫，特別是一些地勘單位的記錄資料不滿足現存的管理標準。為此，作為文件管理者必須不斷進行二次加工和資料匯總編輯，切實提高工作質量，以人為本，根據用戶的潛在需求，及時的更改服務項目，使得地質檔案管理工作具有充分前瞻性。

總之，在保密性與安全性的原則下，建立健全檔案管理系統，規范管理指標，提高服務質量，充分挖掘地質檔案的利用價值，我們就可以物盡其用，使得地質檔案資料在我國經濟建設中發揮其應有的經濟社會效益。

參考文獻：

[1]都蕾，姜麗麗.論檔案管理在地質調查研究中的應用[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2010，（12）.

[2]姚淑梅，趙志杰，孫瑩.小議加強地勘單位地勘科技檔案信息化建設[J].科技創新導報，2011，（34）.

[3]姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討[J].科技創新導報，2011，（29）.